Ensita­paa­minen lasten­suojelun asiakkaan kanssa järjestyy Espoossa jo viikon kuluessa yhtey­de­no­tosta. Team Ahma palkittiin Talentian Hyvä käytäntö -palkin­nolla maaliskuun sosiaa­lialan asiantuntijapäivillä.

 

Espoon keskuksen lasten­suojelun johtavat sosiaa­li­työn­te­kijät Natalja Ugbah ja Riina Mattila ovat syystäkin ylpeitä: työnte­ki­jöiden kehittämä  Päivys­täjät lähtevät tien päälle heti tarpeen vaatiessa, ja kaikille uusille asiak­kaille tarjotaan mahdol­lisuus ensiar­vio­ta­paa­miseen seitsemän arkipäivän aikana.

Kaikki tämä on järjes­tynyt ilman lisäre­sursseja. Espoon keskuksen lasten­suo­je­lussa työsken­telee 14 sosiaa­li­työn­te­kijää ja 11 sosiaa­lioh­jaajaa. Aikai­semmin kukin sosiaa­li­työn­tekijä oli päivys­tys­vuo­rossa yhden päivän kerrallaan. Hän vastasi puhelimeen, käsitteli kaikki tulleet lasten­suo­je­luil­moi­tukset, teki niiden suhteen jatko­pää­tökset ja lähti kentälle selvit­tämään kriisitilanteita.

Team Ahma on muuttanut käsitykset lastensuojelun palvelujen jäykkyydestä ja hitaudesta.

− Tilanne oli kuormittava, koska ei ollut mahdol­lista selvittää kaikkea yhden työnte­kijän päivys­tys­vuoron aikana, kertoo Natalja Ugbah.

Päivys­tä­jällä oli välillä jopa neljä takapäi­vys­täjää, eikä tieto kulkenut heidän välillään. Takapäi­vys­täjän piti tarpeen vaatiessa lähteä päivys­täjän apuun, ja silloin piti jättää kaikki muut sille päivälle sovitut työt, tapaa­miset, koulu­tukset tai palaverit.

Koska yksi työntekijä ei pystynyt selvit­tämään kaikkia päivän aikana tehtyjä ilmoi­tuksia, jäivät ei-kiireel­liset ilmoi­tukset odottamaan viikoksi jakotiimin kokousta. Vasta sen jälkeen työntekijä saattoi sopia tapaa­misen perheen kanssa. Tähän kaikkeen saattoi kulua kolme viikkoa ilmoi­tuksen tekemisestä.

− Sinä aikana perheen tilanne oli saattanut kriisiytyä ja oli entistä vaikeampi selvittää sitä, Ugbah jatkaa.

Yhteinen kalenteri helpottaa suunnittelua

Lasten­suojelun työnte­kijät halusivat tilan­teeseen muutoksen, ja kun Espoon kaupunki järjesti Lean-hankkeen, oli hyvä tilaisuus organi­soida lasten­suojelun päivystys- ja ensiar­vioin­ti­työs­kentely uudelleen.

Lean on hiljalleen sosiaali- ja terveys­pal­ve­luihin tullut toiminnan filosofia, työkalu ja kehit­tä­misen menetelmä, jonka ydintä on toiminnan jatkuva paran­ta­minen, työnte­ki­jöiden taitojen ja osaamisen arvos­ta­minen. Leanin perus­idean voi kiteyttää ”hukka pois” tai ”sälän karsinta” -ajatukseen. Työn organi­soin­nissa löydetään se, mikä asiakkaan näkökul­masta on hukka-aikaa ja yritetään toimia hänen etunsa mukai­sesti – toisin sanoen tavoite on tarjota asiak­kaalle oikea palvelu, oikeaan aikaan, heti ensim­mäi­sellä kerralla.

− Aloitimme siitä, että työnte­kijät kokosivat päivystys- ja ensiar­vioin­ti­työnsä suurimmat haasteet ja ehdotuk­sensa, mitä niille voisi tehdä, Ugbah kertoo.

Leanin perusidean voi kiteyttää ”hukka pois” tai ”sälän karsinta” -ajatukseen.

