Ensitapaaminen lastensuojelun asiakkaan kanssa järjestyy Espoossa jo viikon kuluessa yhteydenotosta. Team Ahma palkittiin Talentian Hyvä käytäntö ‑palkinnolla maaliskuun sosiaalialan asiantuntijapäivillä.

 

Espoon kes­kuk­sen las­ten­suo­je­lun joh­ta­vat sosi­aa­li­työn­te­ki­jät Natalja Ugbah ja Riina Mat­tila ovat syys­tä­kin ylpeitä: työn­te­ki­jöi­den kehit­tämä  Päi­vys­tä­jät läh­te­vät tien päälle heti tar­peen vaa­tiessa, ja kai­kille uusille asiak­kaille tar­jo­taan mah­dol­li­suus ensiar­vio­ta­paa­mi­seen seit­se­män arki­päi­vän aikana.

Kaikki tämä on jär­jes­ty­nyt ilman lisä­re­surs­seja. Espoon kes­kuk­sen las­ten­suo­je­lussa työs­ken­te­lee 14 sosi­aa­li­työn­te­ki­jää ja 11 sosi­aa­lioh­jaa­jaa. Aikai­sem­min kukin sosi­aa­li­työn­te­kijä oli päi­vys­tys­vuo­rossa yhden päi­vän ker­ral­laan. Hän vas­tasi puhe­li­meen, käsit­teli kaikki tul­leet las­ten­suo­je­luil­moi­tuk­set, teki nii­den suh­teen jat­ko­pää­tök­set ja lähti ken­tälle sel­vit­tä­mään krii­si­ti­lan­teita.

Team Ahma on muuttanut käsitykset lastensuojelun palvelujen jäykkyydestä ja hitaudesta.

− Tilanne oli kuor­mit­tava, koska ei ollut mah­dol­lista sel­vit­tää kaik­kea yhden työn­te­ki­jän päi­vys­tys­vuo­ron aikana, ker­too Natalja Ugbah.

Päi­vys­tä­jällä oli välillä jopa neljä taka­päi­vys­tä­jää, eikä tieto kul­ke­nut hei­dän välil­lään. Taka­päi­vys­tä­jän piti tar­peen vaa­tiessa läh­teä päi­vys­tä­jän apuun, ja sil­loin piti jät­tää kaikki muut sille päi­välle sovi­tut työt, tapaa­mi­set, kou­lu­tuk­set tai pala­ve­rit.

Koska yksi työn­te­kijä ei pys­ty­nyt sel­vit­tä­mään kaik­kia päi­vän aikana teh­tyjä ilmoi­tuk­sia, jäi­vät ei-kii­reel­li­set ilmoi­tuk­set odot­ta­maan vii­koksi jako­tii­min kokousta. Vasta sen jäl­keen työn­te­kijä saat­toi sopia tapaa­mi­sen per­heen kanssa. Tähän kaik­keen saat­toi kulua kolme viik­koa ilmoi­tuk­sen teke­mi­sestä.

− Sinä aikana per­heen tilanne oli saat­ta­nut krii­siy­tyä ja oli entistä vai­keampi sel­vit­tää sitä, Ugbah jat­kaa.

Yhteinen kalenteri helpottaa suunnittelua

Las­ten­suo­je­lun työn­te­ki­jät halusi­vat tilan­tee­seen muu­tok­sen, ja kun Espoon kau­punki jär­jesti Lean-hank­keen, oli hyvä tilai­suus orga­ni­soida las­ten­suo­je­lun päi­vys­tys- ja ensiar­vioin­ti­työs­ken­tely uudel­leen.

Lean on hil­jal­leen sosi­aali- ja ter­veys­pal­ve­lui­hin tul­lut toi­min­nan filo­so­fia, työ­kalu ja kehit­tä­mi­sen mene­telmä, jonka ydintä on toi­min­nan jat­kuva paran­ta­mi­nen, työn­te­ki­jöi­den tai­to­jen ja osaa­mi­sen arvos­ta­mi­nen. Lea­nin perus­idean voi kiteyt­tää ”hukka pois” tai ”sälän kar­sinta” ‑aja­tuk­seen. Työn orga­ni­soin­nissa löy­de­tään se, mikä asiak­kaan näkö­kul­masta on hukka-aikaa ja yri­te­tään toi­mia hänen etunsa mukai­sesti – toi­sin sanoen tavoite on tar­jota asiak­kaalle oikea pal­velu, oike­aan aikaan, heti ensim­mäi­sellä ker­ralla.

− Aloi­timme siitä, että työn­te­ki­jät koko­si­vat päi­vys­tys- ja ensiar­vioin­ti­työnsä suu­rim­mat haas­teet ja ehdo­tuk­sensa, mitä niille voisi tehdä, Ugbah ker­too.

Leanin perusidean voi kiteyttää ”hukka pois” tai ”sälän karsinta” -ajatukseen.

