Olet uppoutunut kirjoittamaan raporttia, kun kollega huikkaa ja pyytää neuvoa. Hoidat asian ja palaat työsi ääreen. Kohta puhelin soi ja pomo kysäisee sinulta jotakin. Puhelun jälkeen takaisin kirjoitusvauhtiin pääseminen on turkasen hidasta. Mielessä pyörii jo seuraavakin työtehtävä.

 

Töistä lähtiessäsi olet turhau­tunut: mihin aika oikein kului, kun raport­ti­akaan ei saanut valmi­ik­si? Miten vähen­tää työpäivän katkon­aisu­ut­ta? Aika kului tehtävästä toiseen harp­pomiseen. Keskey­tyk­set ja niistä palau­tu­mi­nen ovat arkipäivää, ja katkosten on arvioitu haukkaa­van työa­jas­ta jopa neljä­sosan.

Työn katkeamisel­la on muitakin huono­ja vaiku­tuk­sia kuin tehokku­u­den alen­tu­mi­nen. Se lisää kiireen tun­tua, mikä tutk­i­tusti tuot­taa stres­siä ja kas­vat­taa työ­ta­p­atur­mien riskiä. Kesken­eräisyy­den tunne lisää myös työu­upumuk­sen vaaraa, sil­lä moni siirtää töitään vapaa-ajalleen ehtiäk­seen täyt­tää tavoit­teen­sa. Keskey­tyk­siä ei voi saa­da kokon­aan pois.

− Nyky­maail­mas­sa töitä tehdään niin mon­imutkai­sis­sa verkos­tois­sa, TTL:n erikois­tutk­i­ja Tiina Kalliomä­ki-Levan­to sanoo.

Kun tarkoitus on yhteistyönä ratkaista jokin ongelma, keskeytykset kuuluvat asiaan ja ovat eteenpäin vievä, luova voima.

− Vaikka­pa sosi­aal­i­työn­tek­i­jä saat­taa päivän­sä aikana olla tekemi­sis­sä lukuis­ten asi­akkait­ten, kol­le­goiden, lähies­imiehen ja moni­ammatil­lisen asiantun­ti­jaryh­män jäsen­ten kanssa, Kalliomä­ki-Levan­to lis­taa.

− Lisäk­si hän voi olla yhteyk­sis­sä koulu­un, päiväkoti­in tai poli­isi­in. On selvää, että keskey­tyk­siä tulee eteen varsinkin nyt, kun uusin teknolo­gia on tehnyt meistä joka het­ki tavoitet­tavia.

Hyvät keskeytykset ovat luova voima

Kaik­ki keskey­tyk­set eivät kuitenkaan ole pahas­ta, tutk­i­ja huo­maut­taa. Kun tarkoi­tus on yhteistyönä ratkaista jokin ongel­ma, keskey­tyk­set kuu­lu­vat asi­aan ja ovat eteen­päin vievä, luo­va voima. Haitallisia ne ovat sil­loin, kun aja­tus katkeaa täy­del­listä keskit­tymistä vaa­ti­vas­sa vai­heessaan.

− Häir­iötön­tä työsken­te­ly­vai­het­ta varten onkin erit­täin suositeltavaa jär­jestää mah­dol­lisu­us hil­jaisen huoneen tai vas­taa­van käyt­töön.

TTL:n han­kkeessa Kalliomä­ki-Levan­to kol­le­goi­neen tut­ki erään ohjelmis­toyri­tyk­sen 167 asiantun­ti­jatyön­tek­i­jän työn keskey­tymistä. Tutk­i­jat seura­si­vat yri­tyk­sen arjen tosi­a­sioi­ta kahdek­san viikon ajan: paljonko kenel­läkin oli työte­htäviä ja pro­jek­te­ja, kol­le­ga- ja asi­akasy­hteistyötä, kok­ouk­sia, eri tiime­jä, tieto­jär­jestelmiä ja niiden ongelmia, ohjei­ta ja työsken­te­lyosoit­tei­ta sekä yksin­työsken­te­lyä.

Tavoit­teena oli luo­da ennakoin­ti­malle­ja, joil­la keskey­tyk­siä tuot­tavia yllä­tyk­siä saataisi­in vähen­net­tyä tuot­ta­mal­la tietoa tulev­as­ta viikos­ta.

Haitallisia ne ovat silloin, kun ajatus katkeaa täydellistä keskittymistä vaativassa vaiheessaan.

