Digitalisoituvassa maailmassa olemme jo tottuneet siihen, että yksityistä toimintaamme seurataan liike-elämän tarpeisiin. Ruokaostokset tallentuvat kaupan tietokantaan, ja ostoskäyttäytymistä analysoidaan markkinointitarkoituksissa. Sosiaalihuollon asiakastietoja ei voi hyödyntää samoin periaattein.

 

 

Sosi­aal­i­huol­los­sa kyse on lak­isääteis­es­tä toimin­nas­ta, jos­sa julkisen hallinnon velvol­lisuuk­si­in kuu­luu käsitel­lä yksilön arkalu­on­teisi­akin henkilöti­eto­ja. Viran­halti­jatkin ovat sivullisia asiois­sa, joiden käsit­te­lyyn he eivät osal­lis­tu.
Asi­akkaan yksi­tyiselämä on työn­tek­i­jöi­den sor­men­päis­sä. Sik­si sosi­aal­i­huol­lon asi­akkaan tieto­jen käsit­te­lyn ehdot­tomana lähtöko­htana on luot­ta­muk­sel­lisu­us.

Tietoisu­us henkilöti­eto­jen suo­jaamisen tärkey­destä on kas­vanut Euroopan Union­in yleisen tieto­suo­ja-ase­tuk­sen voimaan­tu­lon myötä. Suomes­sa on kuitenkin jo pitkään säädel­ty henkilöti­eto­jen käsit­te­lyä laeil­la. Näitä on myös tarken­net­tu sosi­aal­i­huoltoa koske­vis­sa säädök­sis­sä.

Miten asi­akkaan tieto­suo­ja on sit­ten tähän men­nessä toteu­tunut? Ei aina hyvin, sil­lä asi­akas­pa­pere­i­ta on ajoit­tain päässyt vääri­in käsi­in inhimil­lis­ten ere­hdys­ten seu­rauk­se­na. Eikä paper­it­u­lostei­den katoamis­es­ta jää edes jälk­iä.
Sähköiseen asi­akastiedon hallintaan siir­ryt­täessä tavoit­teena onkin, että asi­akkaan tieto­suo­ja para­nee ja henkilöti­eto­jen käsit­te­lyä pystytään valvo­maan aiem­paa parem­min.

Kohti yhtenäistä toimintakulttuuria

Sosi­aal­i­huol­los­sa dig­i­tal­isaa­tio tarkoit­taa muun muas­sa val­takun­nal­lis­ten tieto­jär­jestelmä­palvelu­jen käyt­töönot­toa. Tarkoituk­se­na on yht­enäistää val­takun­nal­lis­es­ti asi­akasti­eto­jen sisältöjä, niiden käsit­te­lyn käytän­töjä ja teknistä yhteen­sopivu­ut­ta.

Tärkein toimin­nalli­nen tavoite on, että jokaisel­la sosi­aal­i­huol­lon ammat­ti­laisel­la on työssä tarvit­ta­vat asi­akastiedot käytet­tävis­sään selkeässä ja ymmär­ret­tävässä muo­dos­sa. Tämä on osa palvelu­jen laadun paran­tamista.

Johdolla on asiakastietolain mukaan velvollisuus huolehtia henkilöstön osaamisesta asiakastietojen käsittelyssä.

Hyvä asi­akasti­eto­jen saatavu­us ja ehdo­ton vaa­timus tiedon suo­jaamis­es­ta ovat yhdessä vaa­ti­va yhtälö. Sik­si sosi­aal­i­huol­lon Kan­ta-palvelu­jen käyt­töönot­toon liit­tyy vaa­timuk­sia asi­akasti­eto­jär­jestelmien käytön­hallinnalle. Kaikkien jär­jestelmien tulee täyt­tää samat vaa­timuk­set siitä, miten asi­akastiedot suo­jataan oikeudet­toma­l­ta käytöltä.
Niin kauan kuin sosi­aal­i­huol­los­sa on käytet­ty asi­akasti­eto­jär­jestelmiä, niihin on annet­tu käyt­töoikeuk­sia asi­akastyötä tekevälle henkilöstölle.

Käyt­töoikeuk­sien määrit­te­lyn käytän­nöt ovat kuitenkin vai­hdelleet suuresti eri kun­nis­sa ja kun­tay­htymis­sä. Esimerkik­si laitostyössä ohjaa­jil­la ei aina ole ollut lainkaan pääsyä asi­akasti­eto­jär­jestelmään, mikä on vaikeut­tanut riit­tävien tieto­jen saamista työn tekemisek­si.

Vuonna 2015 tuli voimaan laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista

Lais­sa säädet­ti­in ensim­mäistä ker­taa asi­akastyötä tekeville velvol­lisu­us doku­men­toi­da työtä. Laki on siinäkin mielessä merkit­tävä, että sil­lä yht­enäis­tetään sekä doku­men­toin­nin tieto­sisältöjä että käyt­töoikeuk­sien määrit­te­lyä asi­akasti­etoi­hin.

