Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri Eksote liittyy toukokuussa Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ensimmäisten toimijoiden joukossa Suomessa.

 

Suomessa kaikki sosiaa­li­huollon asiakas­tiedot tullaan tallen­tamaan keski­tettyyn Sosiaa­li­huollon asiakas­tiedon arkistoon Kanta-palve­luihin. SosKanta-hanke on Eksoten hallin­noima ja THL:n rahoittama hanke, jonka yhteis­työ­kump­pa­neina toimivat THL:n lisäksi Kela ja Tieto Oyj. Hanke alkoi syksyllä 2016 ja päättyy kuluvan vuoden lopussa.

Asiakas­tie­tojen tallen­ta­minen Kelan Kanta-palve­lujen Sosiaa­li­huollon asiakas­tiedon arkistoon aloitetaan touko­kuussa.

– Tekniset valmis­telut ovat hyvin pitkällä, toteaa SosKanta-projek­ti­pääl­likkönä toimiva Eksoten IT-palve­lu­pääl­likkö Minna Kälviä.

Eksote pilotoi asiakas­tiedon arkiston ensim­mäisen vaiheen liitty­misen. Tällä viitoi­tetaan tietä muiden organi­saa­tioiden Kanta-integraa­tiolle. Hankkeessa tuotetaan materi­aalia ja ohjeita Sosiaa­li­huollon asiakas­tiedon sähköisen arkiston käyttöön­ottoon myös muille organi­saa­tioille.

Sosiaalihuollossa syntyy paljon asiakirjoja, joiden arkistoiminen ei ole mutkatonta.

Eksote testaa liitty­misen ja aloittaa arkiston tuotan­to­käytön. Ennen liitty­mistä on toteu­tettu asiakas­tie­to­jär­jes­telmään kaikki tietojen tallen­ta­mista ja hakemista varten vaadit­tavat toimin­nal­li­suudet.

Liitty­misen jälkeen asiakas­tiedot ovat aluksi vain rekis­te­rin­pi­täjän, Eksoten omassa käytössä. Myöhem­missä vaiheissa palvelua kehitetään siten, että sosiaa­li­huollon asiakas­tiedot ovat tarvit­taessa myös muiden organi­saa­tioiden käytet­tä­vissä. Lopulta asiakas pääsee itse näkemään hänestä laaditut sosiaa­li­huollon asiakirjat Omakannan kautta.

Kanta-palve­luihin liitty­mis­vel­voit­teesta tullaan säätämään asiakas­tie­to­laissa. Vaiheen toteutus edellyttää muutoksia lakiin sosiaali- ja tervey­den­huollon asiakas­tie­tojen sähköi­sestä käsit­te­lystä.

Kirjaaminen uudistuu

Minna Kälviän mielestä muutok­selle on tarve olemassa. Sosiaa­li­huol­lossa syntyy valtava määrä paperia, jonka arkis­toi­minen ja hyödyn­tä­minen ei ole mutka­tonta. Etelä-Karjalan maakun­nal­li­sessa toimin­ta­mal­lissa välimatkat luovat käytännön työlle omat vaati­mukset.

Sähköinen Kanta-arkisto ratkaisee myös pysyvän arkis­toinnin ongelman. Yhteiseen arkistoon tallen­netut, yhä määrä­muo­toi­semmin tuotetut tiedot ovat käyttö­oi­keuksien mukai­sesti kenen tahansa sosiaa­lialan ammat­ti­laisen haetta­vissa ja ymmär­ret­tä­vissä.

– Tiedot ovat ajanta­saisia ja käytet­tä­vissä siellä, missä niitä asiakkaan palve­le­miseen juuri sillä hetkellä tarvitaan. Toki muutos vaatii toteu­tuakseen muutaman vuoden, Kälviä sanoo.

SosKanta-hanke tukee THL:n sosiaa­li­huollon valta­kun­nal­lisen tieto­jär­jes­tel­mä­pal­ve­luiden ja määrä­muo­toisen kirjaa­misen toimeen­pa­no­han­ketta, Kansa-hanketta. Määrä­muo­toisen kirjaa­misen käyttöö­no­tolla on valmis­tettu sosiaa­li­huollon organi­saa­tioita Kanta-palve­luihin siirty­miseen.

