Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri Eksote liittyy toukokuussa Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ensimmäisten toimijoiden joukossa Suomessa.

 

Suomessa kaikki sosi­aa­li­huol­lon asia­kas­tie­dot tul­laan tal­len­ta­maan kes­ki­tet­tyyn Sosiaalihuollon asia­kas­tie­don arkis­toon Kanta-pal­ve­lui­hin. SosKanta-hanke on Eksoten hal­lin­noima ja THL:n rahoit­tama hanke, jonka yhteis­työ­kump­pa­neina toi­mi­vat THL:n lisäksi Kela ja Tieto Oyj. Hanke alkoi syk­syllä 2016 ja päät­tyy kulu­van vuo­den lopussa.

Asiakastietojen tal­len­ta­mi­nen Kelan Kanta-pal­ve­lu­jen Sosiaalihuollon asia­kas­tie­don arkis­toon aloi­te­taan toukokuussa.

– Tekniset val­mis­te­lut ovat hyvin pit­källä, toteaa SosKanta-pro­jek­ti­pääl­lik­könä toi­miva Eksoten IT-pal­ve­lu­pääl­likkö Minna Kälviä.

Eksote pilo­toi asia­kas­tie­don arkis­ton ensim­mäi­sen vai­heen liit­ty­mi­sen. Tällä vii­toi­te­taan tietä mui­den orga­ni­saa­tioi­den Kanta-inte­graa­tiolle. Hankkeessa tuo­te­taan mate­ri­aa­lia ja ohjeita Sosiaalihuollon asia­kas­tie­don säh­köi­sen arkis­ton käyt­töön­ot­toon myös muille organisaatioille.

Sosiaalihuollossa syntyy paljon asiakirjoja, joiden arkistoiminen ei ole mutkatonta.

Eksote tes­taa liit­ty­mi­sen ja aloit­taa arkis­ton tuo­tan­to­käy­tön. Ennen liit­ty­mistä on toteu­tettu asia­kas­tie­to­jär­jes­tel­mään kaikki tie­to­jen tal­len­ta­mista ja hake­mista var­ten vaa­dit­ta­vat toiminnallisuudet.

Liittymisen jäl­keen asia­kas­tie­dot ovat aluksi vain rekis­te­rin­pi­tä­jän, Eksoten omassa käy­tössä. Myöhemmissä vai­heissa pal­ve­lua kehi­te­tään siten, että sosi­aa­li­huol­lon asia­kas­tie­dot ovat tar­vit­taessa myös mui­den orga­ni­saa­tioi­den käy­tet­tä­vissä. Lopulta asia­kas pää­see itse näke­mään hänestä laa­di­tut sosi­aa­li­huol­lon asia­kir­jat Omakannan kautta.

Kanta-pal­ve­lui­hin liit­ty­mis­vel­voit­teesta tul­laan sää­tä­mään asia­kas­tie­to­laissa. Vaiheen toteu­tus edel­lyt­tää muu­tok­sia lakiin sosi­aali- ja ter­vey­den­huol­lon asia­kas­tie­to­jen säh­köi­sestä käsittelystä.

Kirjaaminen uudistuu

Minna Kälviän mie­lestä muu­tok­selle on tarve ole­massa. Sosiaalihuollossa syn­tyy val­tava määrä pape­ria, jonka arkis­toi­mi­nen ja hyö­dyn­tä­mi­nen ei ole mut­ka­tonta. Etelä-Karjalan maa­kun­nal­li­sessa toi­min­ta­mal­lissa väli­mat­kat luo­vat käy­tän­nön työlle omat vaatimukset.

Sähköinen Kanta-arkisto rat­kai­see myös pysy­vän arkis­toin­nin ongel­man. Yhteiseen arkis­toon tal­len­ne­tut, yhä mää­rä­muo­toi­sem­min tuo­te­tut tie­dot ovat käyt­tö­oi­keuk­sien mukai­sesti kenen tahansa sosi­aa­lia­lan ammat­ti­lai­sen haet­ta­vissa ja ymmärrettävissä.

– Tiedot ovat ajan­ta­sai­sia ja käy­tet­tä­vissä siellä, missä niitä asiak­kaan pal­ve­le­mi­seen juuri sillä het­kellä tar­vi­taan. Toki muu­tos vaa­tii toteu­tuak­seen muu­ta­man vuo­den, Kälviä sanoo.

SosKanta-hanke tukee THL:n sosi­aa­li­huol­lon val­ta­kun­nal­li­sen tie­to­jär­jes­tel­mä­pal­ve­lui­den ja mää­rä­muo­toi­sen kir­jaa­mi­sen toi­meen­pa­no­han­ketta, Kansa-han­ketta. Määrämuotoisen kir­jaa­mi­sen käyt­töö­no­tolla on val­mis­tettu sosi­aa­li­huol­lon orga­ni­saa­tioita Kanta-pal­ve­lui­hin siirtymiseen.

