Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki toi yleisen kirjaamisvelvoitteen sosiaalihuoltoon. Velvoite koskee ammatillista henkilöstöä ja asiakastyöhön osallistuvaa avustavaa henkilöstöä. Uusi laki vaikuttaa jokaisen sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevän henkilön työhön.

 

Laki sosi­aa­li­huol­lon asia­kas­asia­kir­joista on ollut jo voi­massa 1.4.2015 alkaen, mutta lain voi­maan­tulo on vai­heis­tettu. Lakia sovel­le­taan jul­ki­sessa ja yksi­tyi­sessä sosi­aa­li­huol­lossa. Lain tar­koi­tuk­sena on toteut­taa yhden­mu­kai­sia menet­te­ly­ta­poja käsi­tel­täessä sosi­aa­li­huol­lon asia­kasta kos­ke­via tie­toja ja siten edis­tää sosi­aa­li­huol­lon teh­tä­vien asian­mu­kaista hoitamista.

Mää­rä­muo­toi­suus yhte­näis­tää asia­kir­jo­jen nimiä ja tie­to­si­säl­töjä. Jat­kossa kai­killa sosi­aa­li­huol­lon orga­ni­saa­tioilla on käy­tös­sään saman­ni­mi­set asia­kir­jat ja asia­kir­jan väliot­si­kot. Mää­rä­muo­toi­suus näkyy sekä asia­kir­jan raken­teessa että tie­don tal­len­nus­muo­dossa. Asia­kas­tie­to­jär­jes­tel­män näy­töllä on eri­lai­sia kent­tiä.  Osa ken­tistä on pakol­li­sia ja osa täy­te­tään tar­vit­taessa. Vas­tuu tar­peel­lis­ten tie­to­jen kir­jaa­mi­sesta on aina asia­kas­työtä kir­jaa­valla hen­ki­löllä. Mää­rä­muo­tois­ten asia­kir­jo­jen otsi­koi­den alle voi­daan kir­joit­taa vapaata teks­tiä. Toi­saalta osa tie­doista voi­daan antaa valit­se­malla vali­kosta asiak­kaan tilan­tee­seen sopiva vaihtoehto.

Mää­rä­muo­toi­sen kir­jaa­mi­sen käyt­töön­otto val­mis­taa sosi­aa­li­huol­lon orga­ni­saa­tioita myös sii­hen muu­tok­seen, jossa siirr­ry­tään Kanta-palveluihin.

Valmennusta kirjaamiseen

Asia­kas­asia­kir­ja­laki ja mää­rä­muo­toi­nen kir­jaa­mi­nen tule­vat vai­kut­ta­maan jokai­sen sosi­aa­li­huol­lon asia­kas­tie­toja käsit­te­le­vän hen­ki­lön työ­hön. Tästä syystä val­ta­kun­nal­li­sen sosi­aa­lia­lan tie­don­hal­lin­nan Kansa-koulu-hank­keessa val­men­ne­taan sosi­aa­lia­lan ammat­ti­lai­sia uuden asia­kas­asia­kir­ja­lain mukai­seen, val­ta­kun­nal­li­sesti yhte­näi­seen kirjaamiseen.

Hyvin tehty ja yhte­näi­nen kir­jaa­mi­nen paran­taa asiak­kaan oikeus­tur­vaa ja hel­pot­taa samoja asiak­kaita aut­ta­vien eri ammat­ti­lais­ten työtä. Kansa-koulu-hanke vas­taa kou­lu­tus­tar­pee­seen val­men­ta­malla kir­jaa­mis­val­men­ta­jia, jotka vie­vät mää­rä­muo­toi­sen kir­jaa­mi­sen osaa­mista omiin organisaatioihinsa.

Espoosta vauhtia

Kir­jaa­mis­val­men­ta­jien val­men­nusta pilo­toi­tiin Espoossa touko- ja kesä­kuussa 2016. Val­men­nuk­seen osal­lis­tui 20 Espoon sosi­aa­li­huol­lon työn­te­ki­jää. Osal­lis­tu­jista noin puo­let oli esi­mie­hiä ja asian­tun­ti­joita ja puo­let asia­kas­työtä teke­viä sosi­aa­lia­lan ammat­ti­lai­sia. Espoon asia­kas­työn doku­men­toin­nin kou­lu­tuk­sesta vas­taava las­ten­suo­je­lun asian­tun­tija Anu Rämö ker­toi, että tavoit­teena oli saada mukaan koke­neita ja kir­jaa­mi­sesta kiin­nos­tu­neita ammat­ti­lai­sia kai­kilta palvelualueilta.

