Työtehtäviä järkevästi järjestelemällä voi työaika riittää kaikkeen hieman paremmin kuin ennen.

 

 

To do ‑lis­tat tai teke­mättä ‑lis­tat ovat var­masti kai­kille tut­tuja, mutta oikeasti lis­tan teh­tä­vät eivät ole sama­nar­voi­sia. Töiden suun­nit­telu ja ennen kaik­kea jär­jes­tely kan­nat­taa, sillä ne tuke­vat hal­lin­nan tun­tua ja hyvinvointia.

Töiden jär­jes­tely ei tie­ten­kään tar­koita, että lis­tauk­sen avulla ryh­dy­tään ura­koi­maan. Tai mikä pahinta, koe­taan huo­noa omaa­tun­toa teke­mät­tö­mistä tai kes­ke­ne­räi­sistä tehtävistä.

Työterveyslaitoksen van­hempi asian­tun­tija Minna Toivanen kan­nus­taa ajoit­tain pitä­mään kir­jaa omasta ajan­käy­töstä. Mihin työ­aika oikeasti kuluu?

– Asiantuntijatyössä oman työn rajaa­mi­nen ja työ­teh­tä­vän päät­tä­mi­nen ei aina ole help­poa. Hyviä kysy­myk­siä ovat, mil­loin työ on riit­tä­vän hyvin tehty tai mil­loin on aika siir­tyä seu­raa­vaan teh­tä­vään. Yllättävän vai­keaa on ei-sanan sano­mi­nen, muis­tut­taa Toivanen.

Rajanvetoa tar­vi­taan usein, hän sanoo. Kuten pää­töstä olla kat­so­matta säh­kö­pos­teja työ­ajan ulkopuolella.

– Jos työtä on yksin­ker­tai­sesti lii­kaa, ensi­si­jai­nen vas­tuu työ­kuor­man koh­tuul­lis­ta­mi­sessa on työ­nan­ta­jalla. Työntekijän vas­tuulla on saat­taa liian suuri työ­kuorma esi­hen­ki­lölle tiedoksi.

– Linjausta olen­nais­ten työ­teh­tä­vien kir­kas­ta­mi­sesta teh­dään esi­hen­ki­lön kanssa. Joskus voi poh­tia työn suju­voit­ta­mista, prio­ri­soin­tia ja työn­ja­koa koko työyh­tei­sön kesken.

Ole armollinen

Avuksi teh­tä­vien pai­no­tuk­seen voi ottaa vaa­te­ko­ko­jen tutun S‑, M- ja L‑koodauksen. Kun seu­raa­van päi­vän töitä aika­tau­lut­taa teh­tä­vän perään voi lait­taa yhden kol­mesta kirjaimesta.

Ole itsel­lesi armol­li­nen. Kovin mon­taa L‑kokoista, pal­jon aikaa ja ener­giaa vie­vää teh­tä­vää ei voi yhteen päi­vään sijoit­taa. Aika ei riitä.

Apuna voi myös käyt­tää 1–3–5‑menetelmää. Päivään vali­taan yksi iso teh­tävä, kolme kes­ki­ko­koista teh­tä­vää ja viisi pie­nem­pää teh­tä­vää. Yhteensä päi­välle mah­du­te­taan siis yhdek­sään tehtävää.

Omien voi­ma­va­ro­jen, teh­tä­vien vaa­ti­vuu­den arvioi­mi­nen ja rea­lismi ovat ajan­hal­lin­nan kan­nalta olennaista.

Kiirettä voi hal­lita, mutta aikaa ei.

Eräällä itä­suo­mai­sella sosiaali­alan työ­pai­kalla kokeil­tiin van­haa kun­non neli­kent­tää, kun halut­tiin tut­kia mihin työ­päivä hupenee.

Ensiksi neli­ken­tän loh­kot nimet­tiin: kii­reel­li­set ja tär­keät (1), ei-kii­reel­li­set, mutta tär­keät (2), ei-kii­reel­li­set, mutta jos­kus teh­tä­vät (3) ja nel­jäs lohko sai nimek­seen ei-tär­keät eikä edes kii­reel­li­set (4).

Työyhteisölle oli yllä­tys, että hei­dän mie­les­tään työ­ajasta solahti aivan lii­kaa aikaa loh­ko­jen kolme ja neljä asioihin.

He oli­si­vat halun­neet käyt­tää aikansa teh­tä­viin loh­koissa kaksi ja yksi.

Kuormittava kiire yleistä

Minna Toivanen arve­lee, että sosiaali­alan suu­rin ajan­hal­lin­nan haaste on, että työtä on yksin­ker­tai­sesti lii­kaa käy­tet­tä­vissä ole­viin resurs­sei­hin nähden.

– Siksi työtä teh­dään kii­reessä. Lisääntynyt, kuor­mit­tava kiire on vali­tet­ta­van yleistä eri­tyi­sesti nai­silla ja kuntasektorilla.

