Hyvinvointialueet tekevät työtä sen eteen, että palkat tulevat oikein, mutta ihan ilman virheitä tammikuusta ei selvitä, ne arvioivat.

 

 

Tuleeko palkka ajal­laan ja oikein, kun hyvin­voin­tia­lu­eet aloit­ta­vat tam­mi­kuussa? Sitä miet­tii moni sosiaali­alan ammattilainen.

Helsinki otti käyt­töön huh­ti­kuussa uuden pal­kan­mak­su­jär­jes­tel­män. Sitä seu­rasi kuu­kausien kaaos, kun työn­te­ki­jöitä jäi ilman palk­kaa ja osa sai pal­kan osit­tain. Ongelmat jat­ku­vat edelleen.

Tammikuussa aloit­taa toi­min­tansa 21 hyvin­voin­tia­luetta ja Helsinki, joka jär­jes­tää omat pal­ve­lunsa yksin. Muutoksessa 175 000 kun­tien ja kun­tayh­ty­mien työn­te­ki­jää saa uuden työ­nan­ta­jan ja pal­kan maksajan.

Helsingin ongel­mat ovat saa­neet monet sosiaali­alan ammat­ti­lai­set huo­les­tu­maan siitä, miten pal­kan­maksu sujuu ensi vuonna. Talentian puheen­joh­taja Jenni Karsio vaa­tii, että pal­kan­maksu on välit­tö­mästi kun­nossa, kun hyvin­voin­tia­lu­eet aloittavat.

– Se on ihan äärim­mäi­sen oleel­li­nen asia, hän sanoo.

Karsio koros­taa, että palk­ko­jen mak­sa­mi­nen teh­dystä työstä on työ­an­ta­jan kes­kei­nen vel­voite. Sen onnis­tu­mista ei saa jät­tää hyvän tah­don varaan.

– Mahdolliset ongel­mat pitää pys­tyä enna­koi­maan. Tarvitaan varau­tu­mis­suun­ni­telma, jotta tie­de­tään vaih­toeh­toi­set tavat mak­saa pal­kat, jos jär­jes­telmä ei toimi oikein. Suunnitelmassa pitää varau­tua lisä­re­surs­sien tar­pee­seen palk­ka­hal­lin­nossa ja ict-tuessa.

Etukäteen pitää raken­taa myös vaih­toeh­toi­nen mak­su­jär­jes­telmä, jolla voi­daan tar­vit­taessa mak­saa vähin­tään ennak­ko­mak­suja ja suorituksia.

Ict-järjestelmät riskialttiimpia

Sosiaali- ja ter­veys­mi­nis­te­riö kokoaa tilan­ne­ku­vaa hyvin­voin­tia­luei­den val­mis­te­lu­työstä ja arvioi muu­tok­sen ris­kejä eri alueilla.

Ongelmat pitää pystyä ennakoimaan.

Sen tuo­reen kat­sauk­sen mukaan suu­rim­mat ris­kit liit­ty­vät ict-jär­jes­tel­mien käyt­töön­ot­toon. Niissä mah­dol­li­set ongel­mat oli­si­vat vaka­vim­pia ja pit­kä­kes­toi­sim­pia. Palkanmaksu kuu­luu kor­keim­man ris­kin luokkaan.

– Meidän arviomme on, että vuo­den vaih­teessa tulee häi­riöitä. Oleellista on, miten häi­riöt saa­daan rajat­tua niin, että ne koh­dis­tu­vat vain yksit­täi­siin hen­ki­löi­hin ja rajau­tu­vat ajal­li­sesti mini­miin. Niin ei tule pit­kä­ai­kaista häi­riötä kuten Helsingissä, sanoo muu­tos­joh­taja Ville-Veikko Ahonen valtionvarainministeriöstä.

Ahonen joh­taa sote-uudis­tuk­sen hal­lin­non, talou­den ja tuki­pal­ve­lui­den val­mis­te­lu­ryh­mää. Helsingin palk­ka­kaaos oli hyvä herä­tys hyvin­voin­tia­luei­den val­mis­te­li­joille, hän kuvaa.

– Se on kirit­tä­nyt val­mis­te­lua hyvin.

Valtava hallinon muutos

Ongelmat alkoi­vat Helsingissä, kun se siirsi pal­kan­mak­sun Sarastia 365 HR ‑ohjel­maan. Kaupunki vas­taa palkanlaskennasta.

