Sosiaa­li­huollon asiakas­asia­kir­jalaki toi yleisen kirjaa­mis­vel­voitteen sosiaa­li­huoltoon. Velvoite koskee ammatil­lista henki­löstöä ja asiakas­työhön osallis­tuvaa avustavaa henki­löstöä. Uusi laki vaikuttaa jokaisen sosiaa­li­huollon asiakas­tietoja käsit­te­levän henkilön työhön.

 

Laki sosiaa­li­huollon asiakas­asia­kir­joista on ollut jo voimassa 1.4.2015 alkaen, mutta lain voimaantulo on vaiheis­tettu. Lakia sovel­letaan julki­sessa ja yksityi­sessä sosiaa­li­huol­lossa. Lain tarkoi­tuksena on toteuttaa yhden­mu­kaisia menet­te­ly­tapoja käsitel­täessä sosiaa­li­huollon asiakasta koskevia tietoja ja siten edistää sosiaa­li­huollon tehtävien asian­mu­kaista hoitamista.

Määrä­muo­toisuus yhtenäistää asiakir­jojen nimiä ja tieto­si­sältöjä. Jatkossa kaikilla sosiaa­li­huollon organi­saa­tioilla on käytössään saman­ni­miset asiakirjat ja asiakirjan väliot­sikot. Määrä­muo­toisuus näkyy sekä asiakirjan raken­teessa että tiedon tallen­nus­muo­dossa. Asiakas­tie­to­jär­jes­telmän näytöllä on erilaisia kenttiä.  Osa kentistä on pakol­lisia ja osa täytetään tarvit­taessa. Vastuu tarpeel­listen tietojen kirjaa­mi­sesta on aina asiakas­työtä kirjaa­valla henki­löllä. Määrä­muo­toisten asiakir­jojen otsikoiden alle voidaan kirjoittaa vapaata tekstiä. Toisaalta osa tiedoista voidaan antaa valit­se­malla valikosta asiakkaan tilan­teeseen sopiva vaihtoehto.

Määrä­muo­toisen kirjaa­misen käyttöönotto valmistaa sosiaa­li­huollon organi­saa­tioita myös siihen muutokseen, jossa siirr­rytään Kanta-palveluihin.

Valmen­nusta kirjaamiseen

Asiakas­asia­kir­jalaki ja määrä­muo­toinen kirjaa­minen tulevat vaikut­tamaan jokaisen sosiaa­li­huollon asiakas­tietoja käsit­te­levän henkilön työhön. Tästä syystä valta­kun­nal­lisen sosiaa­lialan tiedon­hal­linnan Kansa-koulu-hankkeessa valmen­netaan sosiaa­lialan ammat­ti­laisia uuden asiakas­asia­kir­jalain mukaiseen, valta­kun­nal­li­sesti yhtenäiseen kirjaamiseen.

Hyvin tehty ja yhtenäinen kirjaa­minen parantaa asiakkaan oikeus­turvaa ja helpottaa samoja asiak­kaita auttavien eri ammat­ti­laisten työtä. Kansa-koulu-hanke vastaa koulu­tus­tar­peeseen valmen­ta­malla kirjaa­mis­val­men­tajia, jotka vievät määrä­muo­toisen kirjaa­misen osaamista omiin organisaatioihinsa.

Espoosta vauhtia

Kirjaa­mis­val­men­tajien valmen­nusta pilotoitiin Espoossa touko- ja kesäkuussa 2016. Valmen­nukseen osallistui 20 Espoon sosiaa­li­huollon työnte­kijää. Osallis­tu­jista noin puolet oli esimiehiä ja asian­tun­ti­joita ja puolet asiakas­työtä tekeviä sosiaa­lialan ammat­ti­laisia. Espoon asiakastyön dokumen­toinnin koulu­tuk­sesta vastaava lasten­suojelun asian­tuntija Anu Rämö kertoi, että tavoit­teena oli saada mukaan kokeneita ja kirjaa­mi­sesta kiinnos­tu­neita ammat­ti­laisia kaikilta palvelualueilta.