– Lisäksi haas­teena voi olla työstä irrot­tau­tu­mi­nen ja työn rajaa­mi­nen. Esimerkiksi vaa­ti­vat asia­kas­ti­lan­teet voi­vat jäädä häi­rit­se­västi mie­leen pyö­ri­mään vapaa-aikanakin.

Yksittäiset ajan­hal­lin­nan rat­kai­sut eivät yksin riitä, jos hen­ki­lös­töä on liian vähän työ­teh­tä­viin nähden.

– Tarvitaan joko lisää resurs­seja tai vähem­män työ­teh­tä­viä. Sosiaalialalla lisä­re­surs­sit ovat var­masti paras rat­kaisu, koska kenen­kään asioita ei voi jät­tää hoi­ta­matta, sanoo Toivanen.

– Aika ajoin on kat­sot­tava kriit­ti­sesti työn­ja­koa ja teh­tä­viä. Olisiko jota­kin mah­dol­lista kar­sia, mitä eri­tyi­sesti tulisi prio­ri­soida, onko työn­jako toi­miva? Onko pro­ses­sissa pul­lon­kau­loja, jotka vai­keut­ta­vat yksit­täi­sen työn­te­ki­jän ajanhallintaa?

Itsensä johtaminen tärkeää

Ajanhallinta liit­tyy olen­nai­sesti esi­hen­ki­löi­den työ­hön, mutta se on myös itsensä joh­ta­mista ja työn suun­nit­te­lua. Ajanhallintaan liit­tyy asioi­den lyk­kää­mi­nen, jota kaikki tekevät.

Lykkääminen eli pro­kras­ti­naa­tio aiheut­taa stres­siä. Aloittamisen kyn­nys voi myös nousta, mitä pidem­pään aloit­ta­mista lyk­kää. Sijaistehtäviä on helppo keksiä.

Miten lyk­kää­mistä voi vähen­tää? Ensiksikin: on har­voin liian myö­häistä aloit­taa. Avuksi voi ottaa myös oman moti­vaa­tion poh­din­nan: työllä on mer­ki­tystä ja se mitä teet, on tär­keää jollekin.

Lykättyä teh­tä­vää voi miet­tiä myös oppi­mi­sen tai koke­muk­sen jaka­mi­sen näkökulmasta.

Hankalan teh­tä­vän teke­mistä voi hel­pot­taa sen palas­telu ja aikatauluttaminen.

Hyvin tehty työ on aina myös pul­la­kah­vien arvoista.

Kännyllä kiinni kaaokseen

Jos kynä ja paperi eivät riitä ajan­hal­lin­taan, voi kokeilla eri­lai­sia edul­li­sia tai täy­sin mak­sut­to­mia appejä, joita voi ladata esi­mer­kiksi kännykkään.

Niiden huono puoli on, että itse jär­jes­tel­män yllä­pito voi tun­tua rasit­ta­valta ja van­han­ai­kai­nen kynä–paperi-parivaljakko houkuttelee.
Sosiaalialalla pitää tie­tysti muis­taa salas­sa­pito- ja vai­tio­lo­mää­räyk­set, joissa voi tar­vit­taessa kon­sul­toida työ­pai­kan it-tukea.
Täysin ilmai­siin appei­hin sujau­te­taan usein mai­nok­sia, joi­den väis­tely voi käydä työlääksi.

Pomodoro on ajas­tin, jossa teh­tä­vää suo­ri­te­taan 25 minuu­tin jak­soissa ja väleissä on vii­den minuu­tin tau­koja. Neljännen työ­pät­kän jäl­keen pide­tään pidempi 10–30 minuu­tin tauko. Tarjolla on useita mak­sut­to­mia ajas­ti­mia, joi­hin osaan voi yhdis­tää tehtävälistoja.

Any.do-sovel­luk­sella voi tehdä to do ‑lis­toja. Tehdyt teh­tä­vät voi iloi­sesti yli­vii­vata teh­dyiksi. Sovellus myös muis­tut­taa ja kalenteroi.

Trellossa voi muun muassa suun­ni­tella ajan­käyt­töä ja säi­löä ideoita, lait­taa muis­tiin vii­koit­tai­set rutii­nit tai laa­tia vaik­kapa pro­ses­si­ku­vauk­sia sekä otsi­koida kai­ken osu­vasti. Asioita voi siir­rellä sovel­luk­sen tau­luilta toi­selle tai ala­tau­luille, pai­not­taa väri­koo­dein ja mer­kitä niitä tehdyiksi.

Toggl Track on ajan­seu­ran­nan sovel­lus, jota voi käyt­tää myös teh­tä­vien hal­lin­taan. Sovelluksella voi tar­kis­taa, mihin työ­aika oikeasti kuluu ja nähdä missä ovat työ­päi­vän aika­syö­pöt. Jos on tar­peen näyt­tää muille, miten pal­jon joku teh­tävä vie aikaa, se onnis­tuu tällä sovelluksella.

Helena Jaakkola