Digitalisoituvassa maailmassa olemme jo tottuneet siihen, että yksityistä toimintaamme seurataan liike-elämän tarpeisiin. Ruokaostokset tallentuvat kaupan tietokantaan, ja ostoskäyttäytymistä analysoidaan markkinointitarkoituksissa. Sosiaalihuollon asiakastietoja ei voi hyödyntää samoin periaattein.

 

 

Sosiaa­li­huol­lossa kyse on lakisää­tei­sestä toimin­nasta, jossa julkisen hallinnon velvol­li­suuksiin kuuluu käsitellä yksilön arkaluon­tei­siakin henki­lö­tietoja. Viran­hal­ti­jatkin ovat sivul­lisia asioissa, joiden käsit­telyyn he eivät osallistu.
Asiakkaan yksityi­selämä on työnte­ki­jöiden sormen­päissä. Siksi sosiaa­li­huollon asiakkaan tietojen käsit­telyn ehdot­tomana lähtö­kohtana on luotta­muk­sel­lisuus.

Tietoisuus henki­lö­tie­tojen suojaa­misen tärkey­destä on kasvanut Euroopan Unionin yleisen tieto­suoja-asetuksen voimaan­tulon myötä. Suomessa on kuitenkin jo pitkään säädelty henki­lö­tie­tojen käsit­telyä laeilla. Näitä on myös tarken­nettu sosiaa­li­huoltoa koske­vissa säädök­sissä.

Miten asiakkaan tieto­suoja on sitten tähän mennessä toteu­tunut? Ei aina hyvin, sillä asiakas­pa­pe­reita on ajoittain päässyt vääriin käsiin inhimil­listen erehdysten seurauksena. Eikä paperi­tu­los­teiden katoa­mi­sesta jää edes jälkiä.
Sähköiseen asiakas­tiedon hallintaan siirryt­täessä tavoit­teena onkin, että asiakkaan tieto­suoja paranee ja henki­lö­tie­tojen käsit­telyä pystytään valvomaan aiempaa paremmin.

Kohti yhtenäistä toimintakulttuuria

Sosiaa­li­huol­lossa digita­li­saatio tarkoittaa muun muassa valta­kun­nal­listen tieto­jär­jes­tel­mä­pal­ve­lujen käyttöön­ottoa. Tarkoi­tuksena on yhtenäistää valta­kun­nal­li­sesti asiakas­tie­tojen sisältöjä, niiden käsit­telyn käytäntöjä ja teknistä yhteen­so­pi­vuutta.

Tärkein toimin­nal­linen tavoite on, että jokai­sella sosiaa­li­huollon ammat­ti­lai­sella on työssä tarvit­tavat asiakas­tiedot käytet­tä­vissään selkeässä ja ymmär­ret­tä­vässä muodossa. Tämä on osa palve­lujen laadun paran­ta­mista.

Johdolla on asiakastietolain mukaan velvollisuus huolehtia henkilöstön osaamisesta asiakastietojen käsittelyssä.

Hyvä asiakas­tie­tojen saatavuus ja ehdoton vaatimus tiedon suojaa­mi­sesta ovat yhdessä vaativa yhtälö. Siksi sosiaa­li­huollon Kanta-palve­lujen käyttöön­ottoon liittyy vaati­muksia asiakas­tie­to­jär­jes­telmien käytön­hal­lin­nalle. Kaikkien järjes­telmien tulee täyttää samat vaati­mukset siitä, miten asiakas­tiedot suojataan oikeu­det­to­malta käytöltä.
Niin kauan kuin sosiaa­li­huol­lossa on käytetty asiakas­tie­to­jär­jes­telmiä, niihin on annettu käyttö­oi­keuksia asiakas­työtä tekevälle henki­lös­tölle.

Käyttö­oi­keuksien määrit­telyn käytännöt ovat kuitenkin vaihdelleet suuresti eri kunnissa ja kuntayh­ty­missä. Esimer­kiksi laitos­työssä ohjaa­jilla ei aina ole ollut lainkaan pääsyä asiakas­tie­to­jär­jes­telmään, mikä on vaikeut­tanut riittävien tietojen saamista työn tekemi­seksi.

Vuonna 2015 tuli voimaan laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista

Laissa säädettiin ensim­mäistä kertaa asiakas­työtä tekeville velvol­lisuus dokumen­toida työtä. Laki on siinäkin mielessä merkittävä, että sillä yhtenäis­tetään sekä dokumen­toinnin tieto­si­sältöjä että käyttö­oi­keuksien määrit­telyä asiakas­tie­toihin.

