Ensitapaaminen lastensuojelun asiakkaan kanssa järjestyy Espoossa jo viikon kuluessa yhteydenotosta. Team Ahma palkittiin Talentian Hyvä käytäntö ‑palkinnolla maaliskuun sosiaalialan asiantuntijapäivillä.

 

Espoon keskuk­sen las­ten­suo­jelun johta­vat sosi­aal­i­työn­tek­i­jät Natal­ja Ugbah ja Riina Mat­ti­la ovat syys­täkin ylpeitä: työn­tek­i­jöi­den kehit­tämä  Päivys­täjät lähtevät tien päälle heti tarpeen vaaties­sa, ja kaikille uusille asi­akkaille tar­jo­taan mah­dol­lisu­us ensiarvio­ta­paamiseen seit­semän arkipäivän aikana.

Kaik­ki tämä on järjestynyt ilman lisäresursse­ja. Espoon keskuk­sen las­ten­suo­jelus­sa työsken­telee 14 sosi­aal­i­työn­tek­i­jää ja 11 sosi­aalio­h­jaa­jaa. Aikaisem­min kukin sosi­aal­i­työn­tek­i­jä oli päivystysvuorossa yhden päivän ker­ral­laan. Hän vas­tasi puhe­limeen, käsit­teli kaik­ki tulleet las­ten­suo­jeluil­moituk­set, teki niiden suh­teen jatkopäätök­set ja lähti ken­tälle selvit­tämään kri­isi­ti­lantei­ta.

Team Ahma on muuttanut käsitykset lastensuojelun palvelujen jäykkyydestä ja hitaudesta.

− Tilanne oli kuor­mit­ta­va, kos­ka ei ollut mah­dol­lista selvit­tää kaikkea yhden työn­tek­i­jän päivystysvuoron aikana, ker­too Natal­ja Ugbah.

Päivys­täjäl­lä oli välil­lä jopa neljä takapäivys­täjää, eikä tieto kulkenut hei­dän välil­lään. Takapäivys­täjän piti tarpeen vaaties­sa lähteä päivys­täjän apu­un, ja sil­loin piti jät­tää kaik­ki muut sille päivälle sovi­tut työt, tapaamiset, koulu­tuk­set tai palaver­it.

Kos­ka yksi työn­tek­i­jä ei pystynyt selvit­tämään kaikkia päivän aikana tehtyjä ilmoituk­sia, jäivät ei-kiireel­liset ilmoituk­set odot­ta­maan viikok­si jakoti­imin kok­ous­ta. Vas­ta sen jäl­keen työn­tek­i­jä saat­toi sopia tapaamisen per­heen kanssa. Tähän kaik­keen saat­toi kulua kolme viikkoa ilmoituk­sen tekemis­es­tä.

− Sinä aikana per­heen tilanne oli saat­tanut kri­isiy­tyä ja oli entistä vaikeampi selvit­tää sitä, Ugbah jatkaa.

Yhteinen kalenteri helpottaa suunnittelua

Las­ten­suo­jelun työn­tek­i­jät halu­si­vat tilanteeseen muu­tok­sen, ja kun Espoon kaupun­ki jär­jesti Lean-han­kkeen, oli hyvä tilaisu­us organ­isoi­da las­ten­suo­jelun päivystys- ja ensiarvioin­ti­työsken­te­ly uudelleen.

Lean on hil­jalleen sosi­aali- ja ter­veyspalvelui­hin tul­lut toimin­nan filosofia, työkalu ja kehit­tämisen menetelmä, jon­ka ydin­tä on toimin­nan jatku­va paran­t­a­mi­nen, työn­tek­i­jöi­den taito­jen ja osaamisen arvost­a­mi­nen. Leanin perusidean voi kiteyt­tää ”huk­ka pois” tai ”sälän karsin­ta” ‑ajatuk­seen. Työn organ­isoin­nis­sa löy­de­tään se, mikä asi­akkaan näkökul­mas­ta on huk­ka-aikaa ja yritetään toimia hänen etun­sa mukaises­ti – toisin sanoen tavoite on tar­jo­ta asi­akkaalle oikea palvelu, oikeaan aikaan, heti ensim­mäisel­lä ker­ral­la.

− Aloitimme siitä, että työn­tek­i­jät koko­si­vat päivystys- ja ensiarvioin­ti­työn­sä suurim­mat haas­teet ja ehdo­tuk­sen­sa, mitä niille voisi tehdä, Ugbah ker­too.

Leanin perusidean voi kiteyttää ”hukka pois” tai ”sälän karsinta” -ajatukseen.