Vain Länsi-Uusimaa ottaa käyt­töön saman pal­kan­mak­suoh­jel­man kuin Helsinki. Kahdeksan hyvin­voin­tia­luetta ostaa palk­ka­hal­lin­non pal­ve­luja Sarastialta jos­sa­kin muo­dossa. Sarastia on 300 kun­nan omis­tama yhtiö.

Ylipäänsä kunta-alalle sopi­via pal­kan­mak­suoh­jel­mia on vähän: Sarastian lisäksi CGI:n Populus ja Prima sekä Visman Personec F.

Ville-Veikko Ahonen sanoo, että ei ole oleel­lista, minkä jär­jes­tel­män kukin hyvin­voin­tia­lue hank­kii. Kyse on suu­rem­masta kuviosta, jossa teh­dään val­tava hal­lin­non muu­tos ja tie­don­siirto-ope­raa­tio kun­nilta hyvin­voin­tia­lueille. Suurimmat ris­kit liit­ty­vät niihin.

Työntekijöiden tie­to­jen siir­tä­mistä kun­nilta hyvin­voin­tia­lueille kut­su­taan konversioksi.

– Onnistuminen on kiinni suu­resti siitä, että kun­nat ja kun­tayh­ty­mät pys­ty­vät toi­mit­ta­maan tie­dot hen­ki­lös­tös­tään hyvin­voin­tia­lu­een tie­to­jär­jes­tel­miin oikea-aikai­sesti ja oikeassa muo­dossa. Lisäksi tar­vi­taan päte­viä pal­kan­las­ki­joita, jotka osaa­vat las­kea pal­kat oikein uudessa järjestelmässä.

Kunta-alalla on useita eri­lai­sia työ- ja vir­kaeh­to­so­pi­muk­sia, hän huomauttaa.

– Siksi pal­kan­las­ken­nalta vaa­di­taan todella pal­jon ammat­ti­tai­toa ja osaamista.

Toinen kriit­ti­nen vaihe on uusien työn­te­ki­jöi­den tie­to­jen syöttö jär­jes­tel­miin, kun hyvin­voin­tia­lue on aloit­ta­nut toi­min­tansa, Ahonen sanoo.

– Suurimmat haas­teet liit­ty­vät tule­vai­suu­dessa sijai­siin ja tuntityöntekijöihin.

Vuodenvaihdetta odotetaan rauhallisin mielin

Hyvinvointialueet ovat pit­källä muu­tok­sen val­mis­te­luissa. Osa on jo teh­nyt kon­ver­siot. Viimeisetkin pää­se­vät maa­liin näillä näky­min mar­ras­kuun aikana. Tietojärjestelmiin on tehty koea­joja, ja tie­toja on tarkastettu.

Ahosen mukaan val­mis­te­lu­työ on suju­nut pää­osin hyvin. Monet hyvin­voin­tia­lu­eet odot­ta­vat vuo­den vaih­detta rau­hal­li­sin mielin.

– Meillä on luot­ta­vai­nen olo, että työn­te­ki­jät saa­vat palk­kansa tam­mi­kuussa. Jos alkaa näyt­tää siltä, että ongel­mia tulee, ehdimme vielä tehdä vara­suun­ni­tel­mia, sanoo vt. hen­ki­lös­tö­joh­taja Kaija Metsänranta Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelta.

Palkanlaskennalta vaaditaan paljon ammattitaitoa.

Monilla alueilla käyt­töön ote­taan palk­ka­hal­linto-ohjelma, joka on jo tuttu monille kun­nille tai kau­pun­geille. Esimerkiksi Satakuntaan tulee Personec F ‑ohjelma, jota jo käyt­tää Satasairaala ja Porin kaupunki.

Koulutus ja ohjeis­tus jär­jes­tel­män käyt­töön on tär­keää, muis­tut­taa hyvin­voin­tia­lue­joh­taja Kirsi Varhila Satakunnasta.

– Kun teh­dään his­to­rian suu­rinta hal­lin­to­ra­ken­teen uudis­tusta, on monia asioita, joista on oltava huo­lis­saan. Palkanmaksun onnis­tu­mi­nen on niistä yksi tärkeimmistä.

Vaikka varau­tu­mista ja ris­kien arvioin­tia teh­dään koko ajan, täyttä var­muutta siitä, että pal­kan­maksu sujuu ongel­mitta, ei saada miten­kään, Varhila sanoo.

