Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri Eksote liittyy toukokuussa Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ensimmäisten toimijoiden joukossa Suomessa.

 

Suomes­sa kaik­ki sosi­aal­i­huol­lon asi­akastiedot tul­laan tal­len­ta­maan keskitet­tyyn Sosi­aal­i­huol­lon asi­akastiedon ark­istoon Kan­ta-palvelui­hin. SosKan­ta-han­ke on Eksoten hallinnoima ja THL:n rahoit­ta­ma han­ke, jon­ka yhteistyökump­paneina toimi­vat THL:n lisäk­si Kela ja Tieto Oyj. Han­ke alkoi syksyl­lä 2016 ja päät­tyy kulu­van vuo­den lopus­sa.

Asi­akasti­eto­jen tal­len­t­a­mi­nen Kelan Kan­ta-palvelu­jen Sosi­aal­i­huol­lon asi­akastiedon ark­istoon aloite­taan toukoku­us­sa.

– Tekniset valmis­te­lut ovat hyvin pitkäl­lä, toteaa SosKan­ta-pro­jek­tipääl­likkönä toimi­va Eksoten IT-palvelupääl­likkö Min­na Kälviä.

Eksote pilo­toi asi­akastiedon ark­iston ensim­mäisen vai­heen liit­tymisen. Täl­lä viitoite­taan tietä muiden organ­isaa­tioiden Kan­ta-inte­graa­ti­olle. Han­kkeessa tuote­taan mate­ri­aalia ja ohjei­ta Sosi­aal­i­huol­lon asi­akastiedon sähköisen ark­iston käyt­töönot­toon myös muille organ­isaa­tioille.

Sosiaalihuollossa syntyy paljon asiakirjoja, joiden arkistoiminen ei ole mutkatonta.

Eksote tes­taa liit­tymisen ja aloit­taa ark­iston tuotan­tokäytön. Ennen liit­tymistä on toteutet­tu asi­akasti­eto­jär­jestelmään kaik­ki tieto­jen tal­len­tamista ja hakemista varten vaa­dit­ta­vat toimin­nal­lisu­udet.

Liit­tymisen jäl­keen asi­akastiedot ovat aluk­si vain rek­ister­in­pitäjän, Eksoten omas­sa käytössä. Myöhem­mis­sä vai­heis­sa palvelua kehitetään siten, että sosi­aal­i­huol­lon asi­akastiedot ovat tarvit­taes­sa myös muiden organ­isaa­tioiden käytet­tävis­sä. Lop­ul­ta asi­akas pääsee itse näkemään hänestä laa­di­tut sosi­aal­i­huol­lon asi­akir­jat Omakan­nan kaut­ta.

Kan­ta-palvelui­hin liit­tymisvelvoit­teesta tul­laan säätämään asi­akasti­eto­lais­sa. Vai­heen toteu­tus edel­lyt­tää muu­tok­sia laki­in sosi­aali- ja ter­vey­den­huol­lon asi­akasti­eto­jen sähköis­es­tä käsit­telystä.

Kirjaaminen uudistuu

Min­na Kälviän mielestä muu­tok­selle on tarve ole­mas­sa. Sosi­aal­i­huol­los­sa syn­tyy val­ta­va määrä pape­ria, jon­ka ark­istoimi­nen ja hyö­dyn­tämi­nen ei ole mutka­ton­ta. Etelä-Kar­jalan maakun­nal­lises­sa toim­inta­mallis­sa väli­matkat luo­vat käytän­nön työlle omat vaa­timuk­set.

Sähköi­nen Kan­ta-ark­isto ratkaisee myös pysyvän ark­istoin­nin ongel­man. Yhteiseen ark­istoon tal­len­netut, yhä määrä­muo­toisem­min tuote­tut tiedot ovat käyt­töoikeuk­sien mukaises­ti kenen tahansa sosi­aalialan ammat­ti­laisen haet­tavis­sa ja ymmär­ret­tävis­sä.

– Tiedot ovat ajan­ta­saisia ja käytet­tävis­sä siel­lä, mis­sä niitä asi­akkaan palvelemiseen juuri sil­lä het­kel­lä tarvi­taan. Toki muu­tos vaatii toteu­tu­ak­seen muu­ta­man vuo­den, Kälviä sanoo.

SosKan­ta-han­ke tukee THL:n sosi­aal­i­huol­lon val­takun­nal­lisen tieto­jär­jestelmä­palvelu­iden ja määrä­muo­toisen kir­jaamisen toimeen­panohanket­ta, Kansa-han­ket­ta. Määrä­muo­toisen kir­jaamisen käyt­tööno­tol­la on valmis­tet­tu sosi­aal­i­huol­lon organ­isaa­tioi­ta Kan­ta-palvelui­hin siir­tymiseen.

