Digitalisoituvassa maailmassa olemme jo tottuneet siihen, että yksityistä toimintaamme seurataan liike-elämän tarpeisiin. Ruokaostokset tallentuvat kaupan tietokantaan, ja ostoskäyttäytymistä analysoidaan markkinointitarkoituksissa. Sosiaalihuollon asiakastietoja ei voi hyödyntää samoin periaattein.

 

 

Sosi­aa­li­huol­lossa kyse on laki­sää­tei­sestä toi­min­nasta, jossa jul­ki­sen hal­lin­non vel­vol­li­suuk­siin kuu­luu käsi­tellä yksi­lön arka­luon­tei­sia­kin hen­ki­lö­tie­toja. Viran­hal­ti­jat­kin ovat sivul­li­sia asioissa, joi­den käsit­te­lyyn he eivät osallistu.
Asiak­kaan yksi­tyi­se­lämä on työn­te­ki­jöi­den sor­men­päissä. Siksi sosi­aa­li­huol­lon asiak­kaan tie­to­jen käsit­te­lyn ehdot­to­mana läh­tö­koh­tana on luottamuksellisuus.

Tie­toi­suus hen­ki­lö­tie­to­jen suo­jaa­mi­sen tär­key­destä on kas­va­nut Euroo­pan Unio­nin ylei­sen tie­to­suoja-ase­tuk­sen voi­maan­tu­lon myötä. Suo­messa on kui­ten­kin jo pit­kään sää­delty hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyä laeilla. Näitä on myös tar­ken­nettu sosi­aa­li­huol­toa kos­ke­vissa säädöksissä.

Miten asiak­kaan tie­to­suoja on sit­ten tähän men­nessä toteu­tu­nut? Ei aina hyvin, sillä asia­kas­pa­pe­reita on ajoit­tain pääs­syt vää­riin käsiin inhi­mil­lis­ten ereh­dys­ten seu­rauk­sena. Eikä pape­ri­tu­los­tei­den katoa­mi­sesta jää edes jälkiä.
Säh­köi­seen asia­kas­tie­don hal­lin­taan siir­ryt­täessä tavoit­teena onkin, että asiak­kaan tie­to­suoja para­nee ja hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyä pys­ty­tään val­vo­maan aiem­paa paremmin.

Kohti yhtenäistä toimintakulttuuria

Sosi­aa­li­huol­lossa digi­ta­li­saa­tio tar­koit­taa muun muassa val­ta­kun­nal­lis­ten tie­to­jär­jes­tel­mä­pal­ve­lu­jen käyt­töön­ot­toa. Tar­koi­tuk­sena on yhte­näis­tää val­ta­kun­nal­li­sesti asia­kas­tie­to­jen sisäl­töjä, nii­den käsit­te­lyn käy­tän­töjä ja tek­nistä yhteensopivuutta.

Tär­kein toi­min­nal­li­nen tavoite on, että jokai­sella sosi­aa­li­huol­lon ammat­ti­lai­sella on työssä tar­vit­ta­vat asia­kas­tie­dot käy­tet­tä­vis­sään sel­keässä ja ymmär­ret­tä­vässä muo­dossa. Tämä on osa pal­ve­lu­jen laa­dun parantamista.

Johdolla on asiakastietolain mukaan velvollisuus huolehtia henkilöstön osaamisesta asiakastietojen käsittelyssä.

Hyvä asia­kas­tie­to­jen saa­ta­vuus ja ehdo­ton vaa­ti­mus tie­don suo­jaa­mi­sesta ovat yhdessä vaa­tiva yhtälö. Siksi sosi­aa­li­huol­lon Kanta-pal­ve­lu­jen käyt­töön­ot­toon liit­tyy vaa­ti­muk­sia asia­kas­tie­to­jär­jes­tel­mien käy­tön­hal­lin­nalle. Kaik­kien jär­jes­tel­mien tulee täyt­tää samat vaa­ti­muk­set siitä, miten asia­kas­tie­dot suo­ja­taan oikeu­det­to­malta käytöltä.
Niin kauan kuin sosi­aa­li­huol­lossa on käy­tetty asia­kas­tie­to­jär­jes­tel­miä, nii­hin on annettu käyt­tö­oi­keuk­sia asia­kas­työtä teke­välle henkilöstölle.

Käyt­tö­oi­keuk­sien mää­rit­te­lyn käy­tän­nöt ovat kui­ten­kin vaih­del­leet suu­resti eri kun­nissa ja kun­tayh­ty­missä. Esi­mer­kiksi lai­tos­työssä ohjaa­jilla ei aina ole ollut lain­kaan pää­syä asia­kas­tie­to­jär­jes­tel­mään, mikä on vai­keut­ta­nut riit­tä­vien tie­to­jen saa­mista työn tekemiseksi.

Vuonna 2015 tuli voimaan laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista

Laissa sää­det­tiin ensim­mäistä ker­taa asia­kas­työtä teke­ville vel­vol­li­suus doku­men­toida työtä. Laki on sii­nä­kin mie­lessä mer­kit­tävä, että sillä yhte­näis­te­tään sekä doku­men­toin­nin tie­to­si­säl­töjä että käyt­tö­oi­keuk­sien mää­rit­te­lyä asiakastietoihin.

