Olet uppoutunut kirjoittamaan raporttia, kun kollega huikkaa ja pyytää neuvoa. Hoidat asian ja palaat työsi ääreen. Kohta puhelin soi ja pomo kysäisee sinulta jotakin. Puhelun jälkeen takaisin kirjoitusvauhtiin pääseminen on turkasen hidasta. Mielessä pyörii jo seuraavakin työtehtävä.

 

Töistä lähtiessäsi olet turhau­tunut: mihin aika oikein kului, kun raport­tiakaan ei saanut valmiiksi? Miten vähentää työpäivän katko­nai­suutta? Aika kului tehtä­västä toiseen harppo­miseen. Keskey­tykset ja niistä palau­tu­minen ovat arkipäivää, ja katkosten on arvioitu haukkaavan työajasta jopa neljäsosan.

Työn katkea­mi­sella on muitakin huonoja vaiku­tuksia kuin tehok­kuuden alentu­minen. Se lisää kiireen tuntua, mikä tutki­tusti tuottaa stressiä ja kasvattaa työta­pa­turmien riskiä. Keske­ne­räi­syyden tunne lisää myös työuu­pu­muksen vaaraa, sillä moni siirtää töitään vapaa-ajalleen ehtiäkseen täyttää tavoit­teensa. Keskey­tyksiä ei voi saada kokonaan pois.

− Nykymaa­il­massa töitä tehdään niin monimut­kai­sissa verkos­toissa, TTL:n erikois­tutkija Tiina Kalliomäki-Levanto sanoo.

Kun tarkoitus on yhteistyönä ratkaista jokin ongelma, keskeytykset kuuluvat asiaan ja ovat eteenpäin vievä, luova voima.

− Vaikkapa sosiaa­li­työn­tekijä saattaa päivänsä aikana olla tekemi­sissä lukuisten asiak­kaitten, kolle­goiden, lähie­si­miehen ja moniam­ma­til­lisen asian­tun­ti­ja­ryhmän jäsenten kanssa, Kalliomäki-Levanto listaa.

− Lisäksi hän voi olla yhteyk­sissä kouluun, päivä­kotiin tai poliisiin. On selvää, että keskey­tyksiä tulee eteen varsinkin nyt, kun uusin tekno­logia on tehnyt meistä joka hetki tavoi­tet­tavia.

Hyvät keskeytykset ovat luova voima

Kaikki keskey­tykset eivät kuitenkaan ole pahasta, tutkija huomauttaa. Kun tarkoitus on yhteis­työnä ratkaista jokin ongelma, keskey­tykset kuuluvat asiaan ja ovat eteenpäin vievä, luova voima. Haital­lisia ne ovat silloin, kun ajatus katkeaa täydel­listä keskit­ty­mistä vaati­vassa vaiheessaan.

− Häiriö­töntä työsken­te­ly­vai­hetta varten onkin erittäin suosi­tel­tavaa järjestää mahdol­lisuus hiljaisen huoneen tai vastaavan käyttöön.

TTL:n hankkeessa Kalliomäki-Levanto kolle­goineen tutki erään ohjel­mis­to­y­ri­tyksen 167 asian­tun­ti­ja­työn­te­kijän työn keskey­ty­mistä. Tutkijat seura­sivat yrityksen arjen tosiasioita kahdeksan viikon ajan: paljonko kenel­läkin oli työteh­täviä ja projekteja, kollega- ja asiakas­yh­teis­työtä, kokouksia, eri tiimejä, tieto­jär­jes­telmiä ja niiden ongelmia, ohjeita ja työsken­te­ly­osoit­teita sekä yksin­työs­ken­telyä.

Tavoit­teena oli luoda ennakoin­ti­malleja, joilla keskey­tyksiä tuottavia yllätyksiä saataisiin vähen­nettyä tuotta­malla tietoa tulevasta viikosta.

Haitallisia ne ovat silloin, kun ajatus katkeaa täydellistä keskittymistä vaativassa vaiheessaan.