Asiakir­jalain nojalla Terveyden ja hyvin­voinnin laitos on antanut määräyksen käyttö­oi­keuksien määrit­telyn perus­teista sosiaa­li­huollon asiakas­tie­toihin. Käyttö­oi­keudet määri­tellään samoin perustein kaikkialla maassa.
Kun asiakas esimer­kiksi vaihtaa paikka­kuntaa, uusi sosiaa­li­työn­tekijä voi hakea häntä koskevia asiakas­tietoja valta­kun­nal­li­sesta arkis­tosta.

Kun käyttö­oi­keudet on annettu yhtenäisten periaat­teiden mukaan, ei tarvitse arvailla, mihin tarkoi­tuksiin arkistoon tallen­nettua tietoa voidaan muualla käyttää.

Eri työteh­tä­vissä on erilaiset tieto­tarpeet. Työntekijä, joka vastaa asiakkaan kokonais­val­tai­sesta palve­lu­tarpeen arvioin­nista, tarvitsee laajemmat käyttö­oi­keudet kuin yksit­täistä palvelua toteuttava palve­lun­tuottaja.

Käyttö­oi­keus­mää­räyk­sessä annetaan esimerkkejä käyttä­jä­roo­leista ja niissä tarvit­tavien käyttö­oi­keuksien laajuu­desta. Näin pyritään eroon käytän­nöistä, joissa tieto­jär­jes­telmiin räätä­löidään käyttö­oi­keuksia paikal­li­sesti lukuisin erilaisin variaa­tioin.

Käyttöoikeudet ovat vain yksi tietosuojan elementti

Käyttö­oi­keuksien lisäksi asiakas­tie­tojen käsit­telyyn vaaditaan asiayhteys. Asiakas­tie­to­jär­jes­telmä tarkastaa aina, että yksit­täisen asiakkaan tietoja hakeva työntekijä työsken­telee juuri siinä yksikössä, jossa asiakas asioi. Ja kaikissa vaiheissa työnte­ki­jäl­täkin vaaditaan harkintaa. Vain työssä tarvit­tavia henki­lö­tietoja on lupa käsitellä.

Paperi­pi­noista harvemmin etsitään sormen­jälkiä, mutta sähköi­sessä ympäris­tössä kaikesta asiakas­tie­tojen käsit­te­lystä jää jäljet. Lokitie­doston avulla on mahdol­lista seurata sitä, ketkä tietoja ovat käsitelleet tai katselleet ja milloin. Tarvit­taessa pystytään siis selvit­tämään, onko tietoja käsitelty ilman työhön liittyvää todel­lista tarvetta.

Tämä voi kuulostaa pelot­ta­val­takin. Mitä ammat­ti­lainen enää uskaltaa tehdä, jos kaikki voidaan jäljittää? On kuitenkin sekä asiakkaan että ammat­ti­laisen etu, että asiak­kaalle pystytään tarvit­taessa osoit­tamaan, ketkä hänen henki­lö­tie­tojaan ovat käsitelleet. Kun henki­lö­tie­tojen käsittely on harkittua ja tehtäviin suhteu­tettua, ollaan oikealla tiellä.

Tietosuojaa koskevien kysymysten kanssa ei tarvitse jäädä yksin

Työssä voi tarvit­taessa kääntyä oman organi­saation tieto­suo­ja­vas­taavan puoleen.
Toimin­tayk­sikön johta­jalla on asiakas­tie­tolain mukaan velvol­lisuus huolehtia henki­löstön osaami­sesta asiakas­tie­tojen käsit­te­lyssä.

Lisäksi Kansa-koulu-hanke ja sosiaa­lialan osaamis­kes­kukset ovat valmen­taneet sosiaa­lia­lalle yli kaksi­tu­hatta kirjaa­mis­val­men­tajaa. Tiedätkö, kuka on sinun kirjaa­mis­val­men­tajasi?

Antero Lehmus­koski
Saija Siivonen

Kirjoit­tajat toimivat erikois­suun­nit­te­li­joina Terveyden ja hyvin­voinnin laitoksen Opera­tii­visen toiminnan ohjaus ‑yksikössä.

1. Sosiaa­li­huollon ammat­ti­lai­sella tulee olla työssä tarvit­tavat asiakas­tiedot käytet­tä­vissään, jotta työtä voi tehdä.

2. Ammat­ti­lai­sella on lupa käsitellä vain työssä tarvit­tavia asiakkaan henki­lö­tietoja.

3. Asiakkaan palve­lu­tarpeen arvioin­nista vastaava ammat­ti­lainen tarvitsee laajemmat käyttö­oi­keudet kuin palve­lun­tuottaja.

4. Lokitie­dos­toista voidaan seurata ja tarvit­taessa osoittaa asiak­kaalle, ketkä tietoja ovat käsitelleet ja milloin.

5. Tarvit­taessa voidaan selvittää, onko tietoja käsitelty ilman työhön liittyvää todel­lista tarvetta.