– Osa ongel­mista näh­dään ja voi­daan kor­jata etu­kä­teen. Silti yllä­tyk­siä voi tulla.

Plan B:t valmiina

Länsi-Uusimaa ottaa käyt­töön saman Sarastian 365 HR ‑ohjelma, jota myös Helsinki käyttää.

Erona Helsinkiin on, että Sarastia hoi­taa myös pal­kan­las­ken­nan. Länsi-Uusimaalla on seu­rattu Helsingin tapausta tar­kasti. On yri­tetty var­mis­taa, ettei samoja ongel­mia tule, sanoo HR-val­mis­te­lu­joh­taja Kimmo Sarekoski.

– Edellytykset vält­tyä saman­lai­silta mas­sii­vi­silta vir­heiltä on ole­massa. Järjestelmä on tuttu jo melko isolle osalle siir­ty­vää henkilöstöä.

Espoo on käyt­tä­nyt Sarastian ohjel­maa jo pari vuotta. Se on käy­tössä myös Kauniaisissa.

Ensimmäinen pal­kan­maksu on per­jan­taina 13. tam­mi­kuuta, Sarekoski sanoo.

– Odotan, että jon­kin ver­ran vir­he­ti­lan­teita tulee, eri­tyi­sesti pal­kan­li­siin. Niin kävi Helsingissä ja aluksi myös Espoossa. Varaudumme manu­aa­li­seen korjaustyöhön.

Vantaa-Keravalla on kehi­tetty ongel­mien varalta Plan B, sanoo HR-val­mis­te­lu­joh­taja Anne Sivula. Se ote­taan käyt­töön, jos pal­kan­maksu takkuaa.

– Siihen sisäl­tyy muun muassa pika­pal­kan mak­sa­mi­nen, jos palkka ei tule nor­maa­lin ohjel­man kautta, Sivula kuvaa.

Samanlaista Plan B:tä suun­ni­tel­laan myös Kanta-Hämeessä.

– Peruspalkka mak­set­tai­siin sil­loin suo­raan kas­sasta palk­ka­jär­jes­tel­män ohi. Työaikakorvaukset mak­set­tai­siin myö­hem­min, sanoo HR-jär­jes­tel­mien pro­jek­ti­pääl­likkö Ulla Palttala.

Esihenkilöille koulutusta

Pohjois-Pohjanmaalla hyvin­voin­tia­lu­ee­seen kuu­luu 30 kun­taa. Se on kun­tien mää­rässä las­kien suu­rin hyvinvointialue.

Hyvinvointialueelle siir­tyy kun­tien palk­ka­lis­toilta 18 500 työn­te­ki­jää. Juha Jääskeläinen ker­too, että kaikki kon­ver­sio­ajot on tehty vii­kolla 41. Sen jäl­keen tie­to­kan­nasta teh­dään tar­kas­tus­lis­toja, joista pääl­li­köt voi­vat var­mis­taa, että omien työn­te­ki­jöi­den tie­dot on siir­retty oikein.

Vuoden vaih­teen lähe­tessä työn­te­ki­jät pää­se­vät tar­kas­ta­maan omat tie­tonsa säh­köi­sestä työpöydästä.

– Todennäköisesti tie­doissa on vielä vir­heitä. Ne pera­taan pois mah­dol­li­sim­man tark­kaan. Muutos kui­ten­kin on niin suuri, että kaikki ei ehkä mene niin kuin Strömsössä. Teemme kui­ten­kin kaik­kemme, että onnistumme.

Suurimmat riskit liittyvät ict-järjestelmien käyttöönottoon.

Sote-uudis­tuk­sessa luo­daan koko­naan uutta työ­nan­ta­jaa ja sen hen­ki­lös­tö­pro­ses­seja, Jääskeläinen sanoo. Nykyisin kun­nilla on omat tapansa mer­kitä esi­mer­kiksi vuo­si­lo­mat ja lisät. Nyt kaik­kien pitää omak­sua uusi, yhte­näi­nen järjestelmä.

– Esihenkilöt pitää kou­lut­taa, jotta he tie­tä­vät, miten lisät ja lomat mer­ki­tään uuteen järjestelmään.