Sosi­aa­li­työn­te­kijä Outi Timo­sen ideasta kehi­tel­tiin yhdessä päi­vys­tys­malli Team Ahma, joka sai nimensä tele­vi­sion läm­min­hen­ki­sestä huu­mo­ri­sar­jasta.

Team Ahma on nel­jän työn­te­ki­jän ryhmä, joka päi­vys­tää vii­kon ker­ral­laan. Ryh­mässä on aina kolme sosi­aa­li­työn­te­ki­jää ja yksi sosi­aa­lioh­jaaja, mutta siinä on aina eri ihmi­set, mikä Ugba­hin mukaan vah­vis­taa työyh­tei­sön yhteen­kuu­lu­vuu­den tun­netta.  Ahmalla on oma ”pesä”, jossa kaikki vuo­rossa ole­vat työs­ken­te­le­vät yhdessä.

Tii­millä on yhtei­nen säh­köi­nen kalen­teri, jota kaikki työn­te­ki­jät voi­vat seu­rata. Säh­köi­nen kalen­teri on Riina Mat­ti­lan mukaan työ­suun­nit­te­lun kan­nalta oival­li­nen. Jos las­ten­suo­je­luun tulee tapaa­mis­pyyntö, näh­dään kalen­te­rista, mil­loin tapaa­mi­selle on tilaa.

− Olemme kehit­tä­neet pal­jon työ­ka­luja ja väli­neitä, joi­den avulla pysymme esi­mie­hinä sel­villä, mikä täällä on tilanne. Näemme myös, jos se alkaa ruuh­kau­tua.

Ruuh­ka­ti­lan­tei­ta­kin edel­leen on. Espoon kes­kuk­sen alu­eelta tulee kes­ki­mää­rin 30−40 las­ten­suo­je­luil­moi­tusta vii­kossa, mutta on ollut myös aikoja, jol­loin kah­tena viik­kona peräk­käin on tul­lut 50 ilmoi­tusta vii­kossa.

− Sil­loin vähän hir­vitti, kuinka sel­viämme, mutta sel­vi­timme sen­kin työn­te­ki­jöi­den kanssa yhtei­sellä suun­nit­te­lulla, Mat­tila ker­too.

Aina paikalla

Krii­si­ti­lan­teessa Ahmasta läh­tee ken­tälle kaksi työn­te­ki­jää ja kaksi jää toi­mis­tolle. Yhtei­sen kalen­te­rin avulla ahma­lai­set tie­tä­vät aina, missä kukin on, ja he pys­ty­vät jär­jes­tä­mään työ­päi­vänsä siten, että yksi ahma­lai­nen on aina koko ajan pai­kalla ja vas­taa päi­vys­tys­pu­he­li­meen kello 8−15.

− On tär­keää, että kukaan ei poistu pai­kalta lait­ta­matta tau­lulle tie­toa, mihin on pois­tu­nut, Mat­tila pai­not­taa.

Ruuhkiakin on edelleen. Espoon keskuksen alueelta tulee keskimäärin 30−40 lastensuojeluilmoitusta viikossa.

Muut työn­te­ki­jät saa­vat rau­hassa kes­kit­tyä omiin teh­tä­viinsä ilman taka­päi­vys­tys­vel­vol­li­suuk­sia. Krii­si­ti­lan­teessa työn­te­kijä voi pyy­tää työ­pa­rik­seen ahma­lai­sen. Jos taas ahma­lai­set tar­vit­se­vat lisä­apua, tule­vat Mat­tila ja Ugbah tar­vit­taessa mukaan työ­pa­riksi.

Team-Ahma on kaik­kien käy­tössä, joten sinne tulee päi­vän mit­taan myös kon­sul­taa­tio­pyyn­töjä. Ahmassa on aina joku, joka vas­taa nii­hin.

Kun las­ten­suo­je­luil­moi­tus on saa­pu­nut, ahma­lai­set käsit­te­le­vät sen, sel­vit­te­le­vät taus­tat ja sopi­vat asiak­kaan kanssa jat­ko­toi­men­pi­teistä tai tapaa­mi­sesta vii­kon sisällä.  Jot­kut per­heet on tavattu jopa samana päi­vänä toi­mis­tolla.

− Kun asiak­kaalle soi­te­taan, että ilmoi­tus on tul­lut perille, hän ei ehdi tur­hau­tua, eikä tilanne ehdi krii­siy­tyä, Natalja Ugbah lisää.

Ensim­mäi­sessä tapaa­mi­sessa arvioi­daan, tar­vit­seeko perhe las­ten­suo­je­lun vai mah­dol­li­sesti jon­kun muun tahon pal­ve­lua. Asiak­kaan ei siis tar­vitse olla sel­vi­tyk­sessä 2–3 kuu­kautta, kuten aiem­min, vaan hän saa nopeasti tilan­tee­seensa neu­voa ja tie­toa. Moni perhe onkin tapaa­mi­sen jäl­keen ohjattu muu­alle.