Kan­ta-liit­tymisessä konkreti­soituu monien vuosien val­takun­nalli­nen muu­tostyö. THL on saanut valmi­ik­si suuren määrän kir­jaamista tuke­via ja ohjaavia kansal­lisia asi­akir­jarak­en­tei­ta, luok­i­tuk­sia ja pros­esse­ja. Muu­tostyö aloitet­ti­in Tike­sos-han­kkeessa (2005–2011), minkä aikana kehitet­ti­in sosi­aal­i­huol­lon asi­akastiedon käsit­telyssä tarvit­tavaa teknolo­giaa ja asi­akastiedon sisältöjä. THL jatkaa tätä työtä sekä tukee organ­isaa­tioi­ta käyt­tööno­tois­sa.

Muu­tostyöhön on vaikut­tanut myös lain­säädän­tö. Kolme vuot­ta voimas­sa ollut asi­akasasi­akir­jala­ki on yhden­mukaistanut menet­te­ly­tapo­ja käsiteltäessä sosi­aal­i­huol­lon asi­akas­ta koske­via tieto­ja.

– Huomioon tulee ottaa myös uusi sosi­aal­i­huolto­la­ki ja tuore laki sosi­aal­i­huol­lon ammat­ti­henkilöistä, Kälviä muis­tut­taa.

Eksote on tehnyt yhteistyökump­panien­sa kanssa tiivistä ja huolel­lista yhteistyötä. Kälviä ker­too toim­i­joiden hioneen yksistään han­ke­su­un­nitel­maa puolen vuo­den ajan. Siitä tulee ole­maan paljon apua muis­sakin organ­isaa­tiois­sa toteutet­taville liit­tymisille, kos­ka suun­nitel­man avul­la haet­ti­in muun muas­sa toim­intaa kuvaa­va yhteinen sanas­to.

– Olemme selvit­täneet sitäkin, onko sosi­aal­i­huol­lon tarpeen tehdä aina kaikkea uusik­si vai voim­meko osit­tain men­nä mukaan ter­vey­den­huol­lon laa­timi­in sopimuk­si­in.

Esimiehet haasteen edessä

Kan­ta-liit­tymisessä ei ole kyse pelkästä tekni­ikas­ta, vaan paljon merkit­tävämpi asia on organ­isaa­tion sisäl­lä tapah­tu­va iso toimin­nalli­nen muu­tos. Kälviä toteaa esimi­esten ja tiimi­vas­taavien joutu­van nyt tilanteeseen, jos­sa heiltä odote­taan muu­takin kuin lain sisäl­lön tulk­in­taa asi­akkaalle myön­net­tävää palvelua ratkaistaes­sa.

– He joutu­vat otta­maan kan­taa pros­es­sikysymyk­si­in ja ammat­tioikeuk­si­in tarkem­min kuin ennen. Se vaatii heiltä uuden­laista oppimista ja rohkeut­ta heit­täy­tyä työn­tek­i­jöi­den kanssa keskustele­maan siitä, mitä tämä kansalli­nen pros­es­si tai palve­lute­htävälu­ok­i­tus vaatii meiltä.

Kanta-liittymisessä ei ole kyse vain tekniikasta, vaan isosta toiminnallisesta muutoksesta.

Kälviä on ollut tieto­hallinnon edus­ta­jana mukana Kaakkois-Suomen sosi­aalialan osaamiskeskus Oy Socomin hallinnoimas­sa Kansa-koulu-han­kkeessa.

– Han­kkeessa on koulutet­tu meille kir­jaamis­val­men­ta­jia, jot­ka ovat olleet mukana asi­akasti­eto­jär­jestelmän kehit­tämisessä ja viime syksynä tapah­tuneessa tes­tauk­ses­sa.

Kan­ta-liit­tymisen muu­tok­sia aje­taan sisään tarkoi­tus­ta varten peruste­tu­il­la palve­lute­htävä- ja sosi­aali­palveluko­htaisil­l­la asiantun­ti­jatyöryh­mil­lä. Ryh­miä on perustet­tu muun muas­sa lap­siper­hei­den palvelui­hin, työikäis­ten palvelui­hin ja las­ten­suo­jelu­un.

– Ryh­mis­sä on mukana esimi­esten lisäk­si kir­jaamis­val­men­ta­jia ja käytän­nön työn­tek­i­jöitä, ker­too kehit­täjä­sosi­aal­i­työn­tek­i­jä Jaana Taina.