Kanta-liit­ty­mi­sessä kon­kre­ti­soi­tuu monien vuo­sien val­ta­kun­nal­li­nen muu­tos­työ. THL on saa­nut val­miiksi suu­ren mää­rän kir­jaa­mista tuke­via ja ohjaa­via kan­sal­li­sia asia­kir­ja­ra­ken­teita, luo­ki­tuk­sia ja pro­ses­seja. Muutostyö aloi­tet­tiin Tikesos-hank­keessa (2005–2011), minkä aikana kehi­tet­tiin sosi­aa­li­huol­lon asia­kas­tie­don käsit­te­lyssä tar­vit­ta­vaa tek­no­lo­giaa ja asia­kas­tie­don sisäl­töjä. THL jat­kaa tätä työtä sekä tukee orga­ni­saa­tioita käyttöönotoissa.

Muutostyöhön on vai­kut­ta­nut myös lain­sää­däntö. Kolme vuotta voi­massa ollut asia­kas­asia­kir­ja­laki on yhden­mu­kais­ta­nut menet­te­ly­ta­poja käsi­tel­täessä sosi­aa­li­huol­lon asia­kasta kos­ke­via tietoja.

– Huomioon tulee ottaa myös uusi sosi­aa­li­huol­to­laki ja tuore laki sosi­aa­li­huol­lon ammat­ti­hen­ki­löistä, Kälviä muistuttaa.

Eksote on teh­nyt yhteis­työ­kump­pa­niensa kanssa tii­vistä ja huo­lel­lista yhteis­työtä. Kälviä ker­too toi­mi­joi­den hio­neen yksis­tään han­ke­suun­ni­tel­maa puo­len vuo­den ajan. Siitä tulee ole­maan pal­jon apua muis­sa­kin orga­ni­saa­tioissa toteu­tet­ta­ville liit­ty­mi­sille, koska suun­ni­tel­man avulla haet­tiin muun muassa toi­min­taa kuvaava yhtei­nen sanasto.

– Olemme sel­vit­tä­neet sitä­kin, onko sosi­aa­li­huol­lon tar­peen tehdä aina kaik­kea uusiksi vai voim­meko osit­tain mennä mukaan ter­vey­den­huol­lon laa­ti­miin sopimuksiin.

Esimiehet haasteen edessä

Kanta-liit­ty­mi­sessä ei ole kyse pel­kästä tek­nii­kasta, vaan pal­jon mer­kit­tä­vämpi asia on orga­ni­saa­tion sisällä tapah­tuva iso toi­min­nal­li­nen muu­tos. Kälviä toteaa esi­mies­ten ja tii­mi­vas­taa­vien jou­tu­van nyt tilan­tee­seen, jossa heiltä odo­te­taan muu­ta­kin kuin lain sisäl­lön tul­kin­taa asiak­kaalle myön­net­tä­vää pal­ve­lua ratkaistaessa.

– He jou­tu­vat otta­maan kan­taa pro­ses­si­ky­sy­myk­siin ja ammat­tioi­keuk­siin tar­kem­min kuin ennen. Se vaa­tii heiltä uuden­laista oppi­mista ja roh­keutta heit­täy­tyä työn­te­ki­jöi­den kanssa kes­kus­te­le­maan siitä, mitä tämä kan­sal­li­nen pro­sessi tai pal­ve­lu­teh­tä­vä­luo­ki­tus vaa­tii meiltä.

Kanta-liittymisessä ei ole kyse vain tekniikasta, vaan isosta toiminnallisesta muutoksesta.

Kälviä on ollut tie­to­hal­lin­non edus­ta­jana mukana Kaakkois-Suomen sosi­aa­lia­lan osaa­mis­kes­kus Oy Socomin hal­lin­noi­massa Kansa-koulu-hankkeessa.

– Hankkeessa on kou­lu­tettu meille kir­jaa­mis­val­men­ta­jia, jotka ovat olleet mukana asia­kas­tie­to­jär­jes­tel­män kehit­tä­mi­sessä ja viime syk­synä tapah­tu­neessa testauksessa.

Kanta-liit­ty­mi­sen muu­tok­sia aje­taan sisään tar­koi­tusta var­ten perus­te­tuilla pal­ve­lu­teh­tävä- ja sosi­aa­li­pal­ve­lu­koh­tai­sillla asian­tun­ti­ja­työ­ryh­millä. Ryhmiä on perus­tettu muun muassa lap­si­per­hei­den pal­ve­lui­hin, työi­käis­ten pal­ve­lui­hin ja lastensuojeluun.

– Ryhmissä on mukana esi­mies­ten lisäksi kir­jaa­mis­val­men­ta­jia ja käy­tän­nön työn­te­ki­jöitä, ker­too kehit­tä­jä­so­si­aa­li­työn­te­kijä Jaana Taina.