− Tulevan viikon tapah­tumien lisäksi halusimme tehdä näkyväksi myös todel­lisen työn määrää, mitä pelkkä työteh­tävien määrä ei paljasta. Toki tässäkin tutki­muk­sessa stressiä oli enemmän niillä, joilla työteh­täviä oli paljon.

Kohtuul­li­sesti tehtäviä omaavista työnte­ki­jöistä paljastui kuitenkin pieni ryhmä, jolla oli kaikkein pahin olo: kaksin­ker­tai­sesti stressiä ja kolmin­ker­tai­sesti huonoa palau­tu­mista keskiarvoon nähden. Nämä ihmiset tekivät paljon töitä yksin ja heillä oli vähän yhteis­työtä kolle­goiden kanssa. Vain työteh­tävien perus­teella heitä ei olisi löydetty oirei­le­vaksi ryhmäksi.

− Tämä ryhmä joutui kohtaamaan usein keskey­tyksiä, jolloin keskit­ty­minen omaan työsuo­ri­tukseen katkeili usein ja he joutuivat ottamaan huomioon toisten työn tavoit­teisiin liittyviä tehtäviä.

Tarkkojen ennakoin­ti­mallien räätä­löi­minen omalle työpai­kalle on varmasti ajankäy­töl­li­sesti mahdo­tonta tänä päivänä. Keskey­tysten välttä­mi­seksi voi silti kehittää keinoja aivan maalais­jär­jellä.

− Kun lähetät sähkö­postia, lähetä se vain niille, jotka sen tarvit­sevat. Tai voitai­siinko varata vaikkapa 15 minuuttia tiettynä ajankohtana iltapäi­västä sekalaisten asioiden käsit­telyyn? Tällainen rutiini voisi auttaa kaikkia miettimään, tarvit­senko asiaani vastauksen juuri nyt vai ehdinkö odottaa sen käsit­telyä ”sekalais­var­tiksi”, Kalliomäki-Levanto ideoi.

− Perjan­taisin voitaisiin katsoa nopeasti tilanne läpi ja todeta, että ”okei, kaikki on kesken ja tästä jatketaan maanan­taina”. Tilanteen sanal­lis­ta­minen voi auttaa rauhoit­tamaan viikon­loppua palau­tu­miseen.

Käytä tuttuja sijaisia

Hyvä esimiestyö ja työn organi­sointi ovat sujuvan työnteon lähtö­kohta. Esimiehen täytyy aina tietää, mitä kukakin tekee ja missä. Lisäksi tarvitaan nopeaa tilan­ne­tajua ja kykyä uudel­lee­nor­ga­ni­sointiin yllätyksen tapah­duttua.

Vaihtuva henkilöstö lisää työn keskeytymistä.

Vaikkapa päivä­ko­dissa päivä­suun­ni­telma ja -rytmi saattaa mennä uusiksi työnte­kijän sairas­tuttua. Sijainen saattaa tarvita pereh­dyt­tä­mistä työpaikan tehtäviin ja viedä siten aikaa muilta.

− Vaihtuva henki­löstö lisää työn keskey­ty­mistä. Siksi vaikkapa päivä­ko­dissa on hyvä hyödyntää tuttujen sijaisten verkostoa. Vanha tuttu tuntee jo talon tavat ja lapset eikä hänen tarvitse usein kysyä neuvoja. Myös kantaväki tietää, mitä juuri tämä sijainen osaa.

Moniam­ma­til­li­sissa verkos­toissa ammat­ti­laiset saattavat yllättää toisiaan eri näkökul­milla asiakkaan tarpeista. Tällaista hämmen­nystä voi vähentää pyrki­mällä hahmot­tamaan kokonai­suutta asiakkaan kannalta.

− Mitä enemmän tiedät toisten ammat­ti­laisten tehtä­vistä, tavoit­teista ja rooleista, sitä vähemmän heidän näkemyk­sensä pääsevät sinua yllät­tämään. Kokonai­suutta kartoit­tavat palaverit eivät ole turhia, vaan voivat hyvinkin lopulta säästää työaikaa. Niissä kannattaa käydä.

Tapio Ollikainen