Sosi­aal­i­työn­tek­i­jä Outi Tim­o­sen ideas­ta kehitelti­in yhdessä päivystys­malli Team Ahma, joka sai nimen­sä tele­vi­sion läm­min­henkises­tä huumoris­ar­jas­ta.

Team Ahma on neljän työn­tek­i­jän ryh­mä, joka päivys­tää viikon ker­ral­laan. Ryh­mässä on aina kolme sosi­aal­i­työn­tek­i­jää ja yksi sosi­aalio­h­jaa­ja, mut­ta siinä on aina eri ihmiset, mikä Ugbahin mukaan vahvis­taa työy­hteisön yhteenku­u­lu­vu­u­den tun­net­ta.  Ahmal­la on oma ”pesä”, jos­sa kaik­ki vuorossa ole­vat työsken­televät yhdessä.

Tiimil­lä on yhteinen sähköi­nen kalen­teri, jota kaik­ki työn­tek­i­jät voivat seu­ra­ta. Sähköi­nen kalen­teri on Riina Mat­ti­lan mukaan työ­su­un­nit­telun kannal­ta oivalli­nen. Jos las­ten­suo­jelu­un tulee tapaamispyyn­tö, nähdään kalen­ter­ista, mil­loin tapaamiselle on tilaa.

− Olemme kehit­täneet paljon työkalu­ja ja välineitä, joiden avul­la pysymme esimiehinä selvil­lä, mikä tääl­lä on tilanne. Näemme myös, jos se alkaa ruuhkau­tua.

Ruuhkati­lanteitakin edelleen on. Espoon keskuk­sen alueelta tulee keskimäärin 30−40 las­ten­suo­jeluil­moi­tus­ta viikos­sa, mut­ta on ollut myös aiko­ja, jol­loin kaht­e­na viikkona peräkkäin on tul­lut 50 ilmoi­tus­ta viikos­sa.

− Sil­loin vähän hirvit­ti, kuin­ka selviämme, mut­ta selvitimme senkin työn­tek­i­jöi­den kanssa yhteisel­lä suun­nit­telul­la, Mat­ti­la ker­too.

Aina paikalla

Kri­isi­ti­lanteessa Ahmas­ta läh­tee ken­tälle kak­si työn­tek­i­jää ja kak­si jää toimis­tolle. Yhteisen kalen­terin avul­la ahmalaiset tietävät aina, mis­sä kukin on, ja he pystyvät jär­jestämään työpäivän­sä siten, että yksi ahmalainen on aina koko ajan paikalla ja vas­taa päivystyspuhe­limeen kel­lo 8−15.

− On tärkeää, että kukaan ei pois­tu paikalta lait­ta­mat­ta taul­ulle tietoa, mihin on pois­tunut, Mat­ti­la pain­ot­taa.

Ruuhkiakin on edelleen. Espoon keskuksen alueelta tulee keskimäärin 30−40 lastensuojeluilmoitusta viikossa.

Muut työn­tek­i­jät saa­vat rauhas­sa keskit­tyä omi­in tehtävi­in­sä ilman takapäivystysvelvol­lisuuk­sia. Kri­isi­ti­lanteessa työn­tek­i­jä voi pyytää työ­parik­seen ahmalaisen. Jos taas ahmalaiset tarvit­se­vat lisäa­pua, tule­vat Mat­ti­la ja Ugbah tarvit­taes­sa mukaan työ­parik­si.

Team-Ahma on kaikkien käytössä, joten sinne tulee päivän mit­taan myös kon­sul­taa­tiopy­yn­töjä. Ahmas­sa on aina joku, joka vas­taa niihin.

Kun las­ten­suo­jeluil­moi­tus on saa­punut, ahmalaiset käsit­televät sen, selvit­televät tau­s­tat ja sopi­vat asi­akkaan kanssa jatko­toimen­piteistä tai tapaamis­es­ta viikon sisäl­lä.  Jotkut per­heet on tavat­tu jopa samana päivänä toimis­tol­la.

− Kun asi­akkaalle soite­taan, että ilmoi­tus on tul­lut per­ille, hän ei ehdi turhau­tua, eikä tilanne ehdi kri­isiy­tyä, Natal­ja Ugbah lisää.

Ensim­mäisessä tapaamises­sa arvioidaan, tarvit­seeko per­he las­ten­suo­jelun vai mah­dol­lis­es­ti jonkun muun tahon palvelua. Asi­akkaan ei siis tarvitse olla selvi­tyk­sessä 2–3 kuukaut­ta, kuten aiem­min, vaan hän saa nopeasti tilanteeseen­sa neu­voa ja tietoa. Moni per­he onkin tapaamisen jäl­keen ohjat­tu muualle.