− Oli hie­noa, että myös niin moni esi­mies lähti mukaan kou­lu­tuk­seen, koska näin asia läh­tee elä­mään ja tulee osaksi esi­mer­kiksi uusien työn­te­ki­jöi­den pereh­dy­tystä. Miksi sit­ten Espoo hakeu­tui kir­jaa­mis­val­men­ta­jien val­men­nuk­sen pilo­tiksi? Siksi, että Espoossa oli jo vuo­sia mie­titty asia­kas­do­ku­men­toin­nin kehit­tä­mistä, ker­too Anu Rämö.

− Välil­li­sestä asia­kas­työstä iso osa kuluu doku­men­toin­tiin, ja tavoit­teena oli lisätä suo­raa asiak­kaan kanssa teh­tä­vää työtä esi­mer­kiksi teke­mällä kir­jauk­set yhdessä asiak­kaan kanssa. Halusimme myös paran­taa val­miuk­siamme liit­tyä tule­viin sosi­aa­li­huol­lon Kanta-pal­ve­lui­hin sillä, että vah­vis­tamme mää­rä­muo­toista kir­jaa­mista, Rämö kertoi.

Espoon pilot­tiin osal­lis­tu­nei­den aja­tuk­sia Kirsi Meri­salo on jo ker­taal­leen käy­nyt läpi vas­taa­van kir­jaa­mis­käy­tän­tö­jen muu­tok­sen ja näh­nyt muu­tos­vas­ta­rin­nan, kun ter­vey­den­huol­lossa siir­ryt­tiin Kanta-arkistoon.

Aidosti voin sanoa, että avoimeen dokumentaatioon tutustuminen on parasta, mitä ammatilliselle kehittymiselleni on tapahtunut.

− Hara­sin itse­kin vas­taan ja sanoin, ettei minulla ole aikaa täl­lai­seen. Asiak­kaat ovat numero yksi. Kiu­kut­telu ja muu­tos­vas­ta­rinta meni­vät kui­ten­kin huk­kaan, sillä työn­teko hel­pot­tui. Kir­jaa­mi­nen tuli hel­pom­maksi ja läpi­nä­ky­väm­mäksi. Kir­jauk­sia oli myös myö­hem­min muka­vampi käydä läpi asiak­kaan kanssa, ker­too Kirsi Meri­salo, joka on vam­mais­pal­ve­lu­jen asia­kas- ja poti­las­tie­to­jär­jes­tel­mien pääkäyttäjä.

− Siir­rymme sosi­aa­li­huol­lon Kanta-pal­ve­luun joka tapauk­sessa ja sen muu­tok­sen voi tehdä joko hyvin tai huo­nosti. Kansa-kou­lun val­men­nus­ten avulla on mah­dol­li­suus tehdä se hyvin.

Aikuis­so­si­aa­li­työn joh­ta­van sosi­aa­li­työn­te­ki­jän Jaana Tol­va­sen mie­lestä yhte­näi­sen kir­jaa­mis­ta­van avulla on hel­pompi hah­mot­taa, mikä on oleel­li­nen tieto sosi­aa­li­työssä ja mitkä asiat on hyvä näkyä kirjauksissa.

− Näin proo­san ja rans­ka­lais­ten vii­vo­jen väli­maasto tulee läpi­nä­ky­väm­mäksi ja lähem­mäksi toi­si­aan. Kir­jauk­sista tulee ver­tai­lu­kel­poi­sia ja voi­daan paran­taa työn laa­tua sekä oppia omista ja tois­ten kir­jauk­sista. Myös asiak kaan ja työn­te­ki­jän oikeus­turva para­nee, kun asia­kas­his­to­rian tie­dot ovat entistä hel­pom­min saatavilla.

− Aidosti voin sanoa, että avoi­meen doku­men­taa­tioon tutus­tu­mi­nen on parasta, mitä amma­til­li­selle kehit­ty­mi­sel­leni on tapah­tu­nut. Työs­täni on tul­lut sisäl­löl­li­sesti laa­duk­kaam­paa. Toi­von, että tule­vana val­men­ta­jana voin viedä tätä ajat­te­lu­ta­paa eteen­päin muil­le­kin, ker­too Jaana Tolvanen.