Kanta-liitty­mi­sessä konkre­ti­soituu monien vuosien valta­kun­nal­linen muutostyö. THL on saanut valmiiksi suuren määrän kirjaa­mista tukevia ja ohjaavia kansal­lisia asiakir­ja­ra­ken­teita, luoki­tuksia ja prosesseja. Muutostyö aloitettiin Tikesos-hankkeessa (2005 – 2011), minkä aikana kehitettiin sosiaa­li­huollon asiakas­tiedon käsit­te­lyssä tarvit­tavaa tekno­logiaa ja asiakas­tiedon sisältöjä. THL jatkaa tätä työtä sekä tukee organi­saa­tioita käyttöö­no­toissa.

Muutos­työhön on vaikut­tanut myös lainsää­däntö. Kolme vuotta voimassa ollut asiakas­asia­kir­jalaki on yhden­mu­kais­tanut menet­te­ly­tapoja käsitel­täessä sosiaa­li­huollon asiakasta koskevia tietoja.

– Huomioon tulee ottaa myös uusi sosiaa­li­huol­tolaki ja tuore laki sosiaa­li­huollon ammat­ti­hen­ki­löistä, Kälviä muistuttaa.

Eksote on tehnyt yhteis­työ­kump­pa­niensa kanssa tiivistä ja huolel­lista yhteis­työtä. Kälviä kertoo toimi­joiden hioneen yksistään hanke­suun­ni­telmaa puolen vuoden ajan. Siitä tulee olemaan paljon apua muissakin organi­saa­tioissa toteu­tet­ta­ville liitty­mi­sille, koska suunni­telman avulla haettiin muun muassa toimintaa kuvaava yhteinen sanasto.

– Olemme selvit­täneet sitäkin, onko sosiaa­li­huollon tarpeen tehdä aina kaikkea uusiksi vai voimmeko osittain mennä mukaan tervey­den­huollon laatimiin sopimuksiin.

Esimiehet haasteen edessä

Kanta-liitty­mi­sessä ei ole kyse pelkästä teknii­kasta, vaan paljon merkit­tä­vämpi asia on organi­saation sisällä tapahtuva iso toimin­nal­linen muutos. Kälviä toteaa esimiesten ja tiimi­vas­taavien joutuvan nyt tilan­teeseen, jossa heiltä odotetaan muutakin kuin lain sisällön tulkintaa asiak­kaalle myönnet­tävää palvelua ratkais­taessa.

– He joutuvat ottamaan kantaa proses­si­ky­sy­myksiin ja ammat­tioi­keuksiin tarkemmin kuin ennen. Se vaatii heiltä uuden­laista oppimista ja rohkeutta heittäytyä työnte­ki­jöiden kanssa keskus­te­lemaan siitä, mitä tämä kansal­linen prosessi tai palve­lu­teh­tä­vä­luo­kitus vaatii meiltä.

Kanta-liittymisessä ei ole kyse vain tekniikasta, vaan isosta toiminnallisesta muutoksesta.

Kälviä on ollut tieto­hal­linnon edustajana mukana Kaakkois-Suomen sosiaa­lialan osaamis­keskus Oy Socomin hallin­noi­massa Kansa-koulu-hankkeessa.

– Hankkeessa on koulu­tettu meille kirjaa­mis­val­men­tajia, jotka ovat olleet mukana asiakas­tie­to­jär­jes­telmän kehit­tä­mi­sessä ja viime syksynä tapah­tu­neessa testauk­sessa.

Kanta-liitty­misen muutoksia ajetaan sisään tarkoi­tusta varten perus­te­tuilla palve­lu­tehtävä- ja sosiaa­li­pal­ve­lu­koh­tai­sillla asian­tun­ti­ja­työ­ryh­millä. Ryhmiä on perus­tettu muun muassa lapsi­per­heiden palve­luihin, työikäisten palve­luihin ja lasten­suo­jeluun.

– Ryhmissä on mukana esimiesten lisäksi kirjaa­mis­val­men­tajia ja käytännön työnte­ki­jöitä, kertoo kehit­tä­jä­so­si­aa­li­työn­tekijä Jaana Taina.