Uusia tie­to­kan­toja pide­tään Pohjois-Pohjanmaalla yllä muu­tok­sen­hal­lin­ta­mal­lin avulla. Jos kon­ver­sion jäl­keen työn­te­ki­jän tie­dot muut­tu­vat, mal­lin avulla ne päi­vi­te­tään uuteen järjestelmään.

Yhteistyötä ja avoimuutta tarvitaan

Varsinais-Suomen hyvin­voin­tia­lue syn­tyi 27 kun­nasta. Sielläkin on tehty pal­jon töitä, jotta pal­kan­maksu sujuu hyvin tam­mi­kuusta alkaen.

– Luottamus on tässä vai­heessa vahva. Eteen ei ole tul­lut esteitä, joita emme pysty sel­vit­tä­mään, kuvaa kon­ser­ni­pal­ve­lu­joh­taja Laura Saurama.

Varsinais-Suomessa suu­rin haaste on kon­ver­sion ja vuo­den vaih­teen väli­nen, Saurama ker­too. Silloin kaikki muu­tok­set työn­te­ki­jöi­den tie­toi­hin pitää syöt­tää kaksi ker­taa eli sekä kun­tien että hyvin­voin­tia­lu­een jär­jes­tel­mään. Se tuo lisätyötä.

Kuntien palk­ka­hal­lin­nolle on Varsinais-Suomessa jär­jes­tetty ver­kos­to­ta­paa­mi­sia, tukikli­ni­koita ja perehdytyksiä.

Muutosjohtaja Ville-Veikko Ahonen val­tio­va­rain­mi­nis­te­riöstä toi­voo, että kun­nat kan­ta­vat vas­tuun palk­ka­hal­lin­nosta hyvin viime het­keen eli vuo­den vaih­tee­seen asti. Tarvitaan hyvää yhteis­työtä ja avoi­muutta kun­tien ja hyvin­voin­tia­luei­den kes­ken, hän sanoo.

– Meillä ei ole varaa kadot­taa uudis­tuk­sessa yhtään työ­te­ki­jää. Osaajista on muu­ten­kin pula.

Työntekijöiden siirto on kun­tien ja kun­tayh­ty­mien vas­tuulla, hän huomauttaa.

– Ne eivät voi aja­tella, että ne vain luo­vut­ta­vat työn­te­ki­jät. Niiden täy­tyy pitää huolta siitä, että kaikki menee hyvin.

Jenni Karsio Talentiasta muis­tut­taa, että hyvin­voin­tia­luei­siin siir­ty­mi­nen sinänsä jo kuor­mit­taa työn­te­ki­jöitä. Sen päälle ei saa aiheut­taa lisä­on­gel­mia sillä, että palkka ei tule.

Stressiä ja unettomuutta

Talentian alueyh­dis­tys Talentia Helsingin elo­kuussa toteut­ta­man kyse­lyn mukaan Helsingin kau­pun­gin palk­ka­sotku on aiheut­ta­nut kuor­mi­tusta, stres­siä ja epä­var­muutta oman talou­den suunnittelussa.

Osalla kyse­lyyn vas­tan­neista ei ole ollut riit­tä­västi rahaa ruo­kaan, ja he ovat jou­tu­neet hake­maan toimeentulotukea.

– Vastauksista kuvas­tui väsy­mystä ja tur­hau­tu­mista kau­pun­kiin työ­nan­ta­jana, ja kun mai­neen ker­ran menet­tää, sitä on vai­kea ansaita takai­sin, sanoo Talentia Helsingin puheen­joh­taja ja Helsingin kau­pun­gilla työs­ken­te­levä sosi­aa­li­työn­te­kijä Anni Pihlaja.

Kyselyyn vas­tasi 105 Talentia Helsingin jäsentä.

Tarkista aina palkkakuittisi!

1) Tarkista aina saa­masi palk­ka­kuitti, ja säi­lytä työaika‑, ja palkka-asiakirjat.

2) Jos palkka on vir­heel­li­nen, yksi­löi virhe ja ole yhtey­dessä työnantajaan/luottamusmieheen mah­dol­li­sim­man pian.

3) Ilmoita ja perus­tele samalla vir­heel­li­sestä mak­sa­tuk­sesta aiheu­tu­nut vahinko (esi­mer­kiksi myö­häs­ty­nyt lai­nan­mak­suerä ja siitä aiheu­tu­neet kustannukset).

Jaana Laitinen