− Oli hienoa, että myös niin moni esimies lähti mukaan koulu­tukseen, koska näin asia lähtee elämään ja tulee osaksi esimer­kiksi uusien työnte­ki­jöiden pereh­dy­tystä. Miksi sitten Espoo hakeutui kirjaa­mis­val­men­tajien valmen­nuksen pilotiksi? Siksi, että Espoossa oli jo vuosia mietitty asiakas­do­ku­men­toinnin kehit­tä­mistä, kertoo Anu Rämö.

− Välil­li­sestä asiakas­työstä iso osa kuluu dokumen­tointiin, ja tavoit­teena oli lisätä suoraa asiakkaan kanssa tehtävää työtä esimer­kiksi tekemällä kirjaukset yhdessä asiakkaan kanssa. Halusimme myös parantaa valmiuk­siamme liittyä tuleviin sosiaa­li­huollon Kanta-palve­luihin sillä, että vahvis­tamme määrä­muo­toista kirjaa­mista, Rämö kertoi.

Espoon pilottiin osallis­tu­neiden ajatuksia Kirsi Merisalo on jo kertaalleen käynyt läpi vastaavan kirjaa­mis­käy­tän­töjen muutoksen ja nähnyt muutos­vas­ta­rinnan, kun tervey­den­huol­lossa siirryttiin Kanta-arkistoon.

Aidosti voin sanoa, että avoimeen dokumentaatioon tutustuminen on parasta, mitä ammatilliselle kehittymiselleni on tapahtunut.

− Harasin itsekin vastaan ja sanoin, ettei minulla ole aikaa tällaiseen. Asiakkaat ovat numero yksi. Kiukuttelu ja muutos­vas­ta­rinta menivät kuitenkin hukkaan, sillä työnteko helpottui. Kirjaa­minen tuli helpom­maksi ja läpinä­ky­väm­mäksi. Kirjauksia oli myös myöhemmin mukavampi käydä läpi asiakkaan kanssa, kertoo Kirsi Merisalo, joka on vammais­pal­ve­lujen asiakas- ja potilas­tie­to­jär­jes­telmien pääkäyttäjä.

− Siirrymme sosiaa­li­huollon Kanta-palveluun joka tapauk­sessa ja sen muutoksen voi tehdä joko hyvin tai huonosti. Kansa-koulun valmen­nusten avulla on mahdol­lisuus tehdä se hyvin.

Aikuis­so­si­aa­lityön johtavan sosiaa­li­työn­te­kijän Jaana Tolvasen mielestä yhtenäisen kirjaa­mis­tavan avulla on helpompi hahmottaa, mikä on oleel­linen tieto sosiaa­li­työssä ja mitkä asiat on hyvä näkyä kirjauksissa.

− Näin proosan ja ranska­laisten viivojen välimaasto tulee läpinä­ky­väm­mäksi ja lähem­mäksi toisiaan. Kirjauk­sista tulee vertai­lu­kel­poisia ja voidaan parantaa työn laatua sekä oppia omista ja toisten kirjauk­sista. Myös asiak kaan ja työnte­kijän oikeus­turva paranee, kun asiakas­his­torian tiedot ovat entistä helpommin saatavilla.

− Aidosti voin sanoa, että avoimeen dokumen­taa­tioon tutus­tu­minen on parasta, mitä ammatil­li­selle kehit­ty­mi­selleni on tapah­tunut. Työstäni on tullut sisäl­löl­li­sesti laaduk­kaampaa. Toivon, että tulevana valmen­tajana voin viedä tätä ajatte­lu­tapaa eteenpäin muillekin, kertoo Jaana Tolvanen.