Taina toimii puo­let työa­jas­taan Eksoten SosKan­ta-han­kkeessa ja toisen puo­likkaan Socomin Kansa-koulu II ‑han­kkeessa alueko­or­di­naat­to­ri­na. Työryh­mät ovat pyrki­neet tun­nista­maan asi­akastiedon muo­dos­tu­misen nykyti­lan organ­isaa­tios­sa. Käytössä ollei­ta asi­akir­jo­ja on ver­rat­tu kansal­lis­es­ti määritel­ty­i­hin asi­akasasi­akir­joi­hin ja pan­tu merkille muu­tostarpei­ta nykyiseen doku­men­toin­ti­in.

Käyttöoikeudet sanelevat työnjakoa

Kehit­täjä­sosi­aal­i­työn­tek­i­jä Kaisa Pesosen rooli SosKan­ta-han­kkeessa on liit­tynyt teknisi­in ja rak­en­teel­lisi­in asioi­hin. Ken­tältä saadus­sa palaut­teessa on nous­sut esi­in, että sähköi­nen asi­akasti­eto­jär­jestelmä vaikut­taa yllät­tävästi myös työn­jakoon. Se johtuu THL:n eri tehtävi­in määrit­telemistä käyt­töoikeuk­sista.

Työntekijän kirjaamisvelvoite antaa mahdollisuuden palata asiakirjateksteihin ja seurata asiakkaan elämässä tapahtuvaa muutosta.

– Työn­tek­i­jän saadessa jär­jestelmästä näkyvi­in rajatun määrän tietoa, tuol­la näkyvyy­del­lä on merk­i­tys­tä myös hänen mah­dol­lisuuk­si­in­sa suorit­taa joitakin työte­htäviä, Peso­nen selit­tää.

Palve­lu­tarpeen arvioin­tia tekevät työn­tek­i­jät vas­taa­vat asi­akastyön kokon­ais­pros­es­sista, minkä vuok­si heil­lä on hyvin laa­jat käyt­töoikeudet. He näkevät kaik­ki sosi­aal­i­huol­lon asi­akastiedot luku­un otta­mat­ta per­hea­sioiden sovit­telua. Jotakin tiet­tyä sosi­aali­palvelua toteut­tavien työn­tek­i­jöi­den käyt­töoikeudet ovat taas raja­tum­mat.

– Esimi­esten on kyet­tävä hah­mot­ta­maan val­ta­van laa­ja kokon­aisu­us kyetäk­seen päät­tämään, mil­lä taval­la pros­es­sit organ­isaa­tios­sa ratkaistaan. Kuka tekee mitäkin?

Asi­akkaan näkökul­mas­ta tapah­tu­va muu­tos vaikut­taa eniten hänen koke­muk­seen­sa osal­lisu­ud­es­ta oman asiansa hoita­mises­sa. Työn­tek­i­jälle asetet­tu kir­jaamisvelvoite tekee mah­dol­lisek­si pala­ta myöhem­min asi­akir­jatek­stei­hin ja seu­ra­ta asi­akkaan elämässä tapah­tu­vaa muu­tos­ta. Kun Omakan­ta saadaan käyt­töön, myös asi­akas näkee itses­tään kir­joite­tut tek­stit.

– Se tuo työhön avoimuut­ta. Läpinäkyvyys vähen­tää sosi­aal­i­työn mys­tisyyt­tä ja asi­akkaiden tun­temaa huol­ta siitä, mitä hänen elämästään asi­akir­joi­hin tal­len­netaan.

Peso­nen on koulut­taes­saan huo­man­nut sosi­aal­i­työn­tek­i­jöi­den suh­tau­tu­van tieto­jen hakemiseen jär­jestelmästä varovais­es­ti. He pelkäävät sor­men­jälkien­sä jäämistä lok­i­ti­etoi­hin. Peso­nen kehot­taa käyt­tämään ammatil­lista hark­in­taa.

– Jos tilanne vaatii, on rohkeasti men­tävä hake­maan tieto­ja. Ammat­ti­laisel­la on kuitenkin olta­va aina peruste­lut sille, mik­si tieto­ja on ollut tarve kat­soa.

SosKan­ta-han­kkeessa pyritään ratkaise­maan kiperää kysymys­tä siitä, mitä tulee tapah­tu­maan jo ker­tyneelle ark­isto­m­a­te­ri­aalille. Kan­ta-palvelui­hin viedyt sähköiset asi­akastiedot ovat ikuis­es­ti säi­lytet­täviä, mut­ta miten hal­li­ta papere­i­ta, kuin­ka kauan niitä tulee säi­lyt­tää ja kuka niitä käsit­telee?

– Eksotes­sa tavoit­teena on saat­taa kaik­ki tieto sähköiseen muo­toon, minkä vuok­si asi­akir­jo­ja on jois­sakin palveluis­sa skan­nat­tu jo pitkään, sanoo Peso­nen.

Markku Tasala