Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki toi yleisen kirjaamisvelvoitteen sosiaalihuoltoon. Velvoite koskee ammatillista henkilöstöä ja asiakastyöhön osallistuvaa avustavaa henkilöstöä. Uusi laki vaikuttaa jokaisen sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevän henkilön työhön.

 

Laki sosi­aal­i­huol­lon asi­akasasi­akir­joista on ollut jo voimas­sa 1.4.2015 alka­en, mut­ta lain voimaan­tu­lo on vai­heis­tet­tu. Lakia sovel­letaan julkises­sa ja yksi­tyisessä sosi­aal­i­huol­los­sa. Lain tarkoituk­se­na on toteut­taa yhden­mukaisia menet­te­ly­tapo­ja käsiteltäessä sosi­aal­i­huol­lon asi­akas­ta koske­via tieto­ja ja siten edis­tää sosi­aal­i­huol­lon tehtävien asian­mukaista hoita­mista.

Määrä­muo­toisu­us yht­enäistää asi­akir­jo­jen nim­iä ja tieto­sisältöjä. Jatkos­sa kaikil­la sosi­aal­i­huol­lon organ­isaa­tioil­la on käytössään saman­nimiset asi­akir­jat ja asi­akir­jan väliot­sikot. Määrä­muo­toisu­us näkyy sekä asi­akir­jan rak­en­teessa että tiedon tal­len­nus­muo­dos­sa. Asi­akasti­eto­jär­jestelmän näytöl­lä on eri­laisia kent­tiä.  Osa ken­tistä on pakol­lisia ja osa täytetään tarvit­taes­sa. Vas­tuu tarpeel­lis­ten tieto­jen kir­jaamis­es­ta on aina asi­akastyötä kir­jaaval­la henkilöl­lä. Määrä­muo­tois­t­en asi­akir­jo­jen otsikoiden alle voidaan kir­joit­taa vapaa­ta tek­stiä. Toisaal­ta osa tiedoista voidaan antaa val­it­se­mal­la valikos­ta asi­akkaan tilanteeseen sopi­va vai­h­toe­hto.

Määrä­muo­toisen kir­jaamisen käyt­töönot­to valmis­taa sosi­aal­i­huol­lon organ­isaa­tioi­ta myös siihen muu­tok­seen, jos­sa siir­rry­tään Kan­ta-palvelui­hin.

Valmennusta kirjaamiseen

Asi­akasasi­akir­jala­ki ja määrä­muo­toinen kir­jaami­nen tule­vat vaikut­ta­maan jokaisen sosi­aal­i­huol­lon asi­akasti­eto­ja käsit­televän henkilön työhön. Tästä syys­tä val­takun­nal­lisen sosi­aalialan tiedonhallinnan Kansa-koulu-han­kkeessa val­men­netaan sosi­aalialan ammat­ti­laisia uuden asi­akasasi­akir­jalain mukaiseen, val­takun­nal­lis­es­ti yht­enäiseen kir­jaamiseen.

Hyvin tehty ja yht­enäi­nen kir­jaami­nen paran­taa asi­akkaan oikeustur­vaa ja helpot­taa samo­ja asi­akkai­ta aut­tavien eri ammat­ti­lais­ten työtä. Kansa-koulu-han­ke vas­taa koulu­tus­tarpeeseen val­men­ta­mal­la kir­jaamis­val­men­ta­jia, jot­ka vievät määrä­muo­toisen kir­jaamisen osaamista omi­in organ­isaa­tioi­hin­sa.

Espoosta vauhtia

Kir­jaamis­val­men­ta­jien val­men­nus­ta pilo­toiti­in Espoos­sa touko- ja kesäku­us­sa 2016. Val­men­nuk­seen osal­lis­tui 20 Espoon sosi­aal­i­huol­lon työn­tek­i­jää. Osal­lis­tu­jista noin puo­let oli esimiehiä ja asiantun­ti­joi­ta ja puo­let asi­akastyötä teke­viä sosi­aalialan ammat­ti­laisia. Espoon asi­akastyön doku­men­toin­nin koulu­tuk­ses­ta vas­taa­va las­ten­suo­jelun asiantun­ti­ja Anu Rämö ker­toi, että tavoit­teena oli saa­da mukaan kokenei­ta ja kir­jaamis­es­ta kiin­nos­tunei­ta ammat­ti­laisia kaik­il­ta palvelu­alueil­ta.