Kirjaamisvalmennusta kaikkialle

Suo­meen Kir­jaa­mis­val­men­ta­jien val­men­nuk­set ovat jat­ku­neet syys­kuussa 2016. Syk­syn 2016 ja kevään 2017 aikana val­men­ta­ja­val­men­nuk­sia jär­jes­te­tään yhteensä 19 paik­ka­kun­nalla. Kir­jaa­mis­val­men­ta­jien val­men­nus on jaettu kah­teen vai­hee­seen. Ensim­mäi­sen vai­heen val­men­nuk­set on suun­nattu sosi­aa­li­toi­mis­to­jen ja lap­si­per­hei­den pal­ve­lu­jen työntekijöille.

Ilmoit­tau­tu­neita on tällä het­kellä noin 650. Kir­jaa­mis­val­men­ta­jien toi­sen vai­heen val­men­nuk­set alka­vat vii­meis­tään syk­syllä 2017, ja ne on suun­nattu hoi­va­pai­not­teis­ten toi­min­tayk­si­köi­den ja päih­de­huol­lon henkilöstölle.

Ilmoit­tau­tu­mi­sesta tie­do­te­taan Kansa-koulu-hank­keen verk­ko­si­vuilla ja hank­keen tie­dot­teella keväällä 2017. Ruot­sin­kie­li­selle sosi­aa­li­huol­lon ammat­ti­hen­ki­lös­tölle jär­jes­te­tään oma kir­jaa­mis­val­men­ta­jien val­men­nus syk­syllä 2017. Kir­jaa­mis­val­men­ta­jat tule­vat kou­lut­ta­maan oman orga­ni­saa­tionsa sosi­aa­li­huol­lon hen­ki­lös­töä mää­rä­muo­toi­seen kir­jaa­mi­seen Kansa-koulu-hank­keen alue­koor­di­naat­to­rei­den tukemina.

Kir­jaa­mis­val­men­ta­jista muo­dos­tuu alu­eel­li­nen tuki­ver­kosto, joka käsit­te­lee kir­jaa­mi­sen käy­tän­nöissä ilmen­neitä kysy­myk­siä ja kehit­tää kir­jaa­mis­osaa­mista val­ta­kun­nal­li­sesti yhte­näi­sellä tavalla.

Maa­rit Hil­tu­nen­-Toura, Hanna Lohijoki 

Anna Väi­nälä ja Riitta Ropo 

Kansa-koulu-hanke

 

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki
  • Sosi­aa­li­huol­lon asia­kas­asia­kir­ja­lain mukai­sesti asia­kas­tie­dot kir­ja­taan mää­rä­muo­toi­sina asiakasasiakirjoina.
  • Mää­rä­muo­toi­nen kir­jaa­mi­nen tar­koit­taa asia­kas­tie­don tal­len­ta­mista yhte­näi­sesti ennalta pää­te­tyssä muodossa.
Kirjaamisvalmennus
Kansa-koulu-hanke
  • Kansa-koulu-hank­keen tar­koi­tuk­sena on tukea sosi­aa­li­huol­lon asia­kas­asia­kir­ja­lain toi­meen­pa­noa siten, että yksi­tyi­sissä ja jul­ki­sissa orga­ni­saa­tioissa on val­miu­det siir­tyä mää­rä­muo­toi­seen kirjaamiseen.
  • Lain vaa­ti­mus­ten täyt­tä­mi­nen edel­lyt­tää mit­ta­vaa uusien kir­jaa­mis­käy­tän­tö­jen kou­lut­ta­mista sosi­aa­li­huol­lon ammat­ti­lai­sille. Asia­kas­asia­kir­ja­laki antaa Ter­vey­den- ja hyvin­voin­nin lai­tok­selle (THL) oikeu­den mää­rätä asia­kas­asia­kir­jo­jen tar­kem­masta sisällöstä.
  • Kansa-koulu-hanke vas­taa kou­lu­tus­tar­pee­seen val­men­ta­malla kir­jaa­mis­val­men­ta­jia, jotka vie­vät mää­rä­muo­toi­sen kir­jaa­mi­sen osaa­mista omiin orga­ni­saa­tioi­hinsa. Kir­jaa­mis­val­men­ta­jien val­men­nus alkoi Espoosta tou­ko­kuussa 2016.
  • Espoon koke­muk­sista ker­to­vaan jut­tusar­jaan voit tutus­tua verkossa.
  • Kansa-koulu-han­ketta rahoit­taa Ter­vey­den ja hyvin­voin­nin lai­tos ja toteut­taa sosi­aa­lia­lan osaamiskeskukset.