Olet uppoutunut kirjoittamaan raporttia, kun kollega huikkaa ja pyytää neuvoa. Hoidat asian ja palaat työsi ääreen. Kohta puhelin soi ja pomo kysäisee sinulta jotakin. Puhelun jälkeen takaisin kirjoitusvauhtiin pääseminen on turkasen hidasta. Mielessä pyörii jo seuraavakin työtehtävä.

 

Töistä läh­ties­säsi olet tur­hau­tu­nut: mihin aika oikein kului, kun raport­tia­kaan ei saa­nut val­miiksi? Miten vähen­tää työ­päi­vän kat­ko­nai­suutta? Aika kului teh­tä­västä toi­seen harp­po­mi­seen. Keskeytykset ja niistä palau­tu­mi­nen ovat arki­päi­vää, ja kat­kos­ten on arvioitu hauk­kaa­van työ­ajasta jopa neljäsosan.

Työn kat­kea­mi­sella on mui­ta­kin huo­noja vai­ku­tuk­sia kuin tehok­kuu­den alen­tu­mi­nen. Se lisää kii­reen tun­tua, mikä tut­ki­tusti tuot­taa stres­siä ja kas­vat­taa työ­ta­pa­tur­mien ris­kiä. Keskeneräisyyden tunne lisää myös työ­uu­pu­muk­sen vaa­raa, sillä moni siir­tää töi­tään vapaa-ajal­leen ehtiäk­seen täyt­tää tavoit­teensa. Keskeytyksiä ei voi saada koko­naan pois.

− Nykymaailmassa töitä teh­dään niin moni­mut­kai­sissa ver­kos­toissa, TTL:n eri­kois­tut­kija Tiina Kalliomäki-Levanto sanoo.

Kun tarkoitus on yhteistyönä ratkaista jokin ongelma, keskeytykset kuuluvat asiaan ja ovat eteenpäin vievä, luova voima.

− Vaikkapa sosi­aa­li­työn­te­kijä saat­taa päi­vänsä aikana olla teke­mi­sissä lukuis­ten asiak­kait­ten, kol­le­goi­den, lähie­si­mie­hen ja moniam­ma­til­li­sen asian­tun­ti­ja­ryh­män jäsen­ten kanssa, Kalliomäki-Levanto listaa.

− Lisäksi hän voi olla yhteyk­sissä kou­luun, päi­vä­ko­tiin tai polii­siin. On sel­vää, että kes­key­tyk­siä tulee eteen var­sin­kin nyt, kun uusin tek­no­lo­gia on teh­nyt meistä joka hetki tavoitettavia.

Hyvät keskeytykset ovat luova voima

Kaikki kes­key­tyk­set eivät kui­ten­kaan ole pahasta, tut­kija huo­maut­taa. Kun tar­koi­tus on yhteis­työnä rat­kaista jokin ongelma, kes­key­tyk­set kuu­lu­vat asi­aan ja ovat eteen­päin vievä, luova voima. Haitallisia ne ovat sil­loin, kun aja­tus kat­keaa täy­del­listä kes­kit­ty­mistä vaa­ti­vassa vaiheessaan.

− Häiriötöntä työs­ken­te­ly­vai­hetta var­ten onkin erit­täin suo­si­tel­ta­vaa jär­jes­tää mah­dol­li­suus hil­jai­sen huo­neen tai vas­taa­van käyttöön.

TTL:n hank­keessa Kalliomäki-Levanto kol­le­goi­neen tutki erään ohjel­mis­to­y­ri­tyk­sen 167 asian­tun­ti­ja­työn­te­ki­jän työn kes­key­ty­mistä. Tutkijat seu­ra­si­vat yri­tyk­sen arjen tosi­asioita kah­dek­san vii­kon ajan: pal­jonko kenel­lä­kin oli työ­teh­tä­viä ja pro­jek­teja, kol­lega- ja asia­kas­yh­teis­työtä, kokouk­sia, eri tii­mejä, tie­to­jär­jes­tel­miä ja nii­den ongel­mia, ohjeita ja työs­ken­te­ly­osoit­teita sekä yksintyöskentelyä.

Tavoitteena oli luoda enna­koin­ti­mal­leja, joilla kes­key­tyk­siä tuot­ta­via yllä­tyk­siä saa­tai­siin vähen­net­tyä tuot­ta­malla tie­toa tule­vasta viikosta.

Haitallisia ne ovat silloin, kun ajatus katkeaa täydellistä keskittymistä vaativassa vaiheessaan.