Sosiaa­li­työn­tekijä Outi Timosen ideasta kehiteltiin yhdessä päivys­tys­malli Team Ahma, joka sai nimensä television lämmin­hen­ki­sestä huumorisarjasta.

Team Ahma on neljän työnte­kijän ryhmä, joka päivystää viikon kerrallaan. Ryhmässä on aina kolme sosiaa­li­työn­te­kijää ja yksi sosiaa­lioh­jaaja, mutta siinä on aina eri ihmiset, mikä Ugbahin mukaan vahvistaa työyh­teisön yhteen­kuu­lu­vuuden tunnetta.  Ahmalla on oma ”pesä”, jossa kaikki vuorossa olevat työsken­te­levät yhdessä.

Tiimillä on yhteinen sähköinen kalenteri, jota kaikki työnte­kijät voivat seurata. Sähköinen kalenteri on Riina Mattilan mukaan työsuun­nit­telun kannalta oival­linen. Jos lasten­suo­jeluun tulee tapaa­mis­pyyntö, nähdään kalen­te­rista, milloin tapaa­mi­selle on tilaa.

− Olemme kehit­täneet paljon työkaluja ja välineitä, joiden avulla pysymme esimiehinä selvillä, mikä täällä on tilanne. Näemme myös, jos se alkaa ruuhkautua.

Ruuhka­ti­lan­tei­takin edelleen on. Espoon keskuksen alueelta tulee keski­määrin 30−40 lasten­suo­je­luil­moi­tusta viikossa, mutta on ollut myös aikoja, jolloin kahtena viikkona peräkkäin on tullut 50 ilmoi­tusta viikossa.

− Silloin vähän hirvitti, kuinka selviämme, mutta selvi­timme senkin työnte­ki­jöiden kanssa yhtei­sellä suunnit­te­lulla, Mattila kertoo.

Aina paikalla

Kriisi­ti­lan­teessa Ahmasta lähtee kentälle kaksi työnte­kijää ja kaksi jää toimis­tolle. Yhteisen kalen­terin avulla ahmalaiset tietävät aina, missä kukin on, ja he pystyvät järjes­tämään työpäi­vänsä siten, että yksi ahmalainen on aina koko ajan paikalla ja vastaa päivys­tys­pu­he­limeen kello 8−15.

− On tärkeää, että kukaan ei poistu paikalta laitta­matta taululle tietoa, mihin on poistunut, Mattila painottaa.

Ruuhkiakin on edelleen. Espoon keskuksen alueelta tulee keskimäärin 30−40 lastensuojeluilmoitusta viikossa.

Muut työnte­kijät saavat rauhassa keskittyä omiin tehtä­viinsä ilman takapäi­vys­tys­vel­vol­li­suuksia. Kriisi­ti­lan­teessa työntekijä voi pyytää työpa­rikseen ahmalaisen. Jos taas ahmalaiset tarvit­sevat lisäapua, tulevat Mattila ja Ugbah tarvit­taessa mukaan työpariksi.

Team-Ahma on kaikkien käytössä, joten sinne tulee päivän mittaan myös konsul­taa­tio­pyyntöjä. Ahmassa on aina joku, joka vastaa niihin.

Kun lasten­suo­je­luil­moitus on saapunut, ahmalaiset käsit­te­levät sen, selvit­te­levät taustat ja sopivat asiakkaan kanssa jatko­toi­men­pi­teistä tai tapaa­mi­sesta viikon sisällä.  Jotkut perheet on tavattu jopa samana päivänä toimistolla.

− Kun asiak­kaalle soitetaan, että ilmoitus on tullut perille, hän ei ehdi turhautua, eikä tilanne ehdi kriisiytyä, Natalja Ugbah lisää.

Ensim­mäi­sessä tapaa­mi­sessa arvioidaan, tarvit­seeko perhe lasten­suojelun vai mahdol­li­sesti jonkun muun tahon palvelua. Asiakkaan ei siis tarvitse olla selvi­tyk­sessä 2 – 3 kuukautta, kuten aiemmin, vaan hän saa nopeasti tilan­tee­seensa neuvoa ja tietoa. Moni perhe onkin tapaa­misen jälkeen ohjattu muualle.