Asia­kir­ja­lain nojalla Ter­vey­den ja hyvin­voin­nin lai­tos on anta­nut mää­räyk­sen käyt­tö­oi­keuk­sien mää­rit­te­lyn perus­teista sosi­aa­li­huol­lon asia­kas­tie­toi­hin. Käyt­tö­oi­keu­det mää­ri­tel­lään samoin perus­tein kaik­kialla maassa.
Kun asia­kas esi­mer­kiksi vaih­taa paik­ka­kun­taa, uusi sosi­aa­li­työn­te­kijä voi hakea häntä kos­ke­via asia­kas­tie­toja val­ta­kun­nal­li­sesta arkistosta.

Kun käyt­tö­oi­keu­det on annettu yhte­näis­ten peri­aat­tei­den mukaan, ei tar­vitse arvailla, mihin tar­koi­tuk­siin arkis­toon tal­len­net­tua tie­toa voi­daan muu­alla käyttää.

Eri työ­teh­tä­vissä on eri­lai­set tie­to­tar­peet. Työn­te­kijä, joka vas­taa asiak­kaan koko­nais­val­tai­sesta pal­ve­lu­tar­peen arvioin­nista, tar­vit­see laa­jem­mat käyt­tö­oi­keu­det kuin yksit­täistä pal­ve­lua toteut­tava palveluntuottaja.

Käyt­tö­oi­keus­mää­räyk­sessä anne­taan esi­merk­kejä käyt­tä­jä­roo­leista ja niissä tar­vit­ta­vien käyt­tö­oi­keuk­sien laa­juu­desta. Näin pyri­tään eroon käy­tän­nöistä, joissa tie­to­jär­jes­tel­miin rää­tä­löi­dään käyt­tö­oi­keuk­sia pai­kal­li­sesti lukui­sin eri­lai­sin variaatioin.

Käyttöoikeudet ovat vain yksi tietosuojan elementti

Käyt­tö­oi­keuk­sien lisäksi asia­kas­tie­to­jen käsit­te­lyyn vaa­di­taan asiayh­teys. Asia­kas­tie­to­jär­jes­telmä tar­kas­taa aina, että yksit­täi­sen asiak­kaan tie­toja hakeva työn­te­kijä työs­ken­te­lee juuri siinä yksi­kössä, jossa asia­kas asioi. Ja kai­kissa vai­heissa työn­te­ki­jäl­tä­kin vaa­di­taan har­kin­taa. Vain työssä tar­vit­ta­via hen­ki­lö­tie­toja on lupa käsitellä.

Pape­ri­pi­noista har­vem­min etsi­tään sor­men­jäl­kiä, mutta säh­köi­sessä ympä­ris­tössä kai­kesta asia­kas­tie­to­jen käsit­te­lystä jää jäl­jet. Loki­tie­dos­ton avulla on mah­dol­lista seu­rata sitä, ketkä tie­toja ovat käsi­tel­leet tai kat­sel­leet ja mil­loin. Tar­vit­taessa pys­ty­tään siis sel­vit­tä­mään, onko tie­toja käsi­telty ilman työ­hön liit­ty­vää todel­lista tarvetta.

Tämä voi kuu­los­taa pelot­ta­val­ta­kin. Mitä ammat­ti­lai­nen enää uskal­taa tehdä, jos kaikki voi­daan jäl­jit­tää? On kui­ten­kin sekä asiak­kaan että ammat­ti­lai­sen etu, että asiak­kaalle pys­ty­tään tar­vit­taessa osoit­ta­maan, ketkä hänen hen­ki­lö­tie­to­jaan ovat käsi­tel­leet. Kun hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­tely on har­kit­tua ja teh­tä­viin suh­teu­tet­tua, ollaan oikealla tiellä.

Tietosuojaa koskevien kysymysten kanssa ei tarvitse jäädä yksin

Työssä voi tar­vit­taessa kään­tyä oman orga­ni­saa­tion tie­to­suo­ja­vas­taa­van puoleen.
Toi­min­tayk­si­kön joh­ta­jalla on asia­kas­tie­to­lain mukaan vel­vol­li­suus huo­leh­tia hen­ki­lös­tön osaa­mi­sesta asia­kas­tie­to­jen käsittelyssä.

Lisäksi Kansa-koulu-hanke ja sosi­aa­lia­lan osaa­mis­kes­kuk­set ovat val­men­ta­neet sosi­aa­lia­lalle yli kak­si­tu­hatta kir­jaa­mis­val­men­ta­jaa. Tie­dätkö, kuka on sinun kirjaamisvalmentajasi?

Antero Leh­mus­koski
Saija Sii­vo­nen

Kir­joit­ta­jat toi­mi­vat eri­kois­suun­nit­te­li­joina Ter­vey­den ja hyvin­voin­nin lai­tok­sen Ope­ra­tii­vi­sen toi­min­nan ohjaus ‑yksi­kössä.

1. Sosi­aa­li­huol­lon ammat­ti­lai­sella tulee olla työssä tar­vit­ta­vat asia­kas­tie­dot käy­tet­tä­vis­sään, jotta työtä voi tehdä.

2. Ammat­ti­lai­sella on lupa käsi­tellä vain työssä tar­vit­ta­via asiak­kaan henkilötietoja.

3. Asiak­kaan pal­ve­lu­tar­peen arvioin­nista vas­taava ammat­ti­lai­nen tar­vit­see laa­jem­mat käyt­tö­oi­keu­det kuin palveluntuottaja.

4. Loki­tie­dos­toista voi­daan seu­rata ja tar­vit­taessa osoit­taa asiak­kaalle, ketkä tie­toja ovat käsi­tel­leet ja milloin.

5. Tar­vit­taessa voi­daan sel­vit­tää, onko tie­toja käsi­telty ilman työ­hön liit­ty­vää todel­lista tarvetta.