Taina toi­mii puo­let työ­ajas­taan Eksoten SosKanta-hank­keessa ja toi­sen puo­lik­kaan Socomin Kansa-koulu II ‑hank­keessa alue­koor­di­naat­to­rina. Työryhmät ovat pyr­ki­neet tun­nis­ta­maan asia­kas­tie­don muo­dos­tu­mi­sen nyky­ti­lan orga­ni­saa­tiossa. Käytössä olleita asia­kir­joja on ver­rattu kan­sal­li­sesti mää­ri­tel­tyi­hin asia­kas­asia­kir­joi­hin ja pantu mer­kille muu­tos­tar­peita nykyi­seen dokumentointiin.

Käyttöoikeudet sanelevat työnjakoa

Kehittäjäsosiaalityöntekijä Kaisa Pesosen rooli SosKanta-hank­keessa on liit­ty­nyt tek­ni­siin ja raken­teel­li­siin asioi­hin. Kentältä saa­dussa palaut­teessa on nous­sut esiin, että säh­köi­nen asia­kas­tie­to­jär­jes­telmä vai­kut­taa yllät­tä­västi myös työn­ja­koon. Se joh­tuu THL:n eri teh­tä­viin mää­rit­te­le­mistä käyttöoikeuksista.

Työntekijän kirjaamisvelvoite antaa mahdollisuuden palata asiakirjateksteihin ja seurata asiakkaan elämässä tapahtuvaa muutosta.

– Työntekijän saa­dessa jär­jes­tel­mästä näky­viin raja­tun mää­rän tie­toa, tuolla näky­vyy­dellä on mer­ki­tystä myös hänen mah­dol­li­suuk­siinsa suo­rit­taa joi­ta­kin työ­teh­tä­viä, Pesonen selittää.

Palvelutarpeen arvioin­tia teke­vät työn­te­ki­jät vas­taa­vat asia­kas­työn koko­nais­pro­ses­sista, minkä vuoksi heillä on hyvin laa­jat käyt­tö­oi­keu­det. He näke­vät kaikki sosi­aa­li­huol­lon asia­kas­tie­dot lukuun otta­matta per­he­asioi­den sovit­te­lua. Jotakin tiet­tyä sosi­aa­li­pal­ve­lua toteut­ta­vien työn­te­ki­jöi­den käyt­tö­oi­keu­det ovat taas rajatummat.

– Esimiesten on kyet­tävä hah­mot­ta­maan val­ta­van laaja koko­nai­suus kye­täk­seen päät­tä­mään, millä tavalla pro­ses­sit orga­ni­saa­tiossa rat­kais­taan. Kuka tekee mitäkin?

Asiakkaan näkö­kul­masta tapah­tuva muu­tos vai­kut­taa eni­ten hänen koke­muk­seensa osal­li­suu­desta oman asiansa hoi­ta­mi­sessa. Työntekijälle ase­tettu kir­jaa­mis­vel­voite tekee mah­dol­li­seksi palata myö­hem­min asia­kir­ja­teks­tei­hin ja seu­rata asiak­kaan elä­mässä tapah­tu­vaa muu­tosta. Kun Omakanta saa­daan käyt­töön, myös asia­kas näkee itses­tään kir­joi­te­tut tekstit.

– Se tuo työ­hön avoi­muutta. Läpinäkyvyys vähen­tää sosi­aa­li­työn mys­ti­syyttä ja asiak­kai­den tun­te­maa huolta siitä, mitä hänen elä­mäs­tään asia­kir­joi­hin tallennetaan.

Pesonen on kou­lut­taes­saan huo­man­nut sosi­aa­li­työn­te­ki­jöi­den suh­tau­tu­van tie­to­jen hake­mi­seen jär­jes­tel­mästä varo­vai­sesti. He pel­kää­vät sor­men­jäl­kiensä jää­mistä loki­tie­toi­hin. Pesonen kehot­taa käyt­tä­mään amma­til­lista harkintaa.

– Jos tilanne vaa­tii, on roh­keasti men­tävä hake­maan tie­toja. Ammattilaisella on kui­ten­kin oltava aina perus­te­lut sille, miksi tie­toja on ollut tarve katsoa.

SosKanta-hank­keessa pyri­tään rat­kai­se­maan kipe­rää kysy­mystä siitä, mitä tulee tapah­tu­maan jo ker­ty­neelle arkis­to­ma­te­ri­aa­lille. Kanta-pal­ve­lui­hin vie­dyt säh­köi­set asia­kas­tie­dot ovat ikui­sesti säi­ly­tet­tä­viä, mutta miten hal­lita pape­reita, kuinka kauan niitä tulee säi­lyt­tää ja kuka niitä käsittelee?

– Eksotessa tavoit­teena on saat­taa kaikki tieto säh­köi­seen muo­toon, minkä vuoksi asia­kir­joja on jois­sa­kin pal­ve­luissa skan­nattu jo pit­kään, sanoo Pesonen.

Markku Tasala