Usein asi­akkaalle on helpo­tus jo se, kun hän saa ker­toa, mitä on tapah­tunut. Riina Mat­ti­la muis­tut­taa, että Espoon keskuk­sen las­ten­suo­jelu on hyvin monikult­tuuri­nen työy­hteisö. Yhteisössä puhutaan 11 kieltä, ja asi­at saate­taan pystyä selvit­tämään hyvinkin nopeasti ilman tulkke­ja. Myös asi­akkaiden turha pelko las­ten­suo­jelua kohtaan karisee, kun hei­dän kanssaan keskustel­laan asi­as­ta rauhal­lis­es­ti, ja he saa­vat asial­lista tukea ja neu­voa tilanteeseen­sa.

− Usein asi­akas ei tiedä mitään las­ten­suo­jelus­ta, vaan pelkää huostaan­ot­toa, jos lap­si on näpis­tel­lyt, ja läh­tee turhaan hake­maan heti apua lakimieheltä, Mat­ti­la lisää.

Joskus asi­akkaalle riit­tää yksi tapaami­nen tai ohjaami­nen las­ten­valvo­jalle tai per­heneu­volaan, mut­ta seit­semän arkipäivän kulues­sa arvioidaan, tehdäänkö hänelle laa­jem­pi palve­lu­tarpeen arvioin­ti.  Ne ovat Mat­ti­lan mukaan Ahma-työsken­te­lyn aikana laske­neet 30 pros­ent­tia.

− Nyky­isin jo 40 pros­en­tis­sa ensiarvio­ta­paami­sista niitä ei tarvitse tehdä lainkaan, vaik­ka las­ten­suo­jelu­asi­akkuuk­sien määrät ovat olleet samat koko ajan, tai jopa kasvus­sa, Mat­ti­la sanoo.

Työhyvinvointi parantunut

Suurin muu­tos entiseen työ­ta­paan on se, että samat työn­tek­i­jät, jot­ka Ahma-päivystyk­sessä oli­vat asi­akkaan kanssa ensim­mäisessä tapaamises­sa, jatka­vat hänen kanssaan, kun aikaisem­min asi­akas siir­tyi päivys­täjältä alueen sosi­aal­i­työn­tek­i­jälle.

− Päivys­täjät ovat mukana palve­lu­tarpeen arvioin­nis­sa, ja jos lap­si jatkaa asi­akku­udessa, he ovat mukana myös siinä, Natal­ja Ugbah ker­too.

Häm­mästyt­täv­in­tä on, että Ahma Teamin syn­nyt­tämi­nen ei vaat­in­ut mitään lisäkus­tan­nuk­sia eikä ‑resursse­ja, vaan pikem­minkin päin­vas­toin: kun per­he saa nyt oikeat palve­lut oikeaan aikaan, se las­kee muun muas­sa raskaampi­en toimen­pitei­den aiheut­tamia kus­tan­nuk­sia.

Usein asiakkaalle on helpotus jo se, kun hän saa kertoa, mitä on tapahtunut.

− Lisäk­si säästämme työa­jas­sa, sil­lä ennen teimme kaik­ista palve­lu­tarpeenarvioin­nin, oli­pa siihen tarvet­ta tai ei, Ugbah lisää.

Ahma on suosit­tu opiske­li­joiden pere­hdyt­tämi­s­paik­ka, sil­lä he pää­sevät vier­estä seu­raa­maan, kuin­ka las­ten­suo­jelupäivystys ja ‑pros­es­si oikeasti toimi­vat ja mil­lä perus­teel­la muun muas­sa ratkaistaan, onko jokin ilmoi­tus kiireelli­nen vai ei.

Työn­tek­i­jöi­den palaut­teen mukaan uusi päivystys- ja ensiarvioin­ti­malli tukee jak­samista muun muas­sa sik­si, että se antaa muille työrauhan ja var­muu­den, että Ahmas­ta saa aina mukaansa kri­isi­ti­lanteeseen työ­parin.

− Kaik­ki työn­tek­i­jät ovat myös sitoutuneet Ahmaan hyvin, kos­ka se on hei­dän itsen­sä kehit­tämä, Ugbah sanoo.

Yhteistyökump­pan­it ja kaupun­gin johto anta­vat täy­den tuken­sa Ahmalle. Team Ahma sai toisen palkin­non Espoon kaupun­gin inno­vaa­tiok­il­pailus­sa.

Myös asi­akkail­ta Ahma on saanut Natal­ja Ugbahin mukaan pelkästään kiit­tävää palautet­ta:

”Asia otet­ti­in vakavasti ja keskustelu­ai­ka järjestyi jo päivän kulut­tua.” ”Hienoa, että las­ten­suo­jelupros­es­si toimii!”.

Iita Ket­tunen