Usein asiak­kaalle on hel­po­tus jo se, kun hän saa ker­toa, mitä on tapah­tu­nut. Riina Mat­tila muis­tut­taa, että Espoon kes­kuk­sen las­ten­suo­jelu on hyvin moni­kult­tuu­ri­nen työyh­teisö. Yhtei­sössä puhu­taan 11 kieltä, ja asiat saa­te­taan pys­tyä sel­vit­tä­mään hyvin­kin nopeasti ilman tulk­keja. Myös asiak­kai­den turha pelko las­ten­suo­je­lua koh­taan kari­see, kun hei­dän kans­saan kes­kus­tel­laan asiasta rau­hal­li­sesti, ja he saa­vat asial­lista tukea ja neu­voa tilan­tee­seensa.

− Usein asia­kas ei tiedä mitään las­ten­suo­je­lusta, vaan pel­kää huos­taan­ot­toa, jos lapsi on näpis­tel­lyt, ja läh­tee tur­haan hake­maan heti apua laki­mie­heltä, Mat­tila lisää.

Jos­kus asiak­kaalle riit­tää yksi tapaa­mi­nen tai ohjaa­mi­nen las­ten­val­vo­jalle tai per­he­neu­vo­laan, mutta seit­se­män arki­päi­vän kuluessa arvioi­daan, teh­däänkö hänelle laa­jempi pal­ve­lu­tar­peen arviointi.  Ne ovat Mat­ti­lan mukaan Ahma-työs­ken­te­lyn aikana las­ke­neet 30 pro­sent­tia.

− Nykyi­sin jo 40 pro­sen­tissa ensiar­vio­ta­paa­mi­sista niitä ei tar­vitse tehdä lain­kaan, vaikka las­ten­suo­je­lua­siak­kuuk­sien mää­rät ovat olleet samat koko ajan, tai jopa kas­vussa, Mat­tila sanoo.

Työhyvinvointi parantunut

Suu­rin muu­tos enti­seen työ­ta­paan on se, että samat työn­te­ki­jät, jotka Ahma-päi­vys­tyk­sessä oli­vat asiak­kaan kanssa ensim­mäi­sessä tapaa­mi­sessa, jat­ka­vat hänen kans­saan, kun aikai­sem­min asia­kas siir­tyi päi­vys­tä­jältä alu­een sosi­aa­li­työn­te­ki­jälle.

− Päi­vys­tä­jät ovat mukana pal­ve­lu­tar­peen arvioin­nissa, ja jos lapsi jat­kaa asiak­kuu­dessa, he ovat mukana myös siinä, Natalja Ugbah ker­too.

Häm­mäs­tyt­tä­vintä on, että Ahma Tea­min syn­nyt­tä­mi­nen ei vaa­ti­nut mitään lisä­kus­tan­nuk­sia eikä ‑resurs­seja, vaan pikem­min­kin päin­vas­toin: kun perhe saa nyt oikeat pal­ve­lut oike­aan aikaan, se las­kee muun muassa ras­kaam­pien toi­men­pi­tei­den aiheut­ta­mia kus­tan­nuk­sia.

Usein asiakkaalle on helpotus jo se, kun hän saa kertoa, mitä on tapahtunut.

− Lisäksi sääs­tämme työ­ajassa, sillä ennen teimme kai­kista pal­ve­lu­tar­pee­nar­vioin­nin, olipa sii­hen tar­vetta tai ei, Ugbah lisää.

Ahma on suo­sittu opis­ke­li­joi­den pereh­dyt­tä­mis­paikka, sillä he pää­se­vät vie­restä seu­raa­maan, kuinka las­ten­suo­je­lu­päi­vys­tys ja ‑pro­sessi oikeasti toi­mi­vat ja millä perus­teella muun muassa rat­kais­taan, onko jokin ilmoi­tus kii­reel­li­nen vai ei.

Työn­te­ki­jöi­den palaut­teen mukaan uusi päi­vys­tys- ja ensiar­vioin­ti­malli tukee jak­sa­mista muun muassa siksi, että se antaa muille työ­rau­han ja var­muu­den, että Ahmasta saa aina mukaansa krii­si­ti­lan­tee­seen työ­pa­rin.

− Kaikki työn­te­ki­jät ovat myös sitou­tu­neet Ahmaan hyvin, koska se on hei­dän itsensä kehit­tämä, Ugbah sanoo.

Yhteis­työ­kump­pa­nit ja kau­pun­gin johto anta­vat täy­den tukensa Ahmalle. Team Ahma sai toi­sen pal­kin­non Espoon kau­pun­gin inno­vaa­tio­kil­pai­lussa.

Myös asiak­kailta Ahma on saa­nut Natalja Ugba­hin mukaan pel­käs­tään kiit­tä­vää palau­tetta:

”Asia otet­tiin vaka­vasti ja kes­kus­te­luaika jär­jes­tyi jo päi­vän kulut­tua.” ”Hie­noa, että las­ten­suo­je­lu­pro­sessi toi­mii!”.

Iita Ket­tu­nen