− Oli hienoa, että myös niin moni esimies lähti mukaan koulu­tuk­seen, kos­ka näin asia läh­tee elämään ja tulee osak­si esimerkik­si uusien työn­tek­i­jöi­den pere­hdy­tys­tä. Mik­si sit­ten Espoo hakeu­tui kir­jaamis­val­men­ta­jien val­men­nuk­sen pilotik­si? Sik­si, että Espoos­sa oli jo vuosia mietit­ty asi­akas­doku­men­toin­nin kehit­tämistä, ker­too Anu Rämö.

− Välil­lis­es­tä asi­akastyöstä iso osa kuluu doku­men­toin­ti­in, ja tavoit­teena oli lisätä suo­raa asi­akkaan kanssa tehtävää työtä esimerkik­si tekemäl­lä kir­jauk­set yhdessä asi­akkaan kanssa. Halusimme myös paran­taa valmiuk­si­amme liit­tyä tule­vi­in sosi­aal­i­huol­lon Kan­ta-palvelui­hin sil­lä, että vahvis­tamme määrä­muo­toista kir­jaamista, Rämö ker­toi.

Espoon pilot­ti­in osal­lis­tunei­den ajatuk­sia Kir­si Merisa­lo on jo ker­taalleen käynyt läpi vas­taa­van kir­jaamiskäytän­tö­jen muu­tok­sen ja näh­nyt muu­tosvas­tarin­nan, kun ter­vey­den­huol­los­sa siir­ryt­ti­in Kan­ta-ark­istoon.

Aidosti voin sanoa, että avoimeen dokumentaatioon tutustuminen on parasta, mitä ammatilliselle kehittymiselleni on tapahtunut.

− Harasin itsekin vas­taan ja sanoin, ettei min­ul­la ole aikaa täl­laiseen. Asi­akkaat ovat numero yksi. Kiukut­telu ja muu­tosvas­tar­in­ta menivät kuitenkin hukkaan, sil­lä työn­teko helpot­tui. Kir­jaami­nen tuli helpom­mak­si ja läpinäkyväm­mäk­si. Kir­jauk­sia oli myös myöhem­min mukavampi käy­dä läpi asi­akkaan kanssa, ker­too Kir­si Merisa­lo, joka on vam­mais­palvelu­jen asi­akas- ja poti­lasti­eto­jär­jestelmien pääkäyt­täjä.

− Siir­rymme sosi­aal­i­huol­lon Kan­ta-palvelu­un joka tapauk­ses­sa ja sen muu­tok­sen voi tehdä joko hyvin tai huonos­ti. Kansa-koulun val­men­nusten avul­la on mah­dol­lisu­us tehdä se hyvin.

Aikuis­sosi­aal­i­työn johta­van sosi­aal­i­työn­tek­i­jän Jaana Tolvasen mielestä yht­enäisen kir­jaamis­ta­van avul­la on helpom­pi hah­mot­taa, mikä on oleelli­nen tieto sosi­aal­i­työssä ja mitkä asi­at on hyvä näkyä kir­jauk­sis­sa.

− Näin proosan ja ran­skalais­ten viivo­jen väli­maas­to tulee läpinäkyväm­mäk­si ja lähem­mäk­si toisi­aan. Kir­jauk­sista tulee ver­tailukelpoisia ja voidaan paran­taa työn laat­ua sekä oppia omista ja tois­t­en kir­jauk­sista. Myös asi­ak kaan ja työn­tek­i­jän oikeustur­va para­nee, kun asi­akashis­to­ri­an tiedot ovat entistä helpom­min saatavil­la.

− Aidosti voin sanoa, että avoimeen doku­men­taa­tioon tutus­tu­mi­nen on paras­ta, mitä ammatil­liselle kehit­tymisel­leni on tapah­tunut. Työstäni on tul­lut sisäl­löl­lis­es­ti laadukkaam­paa. Toivon, että tule­vana val­men­ta­jana voin viedä tätä ajat­te­lu­ta­paa eteen­päin muillekin, ker­too Jaana Tolva­nen.