− Tule­van viikon tapah­tu­mien lisäk­si halusimme tehdä näkyväk­si myös todel­lisen työn määrää, mitä pelkkä työte­htävien määrä ei pal­jas­ta. Toki tässäkin tutkimuk­ses­sa stres­siä oli enem­män niil­lä, joil­la työte­htäviä oli paljon.

Kohtu­ullis­es­ti tehtäviä omaav­ista työn­tek­i­jöistä pal­jas­tui kuitenkin pieni ryh­mä, jol­la oli kaikkein pahin olo: kaksinker­tais­es­ti stres­siä ja kolminker­tais­es­ti huonoa palau­tu­mista keskiar­voon näh­den. Nämä ihmiset tekivät paljon töitä yksin ja heil­lä oli vähän yhteistyötä kol­le­goiden kanssa. Vain työte­htävien perus­teel­la heitä ei olisi löy­det­ty oireil­e­vak­si ryh­mäk­si.

− Tämä ryh­mä jou­tui kohtaa­maan usein keskey­tyk­siä, jol­loin keskit­tymi­nen omaan työ­suorituk­seen katkeili usein ja he jou­tu­i­v­at otta­maan huomioon tois­t­en työn tavoit­teisi­in liit­tyviä tehtäviä.

Tarkko­jen ennakoin­ti­mallien räätälöimi­nen oma­lle työ­paikalle on var­masti ajankäytöl­lis­es­ti mah­do­ton­ta tänä päivänä. Keskey­tys­ten vält­tämisek­si voi silti kehit­tää keino­ja aivan maalaisjär­jel­lä.

− Kun lähetät sähkö­pos­tia, lähetä se vain niille, jot­ka sen tarvit­se­vat. Tai voitaisi­inko vara­ta vaikka­pa 15 min­u­ut­tia tiet­tynä ajanko­htana iltapäivästä sekalais­ten asioiden käsit­te­lyyn? Täl­lainen ruti­i­ni voisi aut­taa kaikkia miet­timään, tarvit­senko asi­aani vas­tauk­sen juuri nyt vai ehdinkö odot­taa sen käsit­te­lyä ”sekalais­var­tik­si”, Kalliomä­ki-Levan­to ideoi.

− Per­jan­taisin voitaisi­in kat­soa nopeasti tilanne läpi ja tode­ta, että ”okei, kaik­ki on kesken ja tästä jatke­taan maanan­taina”. Tilanteen sanal­lis­t­a­mi­nen voi aut­taa rauhoit­ta­maan viikon­lop­pua palau­tu­miseen.

Käytä tuttuja sijaisia

Hyvä esimi­estyö ja työn organ­isoin­ti ovat suju­van työn­teon lähtöko­h­ta. Esimiehen täy­tyy aina tietää, mitä kukakin tekee ja mis­sä. Lisäk­si tarvi­taan nopeaa tilan­neta­jua ja kykyä uudelleenor­gan­isoin­ti­in yllä­tyk­sen tapah­dut­tua.

Vaihtuva henkilöstö lisää työn keskeytymistä.

Vaikka­pa päiväkodis­sa päivä­su­un­nitel­ma ja ‑ryt­mi saat­taa men­nä uusik­si työn­tek­i­jän sairas­tut­tua. Sijainen saat­taa tarvi­ta pere­hdyt­tämistä työ­paikan tehtävi­in ja viedä siten aikaa muil­ta.

− Vai­h­tu­va henkilöstö lisää työn keskey­tymistä. Sik­si vaikka­pa päiväkodis­sa on hyvä hyö­dyn­tää tut­tu­jen sijais­ten verkos­toa. Van­ha tut­tu tun­tee jo talon tavat ja lapset eikä hänen tarvitse usein kysyä neu­vo­ja. Myös kan­tavä­ki tietää, mitä juuri tämä sijainen osaa.

Moni­ammatil­li­sis­sa verkos­tois­sa ammat­ti­laiset saat­ta­vat yllät­tää toisi­aan eri näkökul­mil­la asi­akkaan tarpeista. Täl­laista häm­men­nys­tä voi vähen­tää pyrkimäl­lä hah­mot­ta­maan kokon­aisu­ut­ta asi­akkaan kannal­ta.

− Mitä enem­män tiedät tois­t­en ammat­ti­lais­ten tehtävistä, tavoit­teista ja rooleista, sitä vähem­män hei­dän näke­myk­sen­sä pää­sevät sin­ua yllät­tämään. Kokon­aisu­ut­ta kar­toit­ta­vat palaver­it eivät ole turhia, vaan voivat hyvinkin lop­ul­ta säästää työaikaa. Niis­sä kan­nat­taa käy­dä.

Tapio Ollikainen