Usein asiak­kaalle on helpotus jo se, kun hän saa kertoa, mitä on tapah­tunut. Riina Mattila muistuttaa, että Espoon keskuksen lasten­suojelu on hyvin monikult­tuu­rinen työyh­teisö. Yhtei­sössä puhutaan 11 kieltä, ja asiat saatetaan pystyä selvit­tämään hyvinkin nopeasti ilman tulkkeja. Myös asiak­kaiden turha pelko lasten­suo­jelua kohtaan karisee, kun heidän kanssaan keskus­tellaan asiasta rauhal­li­sesti, ja he saavat asial­lista tukea ja neuvoa tilanteeseensa.

− Usein asiakas ei tiedä mitään lasten­suo­je­lusta, vaan pelkää huostaan­ottoa, jos lapsi on näpis­tellyt, ja lähtee turhaan hakemaan heti apua lakimie­heltä, Mattila lisää.

Joskus asiak­kaalle riittää yksi tapaa­minen tai ohjaa­minen lasten­val­vo­jalle tai perhe­neu­volaan, mutta seitsemän arkipäivän kuluessa arvioidaan, tehdäänkö hänelle laajempi palve­lu­tarpeen arviointi.  Ne ovat Mattilan mukaan Ahma-työsken­telyn aikana laskeneet 30 prosenttia.

− Nykyisin jo 40 prosen­tissa ensiar­vio­ta­paa­mi­sista niitä ei tarvitse tehdä lainkaan, vaikka lasten­suo­je­lua­siak­kuuksien määrät ovat olleet samat koko ajan, tai jopa kasvussa, Mattila sanoo.

Työhy­vin­vointi parantunut

Suurin muutos entiseen työtapaan on se, että samat työnte­kijät, jotka Ahma-päivys­tyk­sessä olivat asiakkaan kanssa ensim­mäi­sessä tapaa­mi­sessa, jatkavat hänen kanssaan, kun aikai­semmin asiakas siirtyi päivys­tä­jältä alueen sosiaalityöntekijälle.

− Päivys­täjät ovat mukana palve­lu­tarpeen arvioin­nissa, ja jos lapsi jatkaa asiak­kuu­dessa, he ovat mukana myös siinä, Natalja Ugbah kertoo.

Hämmäs­tyt­tä­vintä on, että Ahma Teamin synnyt­tä­minen ei vaatinut mitään lisäkus­tan­nuksia eikä -resursseja, vaan pikem­minkin päinvastoin: kun perhe saa nyt oikeat palvelut oikeaan aikaan, se laskee muun muassa raskaampien toimen­pi­teiden aiheut­tamia kustannuksia.

Usein asiakkaalle on helpotus jo se, kun hän saa kertoa, mitä on tapahtunut.

− Lisäksi säästämme työajassa, sillä ennen teimme kaikista palve­lu­tar­pee­nar­vioinnin, olipa siihen tarvetta tai ei, Ugbah lisää.

Ahma on suosittu opiske­li­joiden pereh­dyt­tä­mis­paikka, sillä he pääsevät vierestä seuraamaan, kuinka lasten­suo­je­lu­päi­vystys ja -prosessi oikeasti toimivat ja millä perus­teella muun muassa ratkaistaan, onko jokin ilmoitus kiireel­linen vai ei.

Työnte­ki­jöiden palautteen mukaan uusi päivystys- ja ensiar­vioin­ti­malli tukee jaksa­mista muun muassa siksi, että se antaa muille työrauhan ja varmuuden, että Ahmasta saa aina mukaansa kriisi­ti­lan­teeseen työparin.

− Kaikki työnte­kijät ovat myös sitou­tuneet Ahmaan hyvin, koska se on heidän itsensä kehittämä, Ugbah sanoo.

Yhteis­työ­kump­panit ja kaupungin johto antavat täyden tukensa Ahmalle. Team Ahma sai toisen palkinnon Espoon kaupungin innovaatiokilpailussa.

Myös asiak­kailta Ahma on saanut Natalja Ugbahin mukaan pelkästään kiittävää palautetta:

”Asia otettiin vakavasti ja keskus­te­luaika järjestyi jo päivän kuluttua.” ”Hienoa, että lasten­suo­je­lu­pro­sessi toimii!”.

Iita Kettunen