Taina toimii puolet työajastaan Eksoten SosKanta-hankkeessa ja toisen puolikkaan Socomin Kansa-koulu II -hankkeessa aluekoor­di­naat­torina. Työryhmät ovat pyrkineet tunnis­tamaan asiakas­tiedon muodos­tu­misen nykytilan organi­saa­tiossa. Käytössä olleita asiakirjoja on verrattu kansal­li­sesti määri­tel­tyihin asiakas­asia­kir­joihin ja pantu merkille muutos­tar­peita nykyiseen dokumen­tointiin.

Käyttöoikeudet sanelevat työnjakoa

Kehit­tä­jä­so­si­aa­li­työn­tekijä Kaisa Pesosen rooli SosKanta-hankkeessa on liittynyt teknisiin ja raken­teel­lisiin asioihin. Kentältä saadussa palaut­teessa on noussut esiin, että sähköinen asiakas­tie­to­jär­jes­telmä vaikuttaa yllät­tä­västi myös työnjakoon. Se johtuu THL:n eri tehtäviin määrit­te­le­mistä käyttö­oi­keuk­sista.

Työntekijän kirjaamisvelvoite antaa mahdollisuuden palata asiakirjateksteihin ja seurata asiakkaan elämässä tapahtuvaa muutosta.

– Työnte­kijän saadessa järjes­tel­mästä näkyviin rajatun määrän tietoa, tuolla näkyvyy­dellä on merki­tystä myös hänen mahdol­li­suuk­siinsa suorittaa joitakin työteh­täviä, Pesonen selittää.

Palve­lu­tarpeen arviointia tekevät työnte­kijät vastaavat asiakastyön kokonais­pro­ses­sista, minkä vuoksi heillä on hyvin laajat käyttö­oi­keudet. He näkevät kaikki sosiaa­li­huollon asiakas­tiedot lukuun ottamatta perhe­asioiden sovit­telua. Jotakin tiettyä sosiaa­li­pal­velua toteut­tavien työnte­ki­jöiden käyttö­oi­keudet ovat taas rajatummat.

– Esimiesten on kyettävä hahmot­tamaan valtavan laaja kokonaisuus kyetäkseen päättämään, millä tavalla prosessit organi­saa­tiossa ratkaistaan. Kuka tekee mitäkin?

Asiakkaan näkökul­masta tapahtuva muutos vaikuttaa eniten hänen kokemuk­seensa osalli­suu­desta oman asiansa hoita­mi­sessa. Työnte­ki­jälle asetettu kirjaa­mis­vel­voite tekee mahdol­li­seksi palata myöhemmin asiakir­ja­teks­teihin ja seurata asiakkaan elämässä tapah­tuvaa muutosta. Kun Omakanta saadaan käyttöön, myös asiakas näkee itsestään kirjoi­tetut tekstit.

– Se tuo työhön avoimuutta. Läpinä­kyvyys vähentää sosiaa­lityön mysti­syyttä ja asiak­kaiden tuntemaa huolta siitä, mitä hänen elämästään asiakir­joihin tallen­netaan.

Pesonen on koulut­taessaan huomannut sosiaa­li­työn­te­ki­jöiden suhtau­tuvan tietojen hakemiseen järjes­tel­mästä varovai­sesti. He pelkäävät sormen­jäl­kiensä jäämistä lokitie­toihin. Pesonen kehottaa käyttämään ammatil­lista harkintaa.

– Jos tilanne vaatii, on rohkeasti mentävä hakemaan tietoja. Ammat­ti­lai­sella on kuitenkin oltava aina perus­telut sille, miksi tietoja on ollut tarve katsoa.

SosKanta-hankkeessa pyritään ratkai­semaan kiperää kysymystä siitä, mitä tulee tapah­tumaan jo kerty­neelle arkis­to­ma­te­ri­aa­lille. Kanta-palve­luihin viedyt sähköiset asiakas­tiedot ovat ikuisesti säily­tet­täviä, mutta miten hallita papereita, kuinka kauan niitä tulee säilyttää ja kuka niitä käsit­telee?

– Eksotessa tavoit­teena on saattaa kaikki tieto sähköiseen muotoon, minkä vuoksi asiakirjoja on joissakin palve­luissa skannattu jo pitkään, sanoo Pesonen.

Markku Tasala