Sosiaalihuollossa on vuosia tehty töitä määrämuotoisen kirjaamisen kehittämiseksi ja asiakirjojen rakenteisen tallentamisen edistämiseksi. Työ jatkuu, mutta yhtenä haasteena on nyt kirjaamiskoulutusten rahoitus.

 

 

Vuosi­na 2005–2011 toimin­ut Sosi­aalialan tietote­knolo­gian kehit­tämis­hanke (Tike­sos) loi perus­tan ja suun­tavi­ivat sosi­aal­i­huol­lon tiedonhallinnan uud­is­tuk­selle. Työtä on jatket­tu Kansa-han­kkeessa Ter­vey­den ja hyv­in­voin­nin laitok­sen (THL) johta­mana.

Kansa-han­kkeessa on tehty asi­akasti­eto­jen ja niiden käsit­te­lyn yhden­mukaistamista sekä kehitet­ty Kan­ta-palvelu­ja sosi­aal­i­huol­lon tarpeisi­in.

Tike­sos-han­kkeessa määritelti­in eri sosi­aali­palvelu­jen asi­akas­doku­men­taa­tios­sa tarvit­tavia tieto­sisältöjä ja ‑kokon­aisuuk­sia. Han­kkeessa teh­dyn poh­jatyön jäl­keen THL on määritel­lyt eri palve­lute­htävis­sä ja sosi­aali­palveluis­sa tarvit­ta­vat asi­akastiedot ja niiden kir­jaamista tuke­vat tieto­sisäl­löt ja ‑rak­en­teet sekä palvelupros­es­sit. Nämä otta­vat huomioon ole­mas­sa ole­van lain­säädän­nön vaa­timuk­set asi­akastyön kir­jaamises­sa ja muus­sa käsit­telyssä.

Lisäk­si määrit­telyssä on huomioitu val­takun­nal­liset tilas­to- ja rek­ister­i­tiedonkeruu sekä uud­is­tu­va sosi­aal­i­huol­lon rek­isteri.

Merkit­tävänä tek­i­jänä sosi­aal­i­huol­lon tiedonhallinnan reformis­sa on ollut laki sosi­aal­i­huol­lon asi­akasasi­akir­joista. Siinä sääde­tään yhden­mukai­sista menet­te­ly­tavoista asi­akasti­eto­jen käsit­telyssä sekä vahvis­te­taan THL:n vira­nomaisen rooli antaa määräyk­siä asi­akir­joi­hin kir­jat­tavista tiedoista, tietorak­en­teista, palve­lute­htävistä ja käyt­töoikeu­den perusteista sosi­aal­i­huol­lon asi­akasti­etoi­hin.

Määräys sosi­aal­i­huol­lon palve­lute­htävistä annet­ti­in 2016 ja määräys käyt­töoikeuk­sien perusteista 2017. Nämä määräyk­set on otet­ta­va käyt­töön, kun organ­isaa­tio liit­tyy val­takun­nal­liseen sosi­aal­i­huol­lon ark­istoon, kuitenkin viimeistään uud­is­tu­vas­sa lais­sa sosi­aali- ja ter­vey­den­huol­lon asi­akasti­eto­jen sähköis­es­tä käsit­telystä määritel­lyis­sä aikatauluis­sa.

Yhtenäisen kirjaamisen monet hyödyt

Yht­enäiset sosi­aal­i­huol­lon asi­akir­jarak­en­teet tuke­vat määrä­muo­toista asi­akastyön kir­jaamista ja työn näkyväk­si tekemistä. Yhden­mukaisu­u­den avul­la saadaan lisäk­si ver­tailukelpoista tietoa sosi­aal­i­huol­lon asi­akkuuk­sia ja palvelui­ta koske­vista tieto­tarpeista tois­si­jaiseen käyt­töön. Laki tästä tuli voimaan huhtiku­us­sa 2019.

Tois­si­jaisel­la käytöl­lä tarkoite­taan sitä, että sosi­aal­i­huol­lon toimin­nas­sa syn­tyneitä asi­akas- ja rek­ister­i­ti­eto­ja voidaan käyt­tää muus­sakin kuin ensisi­jaises­sa käyt­tö­tarkoituk­ses­sa, jon­ka vuok­si ne on alun perin tal­len­net­tu.

Noin kolme neljäsosaa sosiaalipalvelujen henkilöstöstä ei vielä ole saanut kirjaamis­valmennusta.

Jatkos­sa sosi­aal­i­huol­lon asi­akasti­eto­ja voidaan hyö­dyn­tää myös tilas­toin­ti­in, tutkimuk­seen ja palvelu­iden arvioin­ti­in sekä asi­akastyön kehit­tämiseen.

Työn­tek­i­jöi­den kir­jaamiskäytän­teet ja kir­jaamisen laatu ovat siis merkit­tävässä roolis­sa tietopo­h­jan kehit­tämisessä ja sen moni­u­lot­teises­sa hyö­dyn­tämisessä.