Kirjaa­mis­val­men­nusta kaikkialle

Suomeen Kirjaa­mis­val­men­tajien valmen­nukset ovat jatkuneet syyskuussa 2016. Syksyn 2016 ja kevään 2017 aikana valmen­ta­ja­val­men­nuksia järjes­tetään yhteensä 19 paikka­kun­nalla. Kirjaa­mis­val­men­tajien valmennus on jaettu kahteen vaiheeseen. Ensim­mäisen vaiheen valmen­nukset on suunnattu sosiaa­li­toi­mis­tojen ja lapsi­per­heiden palve­lujen työntekijöille.

Ilmoit­tau­tu­neita on tällä hetkellä noin 650. Kirjaa­mis­val­men­tajien toisen vaiheen valmen­nukset alkavat viimeistään syksyllä 2017, ja ne on suunnattu hoiva­pai­not­teisten toimin­tayk­si­köiden ja päihde­huollon henkilöstölle.

Ilmoit­tau­tu­mi­sesta tiedo­tetaan Kansa-koulu-hankkeen verkko­si­vuilla ja hankkeen tiedot­teella keväällä 2017. Ruotsin­kie­li­selle sosiaa­li­huollon ammat­ti­hen­ki­lös­tölle järjes­tetään oma kirjaa­mis­val­men­tajien valmennus syksyllä 2017. Kirjaa­mis­val­men­tajat tulevat koulut­tamaan oman organi­saa­tionsa sosiaa­li­huollon henki­löstöä määrä­muo­toiseen kirjaa­miseen Kansa-koulu-hankkeen aluekoor­di­naat­to­reiden tukemina.

Kirjaa­mis­val­men­ta­jista muodostuu alueel­linen tukiver­kosto, joka käsit­telee kirjaa­misen käytän­nöissä ilmen­neitä kysymyksiä ja kehittää kirjaa­mis­osaa­mista valta­kun­nal­li­sesti yhtenäi­sellä tavalla.

Maarit Hiltunen­-Toura, Hanna Lohijoki 

Anna Väinälä ja Riitta Ropo 

Kansa-koulu-hanke

 

Sosiaa­li­huollon asiakasasiakirjalaki
  • Sosiaa­li­huollon asiakas­asia­kir­jalain mukai­sesti asiakas­tiedot kirjataan määrä­muo­toisina asiakasasiakirjoina.
  • Määrä­muo­toinen kirjaa­minen tarkoittaa asiakas­tiedon tallen­ta­mista yhtenäi­sesti ennalta pääte­tyssä muodossa.
Kirjaa­mis­val­mennus
Kansa-koulu-hanke
  • Kansa-koulu-hankkeen tarkoi­tuksena on tukea sosiaa­li­huollon asiakas­asia­kir­jalain toimeen­panoa siten, että yksityi­sissä ja julki­sissa organi­saa­tioissa on valmiudet siirtyä määrä­muo­toiseen kirjaamiseen.
  • Lain vaati­musten täyttä­minen edellyttää mittavaa uusien kirjaa­mis­käy­tän­töjen koulut­ta­mista sosiaa­li­huollon ammat­ti­lai­sille. Asiakas­asia­kir­jalaki antaa Terveyden- ja hyvin­voinnin laitok­selle (THL) oikeuden määrätä asiakas­asia­kir­jojen tarkem­masta sisällöstä.
  • Kansa-koulu-hanke vastaa koulu­tus­tar­peeseen valmen­ta­malla kirjaa­mis­val­men­tajia, jotka vievät määrä­muo­toisen kirjaa­misen osaamista omiin organi­saa­tioi­hinsa. Kirjaa­mis­val­men­tajien valmennus alkoi Espoosta touko­kuussa 2016.
  • Espoon kokemuk­sista kertovaan juttusarjaan voit tutustua verkossa.
  • Kansa-koulu-hanketta rahoittaa Terveyden ja hyvin­voinnin laitos ja toteuttaa sosiaa­lialan osaamiskeskukset.