Kirjaamisvalmennusta kaikkialle

Suomeen Kir­jaamis­val­men­ta­jien val­men­nuk­set ovat jatkuneet syysku­us­sa 2016. Syksyn 2016 ja kevään 2017 aikana val­men­ta­javal­men­nuk­sia jär­jestetään yhteen­sä 19 paikkakun­nal­la. Kir­jaamis­val­men­ta­jien val­men­nus on jaet­tu kah­teen vai­heeseen. Ensim­mäisen vai­heen val­men­nuk­set on suun­nat­tu sosi­aal­i­toimis­to­jen ja lap­siper­hei­den palvelu­jen työn­tek­i­jöille.

Ilmoit­tau­tunei­ta on täl­lä het­kel­lä noin 650. Kir­jaamis­val­men­ta­jien toisen vai­heen val­men­nuk­set alka­vat viimeistään syksyl­lä 2017, ja ne on suun­nat­tu hoiva­pain­ot­teis­ten toim­intayk­siköi­den ja päi­hde­huol­lon henkilöstölle.

Ilmoit­tau­tu­mis­es­ta tiedote­taan Kansa-koulu-han­kkeen verkko­sivuil­la ja han­kkeen tiedot­teel­la kevääl­lä 2017. Ruotsinkieliselle sosi­aal­i­huol­lon ammat­ti­henkilöstölle jär­jestetään oma kir­jaamis­val­men­ta­jien val­men­nus syksyl­lä 2017. Kir­jaamis­val­men­ta­jat tule­vat koulut­ta­maan oman organ­isaa­tion­sa sosi­aal­i­huol­lon henkilöstöä määrä­muo­toiseen kir­jaamiseen Kansa-koulu-han­kkeen alueko­or­di­naat­tor­ei­den tukem­i­na.

Kir­jaamis­val­men­ta­jista muo­dos­tuu alueelli­nen tukiverkos­to, joka käsit­telee kir­jaamisen käytän­nöis­sä ilmen­neitä kysymyk­siä ja kehit­tää kir­jaamisosaamista val­takun­nal­lis­es­ti yht­enäisel­lä taval­la.

Maar­it Hiltunen­-Toura, Han­na Lohi­jo­ki

Anna Väinälä ja Riit­ta Ropo

Kansa-koulu-han­ke

 

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki
  • Sosi­aal­i­huol­lon asi­akasasi­akir­jalain mukaises­ti asi­akastiedot kir­jataan määrä­muo­toisi­na asi­akasasi­akir­joina.
  • Määrä­muo­toinen kir­jaami­nen tarkoit­taa asi­akastiedon tal­len­tamista yht­enäis­es­ti ennal­ta pääte­tyssä muo­dos­sa.
Kirjaamisvalmennus
Kansa-koulu-hanke
  • Kansa-koulu-han­kkeen tarkoituk­se­na on tukea sosi­aal­i­huol­lon asi­akasasi­akir­jalain toimeen­panoa siten, että yksi­ty­i­sis­sä ja julk­i­sis­sa organ­isaa­tiois­sa on valmi­udet siir­tyä määrä­muo­toiseen kir­jaamiseen.
  • Lain vaa­timusten täyt­tämi­nen edel­lyt­tää mit­tavaa uusien kir­jaamiskäytän­tö­jen koulut­tamista sosi­aal­i­huol­lon ammat­ti­laisille. Asi­akasasi­akir­jala­ki antaa Ter­vey­den- ja hyv­in­voin­nin laitok­selle (THL) oikeu­den määrätä asi­akasasi­akir­jo­jen tarkem­mas­ta sisäl­löstä.
  • Kansa-koulu-han­ke vas­taa koulu­tus­tarpeeseen val­men­ta­mal­la kir­jaamis­val­men­ta­jia, jot­ka vievät määrä­muo­toisen kir­jaamisen osaamista omi­in organ­isaa­tioi­hin­sa. Kir­jaamis­val­men­ta­jien val­men­nus alkoi Espoos­ta toukoku­us­sa 2016.
  • Espoon koke­muk­sista ker­to­vaan jut­tusar­jaan voit tutus­tua verkos­sa.
  • Kansa-koulu-han­ket­ta rahoit­taa Ter­vey­den ja hyv­in­voin­nin laitos ja toteut­taa sosi­aalialan osaamiskeskuk­set.