Rahoitus kuntoon

Sosi­aalialan osaamiskeskusten Kansa-koulu-han­kkeel­la on ollut iso rooli määrä­muo­toisen kir­jaamisen tukemises­sa ja yht­enäis­ten kir­jaamiskäytän­tö­jen edis­tämisessä sosi­aal­i­huol­los­sa eri puo­lil­la Suomea. Sik­si sosi­aalialan osaamiskeskusten huoli kir­jaamis­val­men­nuk­sen ja Kansa koulu ‑han­kkeen jatku­mis­es­ta on aiheelli­nen. Noin kolme neljä­sosaa julk­isten ja yksi­ty­is­ten sosi­aali­palvelu­jen henkilöstöstä ei vielä ole saanut kir­jaamis­val­men­nus­ta, eikä rahoi­tus­ta kir­jaamis­val­men­nuk­sen jatku­miseen ole täl­lä het­kel­lä näköpi­iris­sä.

Kir­jaamis­val­men­nuk­sen vält­tämät­tömyy­teen kiin­nitet­ti­in huomio­ta myös sosi­aal­i­työn tule­vaisu­us­selvi­tyk­sessä, jos­sa edel­lytetään rahoi­tus­ta sosi­aalialan osaamiskeskuk­sille kir­jaamis­val­men­nuk­sen tur­vaamisek­si.

Yht­enäi­nen kir­jaami­nen on tarpeen, jot­ta tekni­sistä ratkaisu­ista, kuten Kan­ta-palveluista, saadaan suun­nitel­lut hyödyt irti. Jatkos­sa sosi­aal­i­huol­lon doku­men­toin­ti tehdään KELA:n ylläpitämään Sosi­aal­i­huol­lon asi­akastiedon ark­istoon, joka on osa Kan­ta-palvelu­jen kokon­aisu­ut­ta.

Kohta pakollista

Kan­taan liit­tymisen vapaae­htoisu­us julk­isil­ta ja yksi­ty­isiltä sosi­aal­i­huol­lon toim­i­joil­ta pois­tuu muu­ta­man vuo­den kulues­sa.

Kan­taan liit­tymisen vai­heis­tuk­ses­ta ja aikataulus­ta sääde­tään uudessa asi­akasti­eto­lais­sa (Laki sosi­aali- ja ter­vey­den­huol­lon asi­akasti­eto­jen sähköis­es­tä käsit­telystä), jota parhail­laan valmis­tel­laan STM:ssä.

Asi­akasti­eto­lain ja Kan­ta-palvelui­hin liit­tymisen myötä asi­akastiedot muo­dosta­vat asi­akas­rek­isterin ja ilmoi­tus­rek­isterin use­an eri rek­isterin sijaan, mikä mah­dol­lis­taa tieto­jen parem­man saatavu­u­den toimi­alan sisäl­lä (Kan­ta-­palvelu­jen käyt­tööno­ton aikataulut 2017).

Yht­enäi­nen ja määrä­muo­toinen kir­jaami­nen edel­lyt­tää THL:n määrit­tämien asi­akir­jarak­en­tei­den käyt­töönot­toa. Asi­akasasi­akir­jarak­en­teet löy­tyvät THL:n ylläpitämästä Sos­meta-palvelus­ta.

THL tulee anta­maan sosi­aal­i­huol­lon asi­akasasi­akir­jalaki­in perus­tu­vat määräyk­set asi­akasasi­akir­jarak­en­teista vuon­na 2021, mut­ta sitä ennen jär­jestetään vielä kuulemiskier­roksia. Tarkem­mat tiedot kuulemi­sista löy­tyvät THL:n sivuil­ta Sosi­aal­i­huol­lon asi­akir­jarak­en­tei­den kuulemiset 2019–2020.

– Sosi­aal­i­huol­lon määrä­muo­toinen kir­jaami­nen ja Kan­taan liit­tymi­nen tule­vat pakol­lisik­si.
– Sosi­aalialan osaamiskeskusten kir­jaamis­val­men­nus on tur­vat­ta­va.
– Sosi­aal­i­huol­lon asi­akasasi­akir­jarak­en­teista jär­jestetään kuulemisia 2019–2020. Kuulemiskier­ros on alka­nut palve­lute­htäville yhtei­sistä asi­akasasi­akir­jo­jen kuulemi­sista ja jatkuu palve­lute­htäväko­htais­ten asi­akasasi­akir­jo­jen kuulemisil­la.
– Kuulemis­ten jäl­keen THL antaa määräyk­sen sosi­aal­i­huol­lon asi­akasasi­akir­jarak­en­teista vuon­na 2021.

Miina Ara­järvi
erikois­su­un­nit­teli­ja, THL

Min­na Ström­berg-Jak­ka
STM:n sosi­aal­i­työn tule­vaisu­us ‑selvi­tyshenkilöryh­män jäsen

 

Lue lisää
Selvi­tys palveluko­htai­sista asiakastiedoista(2009)
Laki sosi­aal­i­huol­lon asi­akasasi­akir­joista (254/2015)
Laki sosi­aali- ja ter­veysti­eto­jen tois­si­jais­es­ta käytöstä (552/2019).
Blo­gi 10.10.2019
Sosi­aal­i­työn tule­vaisu­us­selvi­tys (2019)
Kan­ta-palvelu­jen käyt­tööno­ton aikataulut sosi­aal­i­huol­los­sa on julka­istu. 1.12.2017
Sosi­aal­i­huol­lon asi­akasasi­akir­jarak­en­tei­den kuulemiset 2019–2020