− Tulevan vii­kon tapah­tu­mien lisäksi halusimme tehdä näky­väksi myös todel­li­sen työn mää­rää, mitä pelkkä työ­teh­tä­vien määrä ei pal­jasta. Toki täs­sä­kin tut­ki­muk­sessa stres­siä oli enem­män niillä, joilla työ­teh­tä­viä oli paljon.

Kohtuullisesti teh­tä­viä omaa­vista työn­te­ki­jöistä pal­jas­tui kui­ten­kin pieni ryhmä, jolla oli kaik­kein pahin olo: kak­sin­ker­tai­sesti stres­siä ja kol­min­ker­tai­sesti huo­noa palau­tu­mista kes­kiar­voon näh­den. Nämä ihmi­set teki­vät pal­jon töitä yksin ja heillä oli vähän yhteis­työtä kol­le­goi­den kanssa. Vain työ­teh­tä­vien perus­teella heitä ei olisi löy­detty oirei­le­vaksi ryhmäksi.

− Tämä ryhmä jou­tui koh­taa­maan usein kes­key­tyk­siä, jol­loin kes­kit­ty­mi­nen omaan työ­suo­ri­tuk­seen kat­keili usein ja he jou­tui­vat otta­maan huo­mioon tois­ten työn tavoit­tei­siin liit­ty­viä tehtäviä.

Tarkkojen enna­koin­ti­mal­lien rää­tä­löi­mi­nen omalle työ­pai­kalle on var­masti ajan­käy­töl­li­sesti mah­do­tonta tänä päi­vänä. Keskeytysten vält­tä­mi­seksi voi silti kehit­tää kei­noja aivan maalaisjärjellä.

− Kun lähe­tät säh­kö­pos­tia, lähetä se vain niille, jotka sen tar­vit­se­vat. Tai voi­tai­siinko varata vaik­kapa 15 minuut­tia tiet­tynä ajan­koh­tana ilta­päi­västä seka­lais­ten asioi­den käsit­te­lyyn? Tällainen rutiini voisi aut­taa kaik­kia miet­ti­mään, tar­vit­senko asi­aani vas­tauk­sen juuri nyt vai ehdinkö odot­taa sen käsit­te­lyä ”seka­lais­var­tiksi”, Kalliomäki-Levanto ideoi.

− Perjantaisin voi­tai­siin kat­soa nopeasti tilanne läpi ja todeta, että ”okei, kaikki on kes­ken ja tästä jat­ke­taan maa­nan­taina”. Tilanteen sanal­lis­ta­mi­nen voi aut­taa rau­hoit­ta­maan vii­kon­lop­pua palautumiseen.

Käytä tuttuja sijaisia

Hyvä esi­mies­työ ja työn orga­ni­sointi ovat suju­van työn­teon läh­tö­kohta. Esimiehen täy­tyy aina tie­tää, mitä kuka­kin tekee ja missä. Lisäksi tar­vi­taan nopeaa tilan­ne­ta­jua ja kykyä uudel­lee­nor­ga­ni­soin­tiin yllä­tyk­sen tapahduttua.

Vaihtuva henkilöstö lisää työn keskeytymistä.

Vaikkapa päi­vä­ko­dissa päi­vä­suun­ni­telma ja ‑rytmi saat­taa mennä uusiksi työn­te­ki­jän sai­ras­tut­tua. Sijainen saat­taa tar­vita pereh­dyt­tä­mistä työ­pai­kan teh­tä­viin ja viedä siten aikaa muilta.

− Vaihtuva hen­ki­löstö lisää työn kes­key­ty­mistä. Siksi vaik­kapa päi­vä­ko­dissa on hyvä hyö­dyn­tää tut­tu­jen sijais­ten ver­kos­toa. Vanha tuttu tun­tee jo talon tavat ja lap­set eikä hänen tar­vitse usein kysyä neu­voja. Myös kan­ta­väki tie­tää, mitä juuri tämä sijai­nen osaa.

Moniammatillisissa ver­kos­toissa ammat­ti­lai­set saat­ta­vat yllät­tää toi­si­aan eri näkö­kul­milla asiak­kaan tar­peista. Tällaista häm­men­nystä voi vähen­tää pyr­ki­mällä hah­mot­ta­maan koko­nai­suutta asiak­kaan kannalta.

− Mitä enem­män tie­dät tois­ten ammat­ti­lais­ten teh­tä­vistä, tavoit­teista ja roo­leista, sitä vähem­män hei­dän näke­myk­sensä pää­se­vät sinua yllät­tä­mään. Kokonaisuutta kar­toit­ta­vat pala­ve­rit eivät ole tur­hia, vaan voi­vat hyvin­kin lopulta sääs­tää työ­ai­kaa. Niissä kan­nat­taa käydä.

Tapio Ollikainen