Asi­akir­jalain nojal­la Ter­vey­den ja hyv­in­voin­nin laitos on antanut määräyk­sen käyt­töoikeuk­sien määrit­te­lyn perusteista sosi­aal­i­huol­lon asi­akasti­etoi­hin. Käyt­töoikeudet määritel­lään samoin perustein kaikkial­la maas­sa.
Kun asi­akas esimerkik­si vai­h­taa paikkakun­taa, uusi sosi­aal­i­työn­tek­i­jä voi hakea hän­tä koske­via asi­akasti­eto­ja val­takun­nal­lis­es­ta ark­istos­ta.

Kun käyt­töoikeudet on annet­tu yht­enäis­ten peri­aat­tei­den mukaan, ei tarvitse arvail­la, mihin tarkoituk­si­in ark­istoon tal­len­net­tua tietoa voidaan muual­la käyt­tää.

Eri työte­htävis­sä on eri­laiset tieto­tarpeet. Työn­tek­i­jä, joka vas­taa asi­akkaan kokon­ais­val­tais­es­ta palve­lu­tarpeen arvioin­nista, tarvit­see laa­jem­mat käyt­töoikeudet kuin yksit­täistä palvelua toteut­ta­va palvelun­tuot­ta­ja.

Käyt­töoikeusmääräyk­sessä annetaan esimerkke­jä käyt­täjärooleista ja niis­sä tarvit­tavien käyt­töoikeuk­sien laa­ju­ud­es­ta. Näin pyritään eroon käytän­nöistä, jois­sa tieto­jär­jestelmi­in räätälöidään käyt­töoikeuk­sia paikallis­es­ti lukuisin eri­laisin vari­aa­tioin.

Käyttöoikeudet ovat vain yksi tietosuojan elementti

Käyt­töoikeuk­sien lisäk­si asi­akasti­eto­jen käsit­te­lyyn vaa­di­taan asi­ay­hteys. Asi­akasti­eto­jär­jestelmä tarkas­taa aina, että yksit­täisen asi­akkaan tieto­ja hake­va työn­tek­i­jä työsken­telee juuri siinä yksikössä, jos­sa asi­akas asioi. Ja kaikissa vai­heis­sa työn­tek­i­jältäkin vaa­di­taan hark­in­taa. Vain työssä tarvit­tavia henkilöti­eto­ja on lupa käsitel­lä.

Paperipinoista harvem­min etsitään sor­men­jälk­iä, mut­ta sähköisessä ympäristössä kaikesta asi­akasti­eto­jen käsit­telystä jää jäl­jet. Lok­i­tiedos­ton avul­la on mah­dol­lista seu­ra­ta sitä, ketkä tieto­ja ovat käsitelleet tai kat­selleet ja mil­loin. Tarvit­taes­sa pystytään siis selvit­tämään, onko tieto­ja käsitel­ty ilman työhön liit­tyvää todel­lista tarvet­ta.

Tämä voi kuu­lostaa pelot­taval­takin. Mitä ammat­ti­lainen enää uskaltaa tehdä, jos kaik­ki voidaan jäljit­tää? On kuitenkin sekä asi­akkaan että ammat­ti­laisen etu, että asi­akkaalle pystytään tarvit­taes­sa osoit­ta­maan, ketkä hänen henkilöti­eto­jaan ovat käsitelleet. Kun henkilöti­eto­jen käsit­te­ly on harkit­tua ja tehtävi­in suh­teutet­tua, ollaan oikeal­la tiel­lä.

Tietosuojaa koskevien kysymysten kanssa ei tarvitse jäädä yksin

Työssä voi tarvit­taes­sa kään­tyä oman organ­isaa­tion tieto­suo­javas­taa­van puoleen.
Toim­intayk­sikön johta­jal­la on asi­akasti­eto­lain mukaan velvol­lisu­us huole­htia henkilöstön osaamis­es­ta asi­akasti­eto­jen käsit­telyssä.

Lisäk­si Kansa-koulu-han­ke ja sosi­aalialan osaamiskeskuk­set ovat val­men­ta­neet sosi­aalialalle yli kak­si­tuhat­ta kir­jaamis­val­men­ta­jaa. Tiedätkö, kuka on sin­un kir­jaamis­val­men­ta­jasi?

Antero Lehmuskos­ki
Sai­ja Siivo­nen

Kir­joit­ta­jat toimi­vat erikois­su­un­nit­telijoina Ter­vey­den ja hyv­in­voin­nin laitok­sen Oper­ati­ivisen toimin­nan ohjaus ‑yksikössä.

1. Sosi­aal­i­huol­lon ammat­ti­laisel­la tulee olla työssä tarvit­ta­vat asi­akastiedot käytet­tävis­sään, jot­ta työtä voi tehdä.

2. Ammat­ti­laisel­la on lupa käsitel­lä vain työssä tarvit­tavia asi­akkaan henkilöti­eto­ja.

3. Asi­akkaan palve­lu­tarpeen arvioin­nista vas­taa­va ammat­ti­lainen tarvit­see laa­jem­mat käyt­töoikeudet kuin palvelun­tuot­ta­ja.

4. Lok­i­tiedos­toista voidaan seu­ra­ta ja tarvit­taes­sa osoit­taa asi­akkaalle, ketkä tieto­ja ovat käsitelleet ja mil­loin.

5. Tarvit­taes­sa voidaan selvit­tää, onko tieto­ja käsitel­ty ilman työhön liit­tyvää todel­lista tarvet­ta.