Olet uppou­tunut kirjoit­tamaan raporttia, kun kollega huikkaa ja pyytää neuvoa. Hoidat asian ja palaat työsi ääreen. Kohta puhelin soi ja pomo kysäisee sinulta jotakin. Puhelun jälkeen takaisin kirjoi­tus­vauhtiin pääse­minen on turkasen hidasta. Mielessä pyörii jo seuraa­vakin työtehtävä.

 

Töistä lähtiessäsi olet turhau­tunut: mihin aika oikein kului, kun raport­tiakaan ei saanut valmiiksi? Miten vähentää työpäivän katko­nai­suutta? Aika kului tehtä­västä toiseen harppo­miseen. Keskey­tykset ja niistä palau­tu­minen ovat arkipäivää, ja katkosten on arvioitu haukkaavan työajasta jopa neljäsosan.

Työn katkea­mi­sella on muitakin huonoja vaiku­tuksia kuin tehok­kuuden alentu­minen. Se lisää kiireen tuntua, mikä tutki­tusti tuottaa stressiä ja kasvattaa työta­pa­turmien riskiä. Keske­ne­räi­syyden tunne lisää myös työuu­pu­muksen vaaraa, sillä moni siirtää töitään vapaa-ajalleen ehtiäkseen täyttää tavoit­teensa. Keskey­tyksiä ei voi saada kokonaan pois.

− Nykymaa­il­massa töitä tehdään niin monimut­kai­sissa verkos­toissa, TTL:n erikois­tutkija Tiina Kalliomäki-Levanto sanoo.

Kun tarkoitus on yhteistyönä ratkaista jokin ongelma, keskeytykset kuuluvat asiaan ja ovat eteenpäin vievä, luova voima.

− Vaikkapa sosiaa­li­työn­tekijä saattaa päivänsä aikana olla tekemi­sissä lukuisten asiak­kaitten, kolle­goiden, lähie­si­miehen ja moniam­ma­til­lisen asian­tun­ti­ja­ryhmän jäsenten kanssa, Kalliomäki-Levanto listaa.

− Lisäksi hän voi olla yhteyk­sissä kouluun, päivä­kotiin tai poliisiin. On selvää, että keskey­tyksiä tulee eteen varsinkin nyt, kun uusin tekno­logia on tehnyt meistä joka hetki tavoi­tet­tavia.

Hyvät keskey­tykset ovat luova voima

Kaikki keskey­tykset eivät kuitenkaan ole pahasta, tutkija huomauttaa. Kun tarkoitus on yhteis­työnä ratkaista jokin ongelma, keskey­tykset kuuluvat asiaan ja ovat eteenpäin vievä, luova voima. Haital­lisia ne ovat silloin, kun ajatus katkeaa täydel­listä keskit­ty­mistä vaati­vassa vaiheessaan.

− Häiriö­töntä työsken­te­ly­vai­hetta varten onkin erittäin suosi­tel­tavaa järjestää mahdol­lisuus hiljaisen huoneen tai vastaavan käyttöön.

TTL:n hankkeessa Kalliomäki-Levanto kolle­goineen tutki erään ohjel­mis­to­y­ri­tyksen 167 asian­tun­ti­ja­työn­te­kijän työn keskey­ty­mistä. Tutkijat seura­sivat yrityksen arjen tosiasioita kahdeksan viikon ajan: paljonko kenel­läkin oli työteh­täviä ja projekteja, kollega- ja asiakas­yh­teis­työtä, kokouksia, eri tiimejä, tieto­jär­jes­telmiä ja niiden ongelmia, ohjeita ja työsken­te­ly­osoit­teita sekä yksin­työs­ken­telyä.

Tavoit­teena oli luoda ennakoin­ti­malleja, joilla keskey­tyksiä tuottavia yllätyksiä saataisiin vähen­nettyä tuotta­malla tietoa tulevasta viikosta.

Haitallisia ne ovat silloin, kun ajatus katkeaa täydellistä keskittymistä vaativassa vaiheessaan.

− Tulevan viikon tapah­tumien lisäksi halusimme tehdä näkyväksi myös todel­lisen työn määrää, mitä pelkkä työteh­tävien määrä ei paljasta. Toki tässäkin tutki­muk­sessa stressiä oli enemmän niillä, joilla työteh­täviä oli paljon.

Kohtuul­li­sesti tehtäviä omaavista työnte­ki­jöistä paljastui kuitenkin pieni ryhmä, jolla oli kaikkein pahin olo: kaksin­ker­tai­sesti stressiä ja kolmin­ker­tai­sesti huonoa palau­tu­mista keskiarvoon nähden. Nämä ihmiset tekivät paljon töitä yksin ja heillä oli vähän yhteis­työtä kolle­goiden kanssa. Vain työteh­tävien perus­teella heitä ei olisi löydetty oirei­le­vaksi ryhmäksi.

− Tämä ryhmä joutui kohtaamaan usein keskey­tyksiä, jolloin keskit­ty­minen omaan työsuo­ri­tukseen katkeili usein ja he joutuivat ottamaan huomioon toisten työn tavoit­teisiin liittyviä tehtäviä.

Tarkkojen ennakoin­ti­mallien räätä­löi­minen omalle työpai­kalle on varmasti ajankäy­töl­li­sesti mahdo­tonta tänä päivänä. Keskey­tysten välttä­mi­seksi voi silti kehittää keinoja aivan maalais­jär­jellä.

− Kun lähetät sähkö­postia, lähetä se vain niille, jotka sen tarvit­sevat. Tai voitai­siinko varata vaikkapa 15 minuuttia tiettynä ajankohtana iltapäi­västä sekalaisten asioiden käsit­telyyn? Tällainen rutiini voisi auttaa kaikkia miettimään, tarvit­senko asiaani vastauksen juuri nyt vai ehdinkö odottaa sen käsit­telyä ”sekalais­var­tiksi”, Kalliomäki-Levanto ideoi.

− Perjan­taisin voitaisiin katsoa nopeasti tilanne läpi ja todeta, että ”okei, kaikki on kesken ja tästä jatketaan maanan­taina”. Tilanteen sanal­lis­ta­minen voi auttaa rauhoit­tamaan viikon­loppua palau­tu­miseen.

Käytä tuttuja sijaisia

Hyvä esimiestyö ja työn organi­sointi ovat sujuvan työnteon lähtö­kohta. Esimiehen täytyy aina tietää, mitä kukakin tekee ja missä. Lisäksi tarvitaan nopeaa tilan­ne­tajua ja kykyä uudel­lee­nor­ga­ni­sointiin yllätyksen tapah­duttua.

Vaihtuva henkilöstö lisää työn keskeytymistä.

Vaikkapa päivä­ko­dissa päivä­suun­ni­telma ja -rytmi saattaa mennä uusiksi työnte­kijän sairas­tuttua. Sijainen saattaa tarvita pereh­dyt­tä­mistä työpaikan tehtäviin ja viedä siten aikaa muilta.

− Vaihtuva henki­löstö lisää työn keskey­ty­mistä. Siksi vaikkapa päivä­ko­dissa on hyvä hyödyntää tuttujen sijaisten verkostoa. Vanha tuttu tuntee jo talon tavat ja lapset eikä hänen tarvitse usein kysyä neuvoja. Myös kantaväki tietää, mitä juuri tämä sijainen osaa.

Moniam­ma­til­li­sissa verkos­toissa ammat­ti­laiset saattavat yllättää toisiaan eri näkökul­milla asiakkaan tarpeista. Tällaista hämmen­nystä voi vähentää pyrki­mällä hahmot­tamaan kokonai­suutta asiakkaan kannalta.

− Mitä enemmän tiedät toisten ammat­ti­laisten tehtä­vistä, tavoit­teista ja rooleista, sitä vähemmän heidän näkemyk­sensä pääsevät sinua yllät­tämään. Kokonai­suutta kartoit­tavat palaverit eivät ole turhia, vaan voivat hyvinkin lopulta säästää työaikaa. Niissä kannattaa käydä